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实业集团有限公司 员工档案管理办法
第一章 总则
第一条 目的加强员工档案信息统一管理，制定规范化、制度化、标准化的管理要求，为集团提供准确的、及时、完整的员工档案信息。
第二条 定义
员工档案管理是对所有员工有效信息资料的建立、分类、更新、维护、处理、调用、统计分析过程。
第三条 适用范围 适用于集团总部。
所属各公司可参照此制度执行，员工档案管理工作由相应的人力资源部门专人负责。
第四条 基本原则
（一）保密性原则。员工档案信息管理部门对所管理的员工档案信息必须严格保密，不得擅自向外扩散。
（二）真实性原则。员工档案信息的采集必须由本人或所在部门提供，提供的档案信息应该与本人所持相关证件保持一致，员工档案信息管理部门应及时对员工档案信息更行更新，以确保档案的真实、可靠性。
（三）可控性原则。所有员工档案的建立、整理、流转、借阅、销毁等必须严格按规定的流程进行，确保员工档案信息处于可控状态。
第二章 员工档案分类
第五条 员工档案分类
（一）电子档案
员工电子档案信息指记录用于集团人员统一管理的，但无法
用文本记录的或不适合文本记录的各类员工信息。包括：员工指纹信息、员工工号牌、员工工资银行卡号、各类员工信息报表等。
（二）纸质档案
纸质档案是指用于集团人员统一管理而建立收集的有关员工入职及之后的基本情况、证明资料、考核异动、审核审查等文本资料。主要由以下组成：
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、履历记录、自传资料信息；
2.岗位描述与人员编制信息； 3.员工招聘信息；
4.专业技术职称聘任信息； 5.员工绩效管理信息； 6.考勤管理信息；
7.薪资福利调整信息； 8.合同管理信息； 9.培训管理信息；
10.员工职业发展信息； 11.员工异动信息； 12.社会保险信息；
13.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的信息；
14.其它相关信息。
第三章 职责权限
第六条 责权划分
（一）分级管理
1.集团总部、所属各公司各职能部门负责人（含副职）以上人员档案，由集团人力资源中心管理。
2.所属各公司职能部门负责人以下人员档案遵循本办法要求，由本级人力资源部门自行管理。
3.集团总部各中心/部门人员档案由集团人力资源中心管理。
（二）员工档案建立责任分工
集团总部员工档案的建立、管理工作由集团人力资源中心专人负责，所属各公司由其本单位人力资源部门在集团人力资源中心指导下完成对本单位中层及以下员工的档案建立工作。
（三）员工档案更新责任分工
集团各中心、所属各公司指派专人负责本单位员工档案的收集、更新并将更新后的电子档案（附件
1、附件2）、纸质档案按规定时间移交集团人力资源中心。
第七条 调阅权限划分
（一）副总裁以上级别领导可以调阅所有员工档案。
（二）人力资源中心主任可以调阅所有员工档案，其中调阅副总裁以上级别员工档案需在调阅记录（附表3）上备案。
（三）人力资源中心人事专员在取得授权后可调阅所有员工档案并在调阅记录备案。
（四）各职能部门负责人经审批有权调阅本部门或本系统员工档案。需调阅其他部门或系统员工档案须取得授权。
（五）普通员工无权调阅自己或其他员工任何档案信息。
第四章 员工档案的收集
第八条 档案收集
（一）员工档案收集的内容（具体见第二章第五条）：
（二）档案收集方式 1.统一收集
由人力资源中心人事专员负责员工档案信息的采集和收集。2.部门收集
形成档案的相关部门应按集团人力资源中心规定的填写要求和日期将本部门新入职（或更新）员工档案提报集团人力资源中心。
3.个人送交
个人档案信息发生变化，当事人应及时将本人档案信息提交人力资源中心人事专员（例：奖、惩记录、聘任信息、资格认证等）。
（三）档案收集的要求
1.员工档案的收集要求完整齐全、真实、文字清楚。
2.员工档案材料，凡规定由单位盖章的，必须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。
3.员工档案的格式必须按人力资源中心要求严格填写。
4.员工档案必须分类明确，编排有序、目录清楚、装订整齐。凡归档的纸质资料应统一使用A4规格办公用纸，用钢笔或碳素笔誊写，不得使用铅笔、红色墨水及复印纸书写。
（四）档案收集工作流程
1.集团总部新入职员工档案收集流程（1）提供：新入职员工
要求：新入职员工按人力资源中心入职通知要求于入职当日到人力资源中心提供本人档案信息（含必须提供的电子档案信息），并在提供的档案信息上签字予以确认。新入职员工如因客观原因不能出具相关档案信息的在入职一周内补齐。
（2）审核：人力资源中心人事专员对员工提供档案的真实情况进行审查落实。
