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河北师范大学汇华学院教学档案管理暂行办法
教学档案是指教学运行过程中，在教学管理、教学实践和教学研究等方面形成的具有保存价值的文字、图表、声像及电子介质材料等不同载体的历史记录。教学档案管理工作是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。为了加强学校教学档案管理工作，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化。
一、教学档案管理的基本原则
1、教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学工作计划、纳入教学管理制度、纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一；下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，毕业生就业上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
2、教学档案管理由学院和学部两级机构集中管理，确保教学档案的完整、准确、系统和安全。院级教学档案管理由教务处负责，主要收集和保存校院级教学档案。学部级档案管理由各学部负责，主要收集和保存与本学部有关的各种教学文件和教学资料。
3、教学档案管理要遵循自然形成的规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
4、各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和相应专（兼）职人员，按照档案管理的技术要求(组卷、编目、编号和排架等)，统一管理本部门的教学文件材料。
5、教学档案管理人员应对档案妥善保管，定期检查，防止档案霉烂、人为损坏或流失等。
6、严格执行档案借阅管理手续，借阅人员对档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。
二、立卷与归档流程：
（一）形成积累：
1、每年新学年开始后，各单位档案管理人员根据形成积累教学文件材料的任务，做好各种教学文件材料表格、学籍登记表、积累用卷宗等准备工作。
2、各学部档案管理人员按文件材料分类，分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
3、归档的教学文件材料必须内容完整、准确、字迹工整，格式统一，签字手续完备。
4、教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件除原稿外，另加副本。
（二）整理组卷：
1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各学部档案管理人员负责将积累的文件材料整理好，定期向学校档案室移交。
2、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上同类问题组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别成卷。
3、卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后，批复在前、请示在后的要求排列。
4、凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题目、责任者、时间。
5、认真填写卷内目录、备考表及案卷封面各栏目，标题要简短、准确。
（三）归档验收
1、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2、移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份。
3、教学综合管理文件次年六月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期（即学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。
四、教学档案的目录、归档单位和保管期限
（一）教务处教学档案
1、永久保存
(1)教育部、省级有关部门、学校主管部门和学院下发的各种文件；
(2)学校规划、工作计划、规章制度、工作总结等教学文件；
(3)专业建设规划及有关建设资料(专业申报、专业评估、新办专业论证报告及申报、批文等原始文件、专业建设质量评估材料等)；
(4)教学计划、教学大纲、实验大纲；
(5)学生学籍档案(学生毕业后移交学院档案管理部门永久保存)；
(6)新生录取审批材料；
2、长期保存(10年)
(1)国家、省、校、院教学优秀成果奖有关资料；
(2)院领导和管理部门听课记录、教学委员会和教学督导委员会会议记录及
工作情况等材料；
(3)向上级主管部门的各种请示、报告及其批示等材料；
(4)课程建设有关材料；
(5)教材建设规划，优秀教材及奖励的有关资料，教材征订单；
(6)校历、教学日历；
3、短期保存(5年)
(1)各种研讨会、学术交流会材料；
(2)各教学部申请报告及批件；
(3)各门课程试题样卷；
(4)各学期课表；
(5)教学检查及总结材料；
(6)学部实习、实验评估文件及评估指标体系、总结等材料。
（二）、学部教学档案
1、长期保存
(1)学院主管部门颁发的各种文件；
(2)专业建设规划；
(3)教学计划、教学大纲、年度课程计划、实验、实习大纲；
(4)教学进度表、校历、教学日历、课表；
(5)课程建设材料；
(6)课程试题库、试卷库、试卷评分标准、参考答案；
(7)学生成绩档案；
(8)优秀毕业设计(论文)；
(9)教师、教辅及管理人员名册及其业务档案；
(10)教师教学分配表、教学任务书；
(11)教师教学工作量统计档案；
(12)本学部教师及管理人员的教研、科研成果和所获各种奖励名单；
(13)校外实习基地的情况及有关资料；
(14)学部各专业使用教材目录，主编、自编教材及教学指导书、实习(验)指导书、习题集
(15)学生社会、文化活动，科技发明竞赛获奖材料。
(16)教研室工作计划、总结；
(17)教研室教学研究计划及活动记录本；
(18)教研室期中、期末教学检查计划、检查材料及总结；
(19)教师听课记录、教研室会议记录；
(20)有关教学研究会、协(学)会的资料。
2、短期保存
对以下档案材料，要求在学生毕业后2年，以年级为单位整体销毁。
(1)期末考试的试题、学生考卷、成绩单及成绩分析；
(2)学生实习记录、实习报告、毕业设计(论文)及设计指导书、说明书、任务书、图纸、指导教师名单等；
(3)毕业答辩工作计划及总结、毕业设计(论文)评估等材料；
(4)生产实习、社会实践计划、安排及总结；
五、本办法解释权归教务处。
教务处
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