PPT技术问题由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“信息技术”。
目 录
1、PPT中演示文稿的减肥....................................................................................12、PPT文稿内容的快速获取................................................................................23、PPT中插入Flash动画的方法.........................................................................34、PPT常见问题.....................................................................................................45、PPT中的模板技巧............................................................................................86、PPT里文字内容的获取..................................................................................127、Office PPT演示文字样式设置技巧..............................................................138、如何在PPT中快速插入多个图片................................................................149、PPT中精美写真集的制作..............................................................................1510、PPT文档动态数据图表的建立...................................................................1711、PPT幻灯片制作的几个技巧.......................................................................1812、PPT中多媒体光盘的制作............................................................................2013、如何将PPT转成Flash格式.......................................................................2114、Word文档转换为PPT演示文稿的方法...................................................2215、根据Word大纲创建PPT演示文稿..........................................................2816、幻灯片版式.....................................................................................................291、PPT中演示文稿的减肥
1、压缩图像文件
PPT中的图片体积过大也是整个文档体积肥大的主要原因。
（1）PPT2002和更高版本可以对图像进行压缩并删除不需要的数据。右键单击图片，再单击快捷菜单上的“设置图片格式”。单击“图片→压缩”。在“选项”下，选中“压缩图片”复选框和“删除图片的剪裁区域”复选框。如果系统给出提示，请单击“压缩图片”对话框中的“应用”，PPT 将自动为你压缩一张或多张图片。
（2）如果你使用PPT 2000 或早期版本，请单击要压缩的图片将它选中。在“编辑”菜单上，单击“复制”。再次在“编辑”菜单上单击“选择性粘贴”。对于大多数图像，例如照片或扫描图形，单击“JPG”。对于具有大面积单一色彩的图像或者包含重要文字或细致画面的图像，请单击“PNG”。最后删除初始的图像即可。
2、处理嵌入的对象
这些对象和图像很容易进行压缩。如果你完成了编辑图像之后，可以右击该图像，指向快捷菜单上的“组合”，再单击“取消组合”。接着，立即再次右键单击该图像，指向快捷菜单上的“组合”，再单击“重新组合”。取消组合会丢弃 OLE 数据并仅仅留下PPT 可以压缩的格式的图片。
另外，在 PPT 内将图像从一个幻灯片复制并粘贴到另一个幻灯片也可以奏效。不管你使用图像的次数是多少，PPT 仅存储图像的一个副本，因此重复使用图像实际上可帮助你减小文件大小。
3、仅嵌入所需的字体
在PPT演示文稿中嵌入字体时，演示文稿可能会按字体文件大小增加相应的大小。在决定进行嵌入之前，请检查字体文件的大小。某些新的 Unicode 字体的字体文件非常庞大!
4、关闭快速保存功能
用PPT打开做好的演讲稿，点击“工具→选项→保存”，清除“允许快速保存”复选框。关闭PPT 快速保存功能之后，将该演讲文档另存为一个新文档，则这个新文档的体积会小很多。
2、PPT文稿内容的快速获取
1、在窗口界面下转换文件
