供应业务流程处理规范由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“支付业务流程操作规范”。
供应业务流程处理规范
一、为规范供应工作及与相关部门业务流程，促进供应工作规范有序运行，根据本公司多年实践，特制定本规范，仅在供应部及关联流程有效。
二、集团供应与外协业务流程模式：
根据实际情况，利用合适的方式与渠道下达计划到供方，零星采购采用现配方式
接受公司各单位的采购意向或计划
核对材料清单和计划，整理计划信息
建立档案，查询信息，比价确认
保持合格供方的严肃性
形成书面文字，合同条款规范（包括要约）根据采购合同与相关协议，进行不定期的及时采购进度跟踪，以确保材料的按时入库，同时要做好进货检验工作
按计划入库，及时进入ERP帐务流程 严格按计划和需求办理正规出库手续，坚持月底盘存制度
接受生产系统的外协意向或计划
核对外协清单与计划，签定并整理外协合同，编制外协进度计划并及时下达至外协厂方 根据需求进度计划情况，积极保持与外协方的良好沟通，并不定期跟催，同时要做好进货检验工作
按计划做好二次入库工作，在ERP帐务流程中补充说明，并与需求单位沟通 办理二次出库手续并记录
及时认真做好与生产部门的外协沟通工作，并及时反馈外协件的使用信息
三、计划内供应业务流程的具体职责与工作内容、要求：
1、生产等各种供应计划信息
集团公司因生产、生活、办公、技术开发等发生的采购需求，必须以书面的形式及时上报供应部门（每天下午5：00前），除紧急与特殊情况外，不接受电话和口头计划请求。
各仓库按公司核定的《常规材料控制基准一览表》的标准，及时掌握仓库物资的安全信息，及时向部门反馈补库信息，以确保仓储的安全。
供应部内勤每天负责接受和整理相关需求信息，并要在次日上午8：00前将归类整理的单据报部门经理。
各单位务必使用经公司管代核准后的标准化表单，资料数据填写完整、准确，不得出现白条和废单。
2、编制采购任务书
根据集团公司的生产月计划与大棕材料的采购要求，每月30日前编制常规物资采购任务书报董事长批准。
供应部经理收到内勤归类汇总的每日需求计划信息后，及时核对材料清单，参照《集团材料配套一览表》的标准，及时编制采购计划。
3、供方资料收集
根据集团物料的品类，可通过网络、电话等收集相关供方信息，按《供方管理办法》的要求，建立合格供方档案，并保证其完整性、真实性。
采购人员要适时掌握物资的价格波动信息，坚持询价、比价原则，随时保持与供方的良好沟通，严厉杜绝勾结回扣现象的发生。
4、供方评定
按《供方管理办法》供应商的筛选与评定原则，重点在质量水平、交货能力、价格水平、售后服务等方面严格把关，要努力保证合格供方的严肃性。
供应部要不定期对合格供方进行调查与暗访，随时检查其生产过程的控制情况，并要注意保守公司的商业与技术机密。
5、签订购销合同和协议
采购人员应熟悉公司所有产品规格、型号，熟悉所有产品用材料、配件、部件、配套设备等，并进行归类整理。
一般来说，如硅钢片、铁材、铜箔、硅粉、聚脂、电磁线、层压木、橡胶件、变压油、瓷瓶等常用材料和风机、压力释放阀、开关、温控仪等常用配件，可以与
合格供方签定长期供货合同、协议；其余已与本公司有多年业务往来的小供方也可签定长期合同、协议。
合同签订、变更、解除一律采取书面形式，且要使用统一合同文本，具体份数按实际情况确定，但集团公司至少留存三份，合同主管部门、财务部门、承办部门各一份。
按《采购合同管理办法》的规定，采购人员应熟悉合同范本，按照合同格式要求，详细书写合同内容，要求字体清晰、文字规范、用词准确，语句严谨。合同应具备下列条款：合同双方名称、住址及其他基本情况；标的（指货物、劳务、工程项目等）；数量和质量（包括品名、规格、国家标准、部颁标准、行业标准、双方约定的一方所采用的生产标准及无上述标准时双方约定的标准）；价款或酬金； 履行的期限、地点和方式；包装及运杂费的负担；合理损耗及损耗的负担；结算方式和方法；违约责任（特别是交期和质量保证）；合同公证及鉴证；合同签订的地点； 双方法定代表人或委托人、受托人签章，盖法人单位合同专用章，并注明双方开户行、账号、税号、税票种类、电话号码和签约日期等。
建立合同资料档案制。合同及其附件，包括有关变更、解除合同的通知、信件、补充协议、电传、电话记录、意向书及其他在合同签订、履行过程中形成的文字资料，以及供方的各种资料（包括供方的营业执照、税务证照、合格证、产品资格证等资质复印件），均应收集齐全并归档保存。
6、下达采购计划
按《采购管理制度》的要求，公司原辅材料、固定资产、机修零部件、劳保用品等生产经营性物资及宣传资料、办公用品等，均实行统一审批、采购（不能及时审批的，可先电话向总裁请示，事后再补签字）。重要物资、急需物资可由董事长、总裁临时授权相关人员执行或自行采购。
