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员工档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强企业员工档案管理，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制定本办法。
第二条 本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。员工从公司离职后，员工档案中的有关材料要装入其原始人事档案中随转。
第三条 员工档案管理工作必须贯彻执行国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章 档案内容
第四条 员工入职履历材料（编号：HR-PF-01）
收集整理顺序为职位申请登记表；身份证、学历证书、学位证书、资格证书复印件；报到证；解除/终止劳动合同证明；员工面试测评表；员工素质测评表；员工背景调查表；体检合格证明等。
第五条 员工在职异动材料（编号：HR-PF-02）
收集整理顺序为劳动合同；员工登记表；人事通知书；转正申请表；职务任免决定；员工工资变动表；辞职报告；离职面谈记录等。
第六条 员工考核鉴定材料（编号：HR-PF-04）
按考核时间顺序收集整理考核材料，包括员工转正考核表；月份、季度、年度绩效考评表；因需要进行的不定期考察中形成的考察材料等。
第七条 员工奖惩材料（编号：HR-PF-03）
收集整理顺序为奖惩审批表；奖惩决定；事迹报告；个人检查等文字材料。第八条 员工培训材料（编号：HR-PF-05）
收集整理顺序为新员工职前培训表；三级安全教育卡；员工培训记录表；外派培训审批表；培训协议书；培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等。
第九条 职业生涯规划材料（编号：HR-PF-06）
收集整理核心人才进行的职业生涯规划材料，包括职业生涯规划手册等。第十条 其他可供企业参考的材料（编号：HR-PF-07）
其它对企业发展、员工状态把握有价值的、有必要保存的材料。
第三章 档案的整理、保管与销毁
第十一条 公司管理部门对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。
第十二条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的完整、真实、文字清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。
第十三条 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。
第十四条 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。
第十五条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊，对规定的违反人要视情节及产生的后果进行严肃处理。违犯法律的，要依法追究其刑事责任。
第十六条 员工从本单位离职后，应将其档案材料封存并至少保管三年。
第十七条 员工档案的保管要做好防火、防潮、防蛀、防盗等工作。
第十八条 按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经公司总经理批准。
第四章 档案管理
第十九条 集团管理中心及各公司行政人事部门是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。
第二十条 各公司下属部门要配合本公司行政人事部门收集员工档案材料，行政人事部门应及时进行分类归档，核心人才的有关档案材料须交集团公司管理中心存档。
第二十一条 员工档案只对行政人事部门工作人员、主管副总经理、总经理公开。因工作需要查阅员工档案者，必须经本单位总经理书面批准并严格遵守公司保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取或撤换档案材料，不得泄露或擅自扩散档案内容，违者将按产生的后果追究当事人一切责任。
第二十二条 档案除特殊情况外一般不借出查阅；如必须借出查阅时，查阅人要提出书面申请，并严格履行登记手续，限期归还，并不得擅自转借他人。
第五章 监督检查
第二十三条 各公司应加强对员工档案材料收集归档工作的监督和检查，支持行政人事部门档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。
第二十四条 为维护员工档案的真实性，各公司对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。
第二十五条 员工档案管理人员，应忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、3
严格把关、保守机密、积极主动、认真负责地做好员工档案材料的收集归档和保管工作。
第六章 附 则
第二十六条 本办法由集团管理中心制定和修订并负责解释。第二十七条 本办法自发布之日起施行。
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