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吉化后勤基地管理总公司
会议管理办法
一、职责界定
会议:是指由召集人组织多方人员参加的，就一段时期内工作或某方面工作、问题进行研究讨论、协调处理的集体行为，单就某方面工作所做的情况汇报不在此列。
总公司经理办公室是总公司各类会议的管理部门，负责各类会议的总体协调和业务指导。
二、管理内容与要求
（一）会议种类
总公司级会议：凡是涉及总公司整体工作、全局部署的会议或由总公司主要领导提议召开的工作会议，主要包括总公司年度工作会议、党委全委（扩大）会议、经理办公会、行政综合办公会等。
系统会议：凡是涉及总公司某一方面工作的会议或由总公司主管领导提议召开的系统工作会议，主要包括基建工作会议、生产工作会议、经营工作会议等。
专业会议：凡是涉及总公司某一专业工作的会议或由总公司有关领导提议召开的专业工作会议，主要包括工程调度会议、设计协调会议、计划分析会议、成本分析会议等。
临时会议：在正常工作会议计划之外召开的会议。
紧急会议：针对突发事件或重大问题，临时提议并紧急召开的会议。
（二）会议管理
1、会议管理原则
讲求实效原则，就是会议要立足解决问题，要有实际效果。
规模适度原则，就是会议规模尽可能缩小，能合则合。
灵活多变原则，就是会议形式要依内容而定，不格式化，不走过场。
2、会议组织管理
（1）总公司经理办公室负责对各类会议进行统筹协调、平衡和业务指导、管理，并具体负责承办总公司年度工作会议、党委扩大会议以及按期组织开好经理办公会和每周行政综合办公会。
（2）其他各类会议均由各召集单位牵头组织会议筹备工作，相关部门给予配合。
3、会议材料管理
（1）总公司各类会议（除经理办公室承办的外）上会用文字材料原则上由会议召集单位负责组织起草，但涉及总公司全局的重要材料由经理办公室直接起草。
（2）总公司各类会议（除经理办公室承办的外）的总公司领导讲话先由会议召集单位负责组织起草，再提交经理办公室审核，最后由讲话人审定。
（3）总公司各类会议上会用文字材料及其他有关文字材料由会议召集单位负责印制和发放。
4、会议场所管理
（1）总公司经理办公室负责各类会议场所的统一协调、安排。确因需要在总公司外召开的会议，须经总公司经理批准同意方可。
（2）会议召集单位自行负责会场会前布置、会中服务和会后清理。
（3）会议召集单位必须正确使用会场用具及设施，并做好保管，不得损坏和丢失。
5、会议通知
（1）总公司各类会议须提前通知与会人员，重要会议必须发正式书面通知。
（2）总公司级会议由经理办公室负责直接通知，其他各类会议由会议召集单位负责通知。
6、会议签到
总公司各类会议实行签到制度，由与会人员亲自签到，不得不签或他人代签。
7、会议请假
会议期间，原则上不准请假。确实有事需要离开的，必须经总公司领导批准或告知会议召集单位。
8、会议记录
（1）总公司各类会议由会议召集单位事先做好记录准备，指定专人负责笔录或录音。
（2）总公司各类会议需要录像和拍照的，由会议召集单位提前协调有关部门予以配合。
9、会议纪要
总公司各类会议由会议召集单位负责会后及时整理，编发会议纪要。
10、会议费用管理
总公司各类会务费用必须在会前提报会议费用计划，由经理办公室审核，经理批准后方可实施。
二○○七年一月三十日
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