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档案管理办法
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案工作条例》，结合集团公司实际情况，制订本办法。
第二条本办法所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二章档案机构及其职责
第三条总裁办机要室负责主体档案的管理，并对相关部门的档案管理工作进行督促和指导。公司档案工作的基本原则是：实行集中与分散管理相结合的体制。即公司文书档案由总裁办机要室集中统一管理，人事、财务等档案分别在相应部门管理，以便于及时利用、维护档案的完整与安全。
第四条总裁办机要室负责公司档案的管理，其任务是：
1、搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。
2、积极开展档案的提供利用工作。
3、进行档案鉴定。
4、进行档案统计。
5、认真学习档案管理相关法律、法规和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
第三章档案管理
第五条文件点收、整理
1、承办部门在文件办理完毕5个工作日内，须将一份完整的文件及《文件处理意见会签单》原件送至机要室归档。
2、中文横写或外文文件要以左方装订为原则；文件如有褶皱、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第六条归档资料的范围
1、集团与有关单位来往信件、各种协议、合同等。
2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。
3、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结等。
4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
5、国际交流和合作企业来往文件、协议、报告、和会议纪要等文件材料。
6、公司各部门发文。
7、相关工程图纸、凭证、技术资料和证件等不同形式的历史记录。
8、其他具有保存价值的文件资料、重要的工作经验材料。
9、外单位直接发给公司各部门的抄送信件。
10、出国学习、考察和谈判人员回国后，应把外商或对方提交的各种资料主动交档案室归档。
第七条声像档案归档
1、各部门、个人在相关业务活动中形成的具有保存利用价值的照片、录像、录音带等，在活动结束15个工作日内，均应移交档案室归档。
2、向档案室移交的照片，应包括底片、照片与文字说明，文字说明应包括时间、地点、内容、摄影者等。
3、向档案室移交的录像、录音带应是原版，并贴上文字说明。
第八条归档要求
1、归档的文件材料要按照自然形成、保存历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。
3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定保管期限，永久、长期、短期三种。
4、归档文件要依目次号顺利以活页方式装订于向类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
第九条保存期限
1、永久性保存
（1）上级主管机关部门直接针对公司（主送）的有关重大问题，需要贯彻执行的批复、批转、调查报告等文件材料；
（2）上级机关领导视察、检查集团工作时的讲话、照片、录像等重要文件材料；
（3）主要职能活动、年度和年度以上重要问题的总结、专题报告。
（4）采购合同、协议；
（5）工程项目验收报告、竣工验收记录；
（6）集团与外单位签订合同、协议；
（7）设备台账。
（8）总裁会议讲话、公文批复和相关会议纪要；
（9）项目可行性研究报告；
（10）施工图会审记录单；
（11）销售合同评审记录；
（12）销售合同更改记录表；
（13）销售合同（协议）台账。
2、长期（15年以上）
（1）建设项目环境保护意见书保存70年；
（2）设计更改通知书保存70年；
（3）校审（验证）记录单保存70年；
3、短期（15年以下）
（1）管理评审报告保存10年；
（2）内部审核报告保存6年；
（3）纠正或改进项目实施及监督检查表保存10年；
（4）相关法律法规和要求一览表保存5年；
（5）服务要求评审表保存5年；
（6）物业接管计划表保存5年；
（7）物业接管验收内容及状况保存15年；
（8）住户入住初验问题处理清单保存10年。
（9）新生报名登记表保存10年；
（10）新生录取通知书保存5年；
（11）录取新生审批表保存5年。
第十条档案借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出
档案室查阅的，要经总裁办主任批准。
2、借阅时间一般档案最长不超过一天，密级档案最长不超过半天。
3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。
4、借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经总裁办主任批准。
5、借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之案件，须经总裁办主任批准。
6、档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。
第十一条档卷清理
1、档案管理人员应定期擦试档案架，保存档案清理，做好防潮、防污染、防火、防鼠、防虫害、防强光等工作。按规定要求每年清理一次档案，已到保存期限者，确定存销与否。对销毁文件应登记造册，按相关程序予以销毁，并做好销毁记录。
2、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，可保存3年。
3、根据文书档案管理要求，按照材料齐全的原则，于第二年清理归档，并于六月底前立卷归档完毕。
第四章处罚条例
第十二条下列行为之一，据情节轻重，给予500-3000元罚款，若构成犯罪，依法追究刑事责任：
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案；
2、擅自向外界提供、摘抄公司档案；
3、涂改、伪造档案；
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者；
5、档案管理人员在公共场所谈论保密文件的内容；
6、未按手续就借阅、外带者（档案管理者同罚）。
第五章附则
第十三条本办法自印发之日起施行。
二0一四年六月八日
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