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附件五：
关于印发《青岛市事业单位登记档案
管理暂行办法》的通知
（青编办字„2006‟68号）
各区、市编办：
为加强事业单位登记档案管理的规范化、制度化建设，进一步提高事业单位登记管理水平，现将《青岛市事业单位登记档案管理暂行办法》印发给你们。请在贯彻执行过程中，对原有的档案按要求进行全面整理，遇到问题及时向市事业单位登记管理局反映，市编办将根据执行情况适时对整理后的档案进行检查。
二○○六年十月十三日
青岛市事业单位登记档案管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为加强事业单位登记档案（以下简称“登记档案”）管理工作，促进登记档案管理的规范化、标准化建设，更好地为社会发展和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》、《事业单位登记管理暂行条例实施细则》的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法所称登记档案，是指事业单位登记管理机关（以下简称登记管理机关）在依法对事业单位进行登记和监督管理过程中直接形成的，具有利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条
事业单位登记档案是登记管理机关所属机关档案的主要内容，其档案归属于该机关全宗，不得分散保存与管理。
事业单位登记档案管理实行统一指导，分级管理。第四条
登记档案管理是事业单位登记管理工作的重要组成部分，各级登记管理机关应当依法加强管理，维护档案的完整与安全。
登记档案管理工作主要包括：档案的收集、整理、保管、统计、利用及其信息的开发与管理。
第五条 本办法适用于本市各级登记管理机关对登记档案的管理工作。
第二章 档案的收集与归档
第六条
凡是反映事业单位登记、监督管理活动的文件材料均应列入归档范围。
第七条 属于归档范围的主要文件材料：
（一）事业单位法人设立登记（备案）形成的文件材料，主要包括：
1、事业单位法人设立登记（备案）申请书；
2、事业单位法定代表人登记申请表；
3、事业单位章程草案；
4、审批机关批准设立的文件；
5、拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职文件；
6、拟任法定代表人的居民身份证复印件或者其他身份证明文件；
7、具有法定资格的验资机构出具的验资证明；
8、住所证明；
9、相关资质认可或执业许可证明；
10、按规定应提交的举办单位法人资格证明文件；
11、登记行政许可及相关管理文书；
12、其他相关材料。
（二）事业单位变更登记形成的文件材料，主要包括：
1、事业单位法人变更登记申请书；
2、事业单位法定代表人登记申请表；
3、现任法定代表人免职文件；
4、拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职文件；
5、拟任法定代表人的居民身份证复印件或者其他身份证明文件；
6、事业单位经费来源变更的批准文件；
7、具有法定资格的验资机构出具的验资证明；
8、单位名称变更的批准文件；
9、举办单位变更的批准文件;
10、宗旨和业务范围变更的相关依据文件；
11、住所变更的证明文件；
12、《事业单位法人证书》(正、副本)；
13、变更登记行政许可及相关管理文书；
14、其他有关材料。
（三）对事业单位监督管理形成的文件材料，主要包括：
1、事业单位年度报告工作形成的文件材料：（1）事业单位法人年度报告书；
（2）资产负债表和收支总表或审计报告；
（3）相关资质认可或执业许可证明；
（4）法定代表人任职文件；（5）住所证明；
（6）受奖惩和绩效评估的文件；（7）接收捐赠的有关文件；（8）其他有关材料。
2、登记管理机关对该单位实施行政处罚的有关文书；
3、其他有关材料。
（四）事业单位补领《事业单位法人证书》的文件材料，主要包括：
1、事业单位法人证书补领申请书；
2、现存的《事业单位法人证书》的正本或副本；
3、在公开发行报纸上刊登的《事业单位法人证书》遗失公告；
4、其他有关材料。
（五）事业单位注销登记（备案）形成的文件材料，主要包括：
1、事业单位法人注销登记（备案）申请书；
2、撤销或者解散的证明文件；
3、有关机关确认的清理债权、债务完毕并且完税的清算报告；