在窗口界面下转换文件比较直观，这适合于大多数用户。
首先启动“CZ-Ppt2Txt For MS PPT ”后，在“Manual Convert”标签页下单击“Add Folders”，在打开的“Add Sub-Folders”对话框中单击浏览按钮，选择包含要转换的PPT文档的所在目录；如果要包含子文件夹请点选“Include Sub-folders”后的“Yes”项；最后单击“OK”返回主窗口。
接下来在主窗口中单击“Convert”按钮，在窗口下方将提示转换进程，稍后就会转换位于所选文件夹中的PPT文档为TXT文件（默认会创建同样主文件名的TXT文件）。
小提示：未注册版本每次只会转换所选位置下的前两个文件，如果你有很多PPT文档需要转换也并不难，将转换完成后的PPT文档移动到其他位置后再重复上述步骤，尽管麻烦了点，但绝对比你在PPT和word中来回使用“复制+粘贴”方法来的快捷得多！转换完成后，将得到TXT文件在Word 中打开，编辑一下后打印出来即可。
2、自动监视并转换为文本
“CZ-Ppt2Txt For MS PPT”还可以自动监视保存在某个位置的PPT文档并立即转换为文本的功能，只要进行了合理的设置，每当我们向该位置存入一个新的PPT文件时，软件会自动捕捉到这一信息，并将其转换为文本文件。
进入“Folder Watcher”标签页下，单击“Add Watch”按钮开始添加监视器。在打开的对话框中单击“Source File Path”后的“浏览”按钮，找到要监视的文件夹；如果要将自动监视到的文件转换到另外的目录，请单击“Convert Files to”下面的浏览按钮设置一个存放位置。单击“OK”返回。
小提示：如果要自动监视子文件夹中的变化，请点击“Include sub-folder”后的“Yes”，但这个功能要求你的操作系统为Win2000或Win XP，对Win98等不起作用。
再单击主窗口中的“Start Watch”按钮启动监视功能，你将在列表中看到“Status”列下显示“Watching”，表明正在监视。
然后在PPT中创建一个新的演示文稿，并保存到上述设置的文件夹中，软件会自动捕获在这个位置中增加的PPT文件，并把它转换为文本文件。
3、以命令行方式转换文件
如果你想编写一个批处理文件来实现PPT到TXT的转换，那就要用到命令行方式了，命令的使用格式为：“CZ-PptZTxt [ /d ： [/s] [/h]”。
其中，“CZ-PptZTxt”是软件的主文件名；“/d ： ”用来表示将转换后的文件存放到何处（可以不放在原始文件相同的地方）；“/S”表示同时转换子文件夹中的文件；“/h”表示转换时不出现图形界面窗口。
例如，要把位于E盘下的所有PPT文档转换为文本，并自动存放在E：TXT文件夹中，则可以这样书写命令：“CZ-PptZTxt E：*.ppt /d：E：TXT /s”。
使用“CZ-Ppt2Txt For MS PPT”这个强大的转换工具，要将PPT作品变为文本文件，你可以在一分钟之内顺利完成。
3、PPT中插入Flash动画的方法 本文简单介绍在视频教程PPT中怎样插入flash动画来增加效果的几种方法
方法一：打开ppt文档，把光标移到要插入Flash文件的地方，然后打开“插入”菜单，选择“对象”命令，出现“插入对象”对话框，在“插入对象”对话框中选择“由文件创建”单选按钮，单击“浏览”命令，弹出“浏览”对话框，在“浏览”对话框中选择你要插入的swf文件，单击“确定”命令。
这时在PPT编辑区出现一个Flash图标，鼠标右键单击该图标，在弹出的快捷菜单中选择“动作设置”命令，弹出一个对话框，选择“单击鼠标”标签，选择“对象动作”单选按钮，单击其下的下三角按钮，在出现的下拉列表框中选择“激活内容”，单击“确定”命令即可。
方法二：在PPT中打开“视图”菜单，选择“工具栏”-“控件工具箱”命令，出现“控件工具箱”，在“控件工具箱”中单击“其他控件”按钮，出现一个下拉列表，在列表中单击“Shockwave Flash Object”命令，如图3所示。
这时鼠标指针变成十字型，在PPT编辑区按下鼠标左键拖动鼠标拉出一个有交叉线的方形区域，选中它右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，出现“属性”窗口，在该窗口中单击“自定义”，选择其右边的按钮，弹出“属性页”窗口。在该窗口的“影片URL（M）”中输入要插入影片的路径，其它设为默认。单击“确定”按钮即可。
放映一下试试吧，怎么样，影片是不是直接就出来了。
方法三：如果你嫌上一种方法在输入影片地址时有点麻烦，不要紧，这一种方法一定适
合你。就是借助第三方工具――SwiffPointPlayer来插入flash影片。安装以后，在PPT的“插入”菜单的列表中会出现一个“flash movie”命令。使用时，打开“插入”菜单，选择“flash movie”命令，出现“打开文件”窗口，选中你要插入的影片，单击“insert”命令即可。
4、PPT常见问题
1、如何对齐多个对象
我们在一张幻灯片中，常常要插入多个对象（如图片、图形、文本框等），如何让它们排列得整整齐齐呢？
解决方法：在ppt 2002中，先执行“视图→工具栏→绘图”命令，展开“绘图”工具栏，然后同时选中多个需要对齐的对象，按“绘图”工具栏上“绘图（R）”按钮，在随后弹出一快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式（如“右对齐”）即可。
小技巧：