（3）整理：人力资源中心人事专员按员工职级及系列等进行相关档案整理及分类。
2.员工档案（更新）的收集流程（1）提供：
集团总部：各中心、部室指定对接人。
所属各公司：本单位人力资源管理部门（行政办公室）对接人。
要求：各部门按人力资源中心要求收集本部门员工档案信息，并按规定日期提交人力资源中心人事专员；在人力资源中心形成员工档案基础信息后，各部门需按月度将本单位员工异动相关信息按时提交，以保证员工档案的完整性和准确性。
（2）审核：
集团总部：各中心部门负责人（或指定的对接人）、集团人力资源中心人事专员对员工档案更新信息进行审核。
所属各公司：本单位人力资源管理部门负责人（行政办公室负责人）、集团人力资源中心人事专员对员工档案更新信息进行审核。
（3）整理：人力资源中心人事专员对更新的人事档案进行统一整理，分在归档保存。
第五章 档案归类整理
第九条 档案的归档
（一）人力资源中心人事专员对新归档人员资料要进行认真核对，保证资料的真实、清楚、齐备，特别是对任免、职称、薪资、党团等资料，发现与介绍情况不符的要及时与有关单位联系纠正，核实无误后归档；
（二）档案材料收集、归档后，人事专员应在档案盒（袋）上详细填写档案资料清单等内容，依档案材料分类目录顺序排列。
（三）人事专员应及时将档案信息归档记录并录入微机，保证纸质档案和电子档案信息一致。
（四）人事专员每周统计上周退档、归档人员清单（附表4），退档员工档案应单独存放，月底进行月度汇总报人力资源中心主任。
第十条 档案保存
（一）条件
员工档案存放应做到防潮、防晒、防虫、防盗，保证员工档案安全。
（二）要求
1.员工档案的保管应由专人负责，非专管人员不得擅自查阅员工档案。
2.严禁任何人私自保存个人或他人档案或档案资料，不得利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，应予严肃处理。对违反法律者，依法处理。
（三）保存期限
1.已办理离职手续的员工，其员工档案要另行存放，保存期限为一年，以办理离职手续的日期为准。
2.未办理离职手续（含死亡）但实际已离开集团的员工，其档案保存期为二年，以当事人所在部门出具的离开部门的时间为准。
第十一条 档案资料的销毁
（一）销毁条件
当发生员工离职、死亡情况时，集团人事档案管理部门可对员工档案按保存期限进行销毁。
（二）销毁工作流程
1.申请：人力资源中心人事专员接受掌握员工具体信息，对发生上述情况的员工档案，提出销毁申请；
2.销毁档案筛选：员工辞职、自动离职、开除及解除劳动合同后，超过一年时，管理档案的人事专员应于每年12月份对全体员工档案进行清理，对符合销毁条件的进行筛选。
3.审核审批：筛选后的员工花名册报由集团人力资源中心主任审核，人力副总裁审批。
4.销毁：人力资源中心人事专员根据审批后的花名册负责退档销毁，销毁档案要保留目录。
第六章 档案借阅应用
第十二条 档案借阅规定
（一）员工档案原则上不允许带出人力资源中心，如因工作需要带出必须经相关领导批准。
（二）员工档案在借阅期间禁止涂改、裁剪、撕毁等，确保档案安全、完整。
（三）借阅档案必须严格按照集团档案借阅手续办理，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核实，发现问题及时追查。
（四）因工作需要复制档案的，须经相关领导会签后方可复制。
第十三条 档案借阅流程
（一）借阅申请：由档案借阅部门负责人或借阅人填写申请表。
（二）审批：借阅本部门或本系统员工档案需经人力资源中
心人事专员审核，人力资源中心主任审批；借阅其他部门员工档案需要人力资源中心中主任审核，人力副总裁审批；因工作需要需复制档案资料的，需经人力资源中心主任审核，人力副总裁审批。
（三）借取：人力资源中心人事专员审核借阅申请表借阅期限和主管领导签字无误后进行档案借阅手续办理。
（四）归还：档案借阅人（部门）严格按申请表借阅期限归还。
（五）催要：在借阅期限到期前一个工作日，人事专员电话进行提醒，到期当日催还。
（六）存档：人事专员接到归还档案时要严格检查有无缺损、涂改，保证档案完整的前提下归档。
（七）延期：因工作需要不能按期归还的，档案借阅人（部门）需在到期前一个工作日内重新填写借阅申请表。
（八）备案：所有档案借阅人事专员必须在档案借阅记录上备案。
第七章 附则
第十四条 本办法管理
（一）本办法由人力资源中心归口管理，解释权归人力资源中心。
（二）以往相关文件自行废止，现行其他文件与本办法发生冲突的以本文件为准。
附件1：《员工异动汇总表》
附件2：《月度员工基础信息汇总表》
附件3：《员工档案借阅记录表》
附件4：《归档退档人员清单》
附件5：《员工档案借阅审批表》
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