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公司办公用品管理制度
为加强办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。第一条 申请
一、申请原则：为节约采购成本，公司实行按月上报申请制度。各部门编制采购申请时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购申请。
二、申请时间：各部门要按月提交采购计划，在每月1-5号申请。各部门在规定时间内未提交采购申请的，则视为本月无物品申请需求。
三、申请程序：
1、到行政部领取采购申请表，详细填写需申请的物品名称、规格型号、用途、数量、经领用部门负责人、审核签字之后交到行政部。对于急需采购的物资，由部门提出申请，并注明申请原因、物资使用时间及物品明细，部门负责人审核签字同意之后交到行政部。
2、各使用部门填制物品申购单交行政部门审核，行政部再交给财务部审核，再报部门经理核实同意，再次交财务部核实并准备所需资金，需求时间(须预留5天采购时间)等，购买人员凭发票到财务部报销，所采购的物品入库登记统计（办公用品由行政部入登记库统计管理，生产设备工具、物料、仪器用品由库管入库登记管理）。第三条 采购规定
1、在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则，选择直接去商店采购或者订购的方式。
2、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、批量办公用品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。
第四条
验货
所购买办公用品送到后，按购货清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题。第五条
办公用品管理制度
一、为规范办公用品的领用及管理，现制定办公用品管理制度如下：
1、各部门每月1-5号报当月办公用品申购单，申购单需由部门主管签字。
2、行政部负责汇总、统一采购，并指定专人管理。
3、贵重办公用品（电脑、打印机）等，须经公司部门经理批准后方可领用。
4、行政部负责在库物品的定期盘点，填写库存统计表，报财务审核。公司对部门领用费用进行内部财务核算，并与成本效益综合评价。
5、贵重办公用品报费时应由使用部门填写情况说明，交行政、财务部门审核注销；职工调离，须归还贵重办公用品，否则按规定折价赔偿。
6、行政部应定期统计物品采购、库存、发放、使用情况。在满足保证办公效率情况下，使库存资金最小化，压缩行政费用。第六条 管理和发放
1、办公用品由人事行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。
2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。
3、各部门应指定专人领取办公用品。第七条、各部门费用核定及有关规定：
1、各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经分管领导同意。
2、办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表，财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。
3、各部门可根据公司下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。第八条
其它规定：
1、各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。
2、凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。
3、办公设备的耗材及维修费用。
(1)、电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的耗材及维修费用，属各部门或个人保管使用的，计入所在公司定额费用。
(2)、耗材包括：打印、复印纸，激光打印机碳粉、硒鼓，针式打印机色带，喷墨打印机墨盒(水)，复印机碳粉，传真纸，鼠标，键盘等；其申购由设备使用部门(人)负责，并经总经理批准，由指定管理公司的人事行政部门负责申购。
(3)、办公设备的报修参照耗材申购程序办理。第九条、本规定自下发之日起执行。
德宝爱卡达.行政部
二零一五年十二月八日
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