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人事档案管理暂行办法
第一条为加强和规范公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，依据《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，结合公司实际，制定本细则。
第二条公司领导（老总）档案由省委组织部负责管理，公司中层管理人员及员工档案均由人力资源部的人事档案管理员负责管理。人事档案管理人员不能保管本人的档案，其档案管理人员的档案由综合办公室指定专人负责保管。
第三条人事档案管理员的职责
（一）保管员工档案；
（二）及时索要、收集、鉴别和整理员工档案资料；
（三）办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；
（四）登记员工工作、工资、奖惩等变动情况；
（五）为领导和有关部门提供员工情况；
（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七）定期向档案馆（室）移交档案
（八）办理其它有关事项。
第四条人事档案的内容及分类归档
（一）本人历年填写的个人简历、履历、登记表；
（二）本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；
（三）本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；
（四）评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培
训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料）；
（五）政治历史审查及甄别复查材料；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派材料；
（七）奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；
（八）处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
（九）招用、劳动合同，调动、任免、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；
（十）其他可供组织上参考的材料。
第五条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企 业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第六条 人事档案的收集、保管和销毁
（一）调动和录用公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记；
（二）对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；
（三）立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档；
（四）人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；
（五）按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册；
（六）人事档案存放应配备专门档案室（人事档案室不能与复印室、查阅室混在一起）、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染；
（七）人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作；
（八）档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第七条 人事档案的利用和传递
（一）外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后方可查阅；
（二）本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅；
（三）公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案；
（四）建立档案查阅登记制度，对查阅员工档案的情况做好记录；
（五）档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续；
（六）任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案；
（七）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案；
（八）员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离职手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处；
（九）转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带；
（十）对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”（样本附后）的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。逾期一个月未收到对方单位回执应及时催问，以防丢失。
第八条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。
第九条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十条 本管理细则由公司人力资源部负责解释。
附：员工档案转递通知单
二〇〇九年五月十四日
员工档案转递通知单(存根)
[]第号:
兹转去我单位同志等人档案材料份，请查收。
发出日期：年月日
员工档案转递通知单
[]第号:
兹转去我单位同志等人档案材料份, 请查收，并请速
将回执退回。
发出单位
年月日
回执联
:
今收到你单位同志等人档案材料份。
接收人:接收单位：
年月日注: 转出单位收到回执后贴到存根上。
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