4、发布该单位拟申请注销登记公告的凭证；
5、收回的《事业单位法人证书》正、副本；
6、成立清算组织的文件；
7、完税证明文件；
8、注销登记行政许可及相关管理文书；
9、其他有关材料。
第八条 事业单位登记、监督管理等每一项活动结束后，具体承办的有关人员应及时收集、整理有关材料，于三个月内归档。
第九条 档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。
第十条 档案管理人员在接受归档的文件材料时，应检查所交档案是否完整、齐全、清晰，符合相关规定。归档文件不得使用传真件。
第十一条 事业单位登记管理过程中形成的电子文件，应实行纸质文件、电子文件双套制。归档的电子文件必须转换成光盘储存形式，同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息。
第三章
档案的整理
第十二条 登记档案以登记单位分类整理。一个事业单位的登记档案可整理为一个或若干盒，不能将两个或两个以上事业单位登记档案的文件材料合并为一盒。
第十三条 一个事业单位的登记档案分别由设立登记（备案）、变更登记、监督管理、证书补领、注销登记（备案）等五类的若干件组成。每类每件登记档案由若干份材料组成，按时间顺序排列、编号。第十四条 按件装订好的档案装入盒内，并填写盒封面和盒脊，逐盒内置盒内目录。
档案盒内的设立登记（备案）、变更登记、监督管理、证书补领、注销登记（备案）等五类应逐件附目录。
第十五条
档案盒内文件材料应逐件编号。档案盒内以件为单位编件内文件页码号，件内有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以二位阿拉伯数字编写。
第四章 档案的保管、利用与移交
第十六条 档案的保管期限定为永久。
第十七条 登记管理机关对档案的使用，要建立有关制度，对借阅档案的权限、程序、时限等都要作出明确规定。
在对社会开放档案时，应严格执行《档案法》的以下规定：
（一）利用的方式应限于阅览、复制和摘录；
（二）中华人民共和国公民和组织利用档案时，须持介绍信、工作证、身份证等合法证明；
（三）外国人或外国组织利用档案时，须经上级登记管理机关同意。
第十八条 登记管理机关应根据有关规定为社会各方面阅览、复制、摘录档案提供便利条件，发挥档案的利用价值，为经济建设和社会发展服务。涉及保密的内容，事业单位因正当理由不愿公开而且没有规定必须公开的内容，要严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和有关保密规定。
第十九条 借阅、查阅者应遵守档案使用的有关规定，办理有关使用手续；档案管理人员在办理登记档案借阅、归还手续时，应检查档案的完好情况；借阅、查阅档案严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、污损、撤换、添加内容等，严禁将档案带走。
第二十条 登记管理机关应利用各种现代化技术手段，在对档案信息实行有效保密的前提下，建立档案数据库，为信息共享、统计汇总、决策咨询、查找利用等创造便捷条件。
第二十一条 事业单位登记管辖变更后，原登记管理机关（以下称移交方）应当及时将事业单位的档案材料移交给有管辖权的登记管理机关（以下称接收方）。档案移交工作按以下办法进行：
（一）移交方
1、自收到登记管辖变更有关文件之日起20个工作日内，确定应当移交档案材料的事业单位名单，并向接收方发出关于变更事业单位登记管辖的协商函。
2、自收到接收方关于变更事业单位登记管辖的确认函（以下简称确认函）之日起10个工作日内，按照接收方确认的名单，将各事业单位完整的档案材料复印，并在每张复印件上加盖本机关印章或者档案专用章，连同填写的一式两份事业单位登记管理档案材料交接单（以下简称交接单）一并送达接收方。
3、将接收方送还的交接单与事业单位原始档案材料一并保存。
（二）接收方
1、自收到移交方协商函之日起10个工作日内，根据登记管辖变更有关文件的规定完成确认，并向移交方发出确认函。
2、自收到事业单位档案材料复印件和交接单之日起10个工作日内，填写一式两份交接单中的有关内容，一份送达移交方，一份存入事业单位档案。
第五章 附 则
第二十二条 本规定由青岛市事业单位登记管理局负责解释。
第二十三条 本规定自发布之日起实施。
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