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龙务中心学校档案管理办法
（试 行）
第一章 总 则
第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，更好地为学校的改革、发展 服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河北省档案管理条例》等规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 我校形成的各类档案,既是学校工作活动的真实历史记录,又是学校的宝贵财富。我校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第三条 我校的各类档案是指在教学、科研、党政管理、基本建设、财会、仪器设备、外事、出版等工作过程中以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。
第四条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是学校评估的重要内容之一。档案工作列入学校整体发展规划，学校应把档案工作列入议事日程，加强领导，并把做好档案工作纳入领导干部的职责范围，作为考核干部和检查工作的重要内容之一。
第五条 学校档案管理部门应严格贯彻执行国家、学校的保密制度，在确保档案安全和国家机密的前提下，搞好档案利用工作。
第二章 领导体制、机构设置和工作人员
第六条 学校综合档案室是学校档案工作的职能管理部门，是向学校和社会提供利用档案资料的中心，负责管理全校的档案工作。其业务接受学校的领导、监督和检查，同时又对全校档案进行业务指导。学校各立卷单位负责本单位档案材料的收集、整理工作，定期按规定向学校档案室移交有关档案。
第七条 我校档案工作由一名校领导具体分管。确定具体的档案工作承办人员，建立健全全校档案工作组织网络系统。
第八条 学校综合档案室的基本职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的政策、法规，规划全校档案工作；
（二）组织制订、实施学校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查学校文件材料的积累、立卷和归档执行情况；
（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学校的各类档案及有关资料；
（四）开展档案的开放和利用工作；
（五）负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；
（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；
（七）建立、健全学校档案工作网络，负责对学校档案人员的业务培训；
（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；
（九）开展档案学术研究和交流活动；
（十）采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化；
（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。
第九条 学校各系统档案工作人员的职责是：
（一）贯彻执行学校档案工作的各项政策、规定；
（二）在本系统领导和综合档案室的指导下，实施学校档案工作计划、规划；
（三）负责本系统在工作中形成的文件材料、声像材料、实物资料的收集、积累、整理、立卷和向学校综合档案室移交档案等工作；
（四）参与本单位档案史料的整理和编研工作。
第十条 学校档案队伍采取专兼职人员相结合。档案工作人员应坚持四项基本原则，认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度，严守纪律，保守秘密，热爱档案工作，忠于职守，具备档案专业知识和相关的科学文化知识。
第十一条 档案工作人员的职称和待遇按国家有关规定执行，学校各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。
第三章 经费、库房和设备
第十二条 档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算，需重点建设时应单列专款或统筹安排。
第十三条 学校应充分考虑档案的发展规模，积极适应现代化管理手段的需要，提供学校档案工作专用、符合档案建筑设计规范要求的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第十四条 学校要有计划地为档案机构配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等设备，以适应档案管理现代化的需要。
第四章 文件材料的归档、移交和接收
第十五条 学校建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到每项重要的工作都必须有完整、准确、系统的文件材料保存。
第十六条 学校各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作时，要同时布置、检查、验收、总结档案工作。
第十七条 学校实行文件材料形成单位、课题组立卷制度。由各系统、课题组指 定专人对在工作中形成的文件材料，按其自然形成规律，进行系统整理，负责组卷并编排页号或件号，经综合档案室检查合格后填写卷内目录，在规定的时间内向综合档案室移交。
第十八条 学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时必须有负责档案工作的人员参加。有关业务主管部门应会同档案人员对应归档的材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第十九条 学校文件材料的归档范围包括党群类、行政类、教学类、科研类、财会类、基本建设类、仪器设备 类、外事类、出版类、房产类、声像类、人物类、实物类等十四类，按照《龙务中心学校档案归档范围》，凡属应归档的文件材料及相应的电子档案必须按规定及时归档。
第二十条 对于反映学校历次重大活动和校容校貌的声像材料（包括录音带、录像带、磁盘、光盘、底片、照片），要及时交综合档案室统一保存、管理。档案管理人员要增强责任意识和全局意识，主动移交有价值的声像材料。
第二十一条 凡是以学校名义对外签定的合同、协议以及其他法律性文书，在校长办公室盖章时应同时留存一份原始资料，单独立卷存档。
第二十二条 归档时间要求：
各系统严格按照纸质品档案、电子档案、声像档案、实物档案同时归档的要求，进行集中归档。
（一）党政机关和能按年度归档系统的文件材料在次年4月底以前归档；
（二）教学部门和能按学年度归档部门的文件材料应在次学年开学后2个月内归档；
（三）科研、基建等的项目档案，应在项目完成后2个月内归档。
（四）因特殊情况需要延长档案移交期限的，需报请主管校领导和档案工作主管校领导审批，并说明延期的原因及最后的移交时间。
第二十三条 个人在其从事教学、科研和党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第二十四条 学校综合档案室要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。
第五章 档案管理
第二十五条 学校综合档案室按照《学校实体分类法与学校档案工作规范》对档案进行分类、编号和排列。
第二十六条 学校综合档案室应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关领导同意，并造册报经主管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十七条 综合档案室要做好下列统计工作：
（一）对档案的收进、移出、销毁案卷数量、档案的利用等情况进行统计，建立健全统计台帐；
（二）按照有关规定，向领导报送档案工作基本情况统计报表。
第二十八条 综合档案室要做好档案库房的技术管理工作，明确专人负责，建立和健全有关规章制度。
第二十九条 综合档案室应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第三十条 综合档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
第六章 档案的利用与开放
第三十一条 学校综合档案室按照以下规定向全校和社会开放档案：
（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录和复制；
（二）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；
（三）外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；
（四）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第三十二条 综合档案室设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、综合档案室指南等。
第三十三条 收藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利和技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第三十四条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经综合档案室主任同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时要报请校领导审查批准。
第三十五条 学校综合档案室所 保存的档案,主要供本校利用,如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。
第三十六条 综合档案室编制必要的检索工具。著录标准按国家标准3792.5～85《档案著录规则》执行。
第三十七条 综合档案室应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请主管校领导批准。
第三十八条 对于重要、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用。
第七章 考核、奖励与处罚
第三十九条 综合档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责，有下列事迹之一的，由学校给予表彰和奖励：
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；
(三)对档案学研究做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分：
(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的；
(二)拒不按照学校规定向档案室移交档案的；
(三)违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；
（四）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(五)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
(六)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；
(七)涂改、伪造档案的。
第四十一条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。
第八章 附 则
第四十二条 本办法由校长办公室负责解释。
第四十三条 本办法自发布之日起施行
附：龙务中心学校档案归档范围
龙务中心学校
2010年9月
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