采购人员在执行采购任务时，除小额现场购买外，必须以书面形式与采购接受单位进行有关业务往来，紧急情况事先办理的，亦应于事后立即补办手续。
公司采购人员统一使用公司指定的业务联系用E-mail地址、传真和电话。传真的接收、分发由供应内勤统一负责，采购人员有义务帮助内勤接收、分拣本人传真，发传真一般由采购人员自己负责，繁忙时由内勤协助。无明确意向的传真件由经理处理。
采购计划的下达必须准确、及时，要填写清楚质量要求、技术条件、交期、违约责任等重要项目。同时，供应内勤必须认真做好记录备查。
7、采购跟踪
根据采购合同与相关协议，进行不定期的及时采购进度跟踪，以确保需求物资的按时入库。对生产用物资的采购跟踪必须严谨，为保证供应进度，采购人员必须要主动保持与供方的沟通，适时(交货前两天)查询订购货品的实际进程情况，出现问题必须及时反馈至分管领导，确因特殊原因不能按期到货的，要及时与生产制造中心协调，不能协调的交由上级领导解决。
同时，要做到采购跟踪要有书面记录可查。
8、进货检验
严格按《进货检验程序》规定，所有采购物资都必须执行进货检验流程，不合格品一律不准入库，且检验记录完整、及时（进厂1个小时内必须组织检验）。
个别零星配件和办公用品类易耗物品，可以简化检验手续。
9、入库管理
经验收合格的采购物资、设备等，必须在进厂1个小时内办理入库手续，及时进入ERP帐务处理流程。
供应内勤根据入库的ERP帐务处理情况，及时核对入库票据，审核验收入库情况，确保数量与时间的准确性。
10、出库管理
仓库管理既要保证物资不丢失、不损坏、不积压、又要把好物资的质量关，做好入库验收和出库检查工作，并按物资储备定额控制库存，对物品进行合理储备和存放，保证及时供应生产需要。
按《仓库管理规定》的相关要求，供应部仓管员要严格按计划和需求办理正规出库手续，坚决执行领料单审批与领料人签字手续，做到按计划领用物资。
要始终坚持“先进先出，后进后出”的原则，并要强化以旧换新与正常的退料制度，合理储备，加速周转，节约使用，降低成本，从而提高集团经济效益。
每月月底前，供应部要牵头组织财务等部门对所属仓库进行盘存，彻底检查帐与帐、帐与物是否相符，并要形成规范报表上报。
四、外协业务流程的具体职责与工作内容、要求：
1、生产计划需求或其他
根据集团的产品生产标准，及时掌握所有外协任务内容，准确建立外协分类任务台帐和外协厂家档案。
及时接受生产系统或开发需要的外协意向和计划，并做好记录。
2、编制、下达外协计划
参照《供方管理办法》的规定，认真选择外协厂家（尽量多选择几家，以便留有余地），严格按公司的规定与外协厂家签定外协合同，协议上应具备下列条款：协议双方名称、住址及其他基本情况；外协项目；数量和质量（包括双方约定的生产标准）；价格；完工期限；违约责任（特别是交期和质量保证）；双方法定代表人或委托人、受托人签章，电话号码和签约日期等。
根据产品情况，核对外协清单与计划，编制外协进度计划并及时下达至外协厂方，要确保外协任务的准确性。
3、实施外协作业
按《外协生产管理办法》，根据生产与外协任务的需要，积极保持与外协方的良好沟通，进行不定期的及时进度跟踪，以确保外协件的按时入库。
为保证生产急用外协件的加工进度，采购人员必须要主动保持与外协厂家的沟通，适时查询实际加工进度，出现问题必须及时反馈至分管领导，确因特殊原因不能按期交付生产的，要及时与生产制造中心协调，不能协调的交由上级领导解决。
4、外协检验
外协件入库前，由仓库保管员填写《送验单》交质检员，检验合格后，专职检验员在《送检单》上盖章，检验合格的外协件方可办理入库手续。
用于自制模具的外协加工，其检验由机电车间模具工负责并做好记录。
5、入库管理
经验收合格的外加工件，必须办理办理二次入库手续，及时进入ERP帐务处理流程（做帐务补充说明）。
供应内勤根据入库的ERP帐务处理情况，审核验收入库情况，并及时通知生产使用部门，以避免人为延误生产进度。
6、出库管理
按《仓库管理规定》里关于外协件入库的要求，供应部仓管员要严格按计划和需求办理二次出库手续。
因产品改型等原因，造成部分外协件积压，仓库保管员根据经理的处理意见，积极和外协单位联系退换修事宜，并办理相关手续。
每月月底前，供应部内勤要对所有当月的外协加工情况进行分类汇总上报。
7、生产协调与反馈
认真做好与生产制造中心的外协件加工、使用的沟通工作，并及时反馈外协件的质量与数量信息。
生产急用的外协件必须首先安排计划，因外协的用车也要优先保证。
五、本规范的支持性文件：
1、《采购管理制度》、《仓库管理制度》、《采购合同管理办法》、《外协生产管理办法》、《供方管理办法》。
2、《供应部经理工作标准》、《供应内勤工作标准》、《采购员工作标准》、《仓管员工作标准》。
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