① 用此种方法设置的对齐方式，其实是多个对象向其中一个对象“看齐”，如上例中，我们选定了“右对齐”选项后，其余三个对象即刻向“最右边”一个对象（‚文本框‛）“看齐”了
② 按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框，即可同时选中虚线框所包围的对象。
③ 按住Shift键，然后用鼠标分别点击对象，也可以同时选中被点击的多个对象（这些对象可以不是连续的）。
2、如何复制幻灯片
有时候，我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张（或多张）幻灯片，我们如何将其复制过来呢？
解决方法：打开已经制作好的演示文稿，在右边的大纲区中，选中需要借用的幻灯片，执行“复制”操作，然后切换到当前演示文稿中，右击鼠标，在随后弹出的快捷菜单中，选择“粘贴”选项（或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮）即可。
小技巧：
① 在复制幻灯片时，原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来，而是使用了当前演示的“母板”。
② 按住Shift键，在大纲区中的幻灯片上拖拉，即可同时选中多张连续的幻灯片；按住Ctrl
键，在大纲区中的幻灯片上分别点击，即可同时选中多张不连续的幻灯片。
3、如何插入公式
老师在编辑教学幻灯片时，常常需要插入一些公式，怎么办呢？
解决方法：在需要插入公式的幻灯片中，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，在“对象类型”下面选中“Microsoft 公式3.0”选项，“确定”进入公式编辑状态，利用展开的“公式”工具栏上的相应“公式模板”按钮，即可编辑制作出所需要的公式来。制作完成后，在“公式编辑器”窗口中，执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。
小技巧：
① 由于“公式编辑器”不是默认的安装组件，请利用Office2002安装盘，通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能，进行安装。
② 如果进入公式编辑状态后，“公式”工具栏没有展开，执行一下“视图→工具栏”命令就行了。
③ 插入的公式，实际上是一个内嵌的图片，默认情况下比较小，影响演示效果，需要将其调整、定位一下。
4、如何带走自己的字体
我们通常有这样的担心，在一台电脑上制作好的演示文稿，复制到另一台电脑上播放时，可能由于两台电脑安装的字体不同，影响到演示文稿的播放效果。那么，能不能将自己设置的字体一并带走呢？
解决方法：如果你所设置的是“TrueType字体”，那么完全可以将其一并带走：执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，选中其中的“嵌入TrueType字体”选项，确定返回，然后再保存（或另存）相应的演示文稿即可。
小技巧：
① 为了减少演示文稿的容量，在选中“嵌入TrueType字体”选项后，再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。
② 此设置只对当前演示文稿有效，如果打开了一个新的演示文稿，且需要带走其中的字体，需要重复上面的操作。
③ 我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType字体”（扩展名是ttf）。
5、如何将演示文稿保存为图片
对于一些没有设置动画的演示文稿来说，如果能将其保存为一幅幅的图片，这样，即使没有安装PPT2002或播放器，我们也可以利用一些图片浏览器来欣赏他们。那么，如何将其保存为图片呢？
解决方法：启动PPT2002，打开相应的演示文稿，执行“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选定一种图形类型，再取名保存。此时，系统会弹出一个如图七所示的对话框，根据需要，单击其中后个按钮即可。
小技巧：
① 同一演示文稿保存为不同格式的图形文件，“gif”格式容量最小，“wmf”格式容量最大。
② 在进行保存时所取的名称，其实不是图形文件名称，而是用来保存图形文件的文件夹名称，图形文件是“幻灯片1.GIF、幻灯片2.GIF„„”。
6、如何存出文稿中的图片
有时，我们在欣赏某篇演示文稿时，发现其中的一些图片非常精美，想保存下来，供以后自己制作演示文稿时使用，又该怎么办呢？
解决方法：右击需要保存的图片，在随后弹出的快捷菜单中，选“另存为图片”选项，打开“另存为图片”对话框，取名保存即可。
小技巧：如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来，可以这样操作：打开演示文稿，执行“文件→另存为Web页”命令，打开“另存为”对话框，取名（如‚片头片尾‛）保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开，保存在上述Web页所在的文件夹中的一个名称如“片头片尾.files”的子文件夹中（图片通常保存为jpg和png格式各一份）。
7、如何将演示文稿转换为word文档
如果将想演示文稿转换为Word文档，该如何操作呢？
解决方法：启动ppt2002，打开需要转换的演示文稿，执行“文件发送Microsoft Word”命令，打开“发送到Microsoft Word”对话框，设置好相应的选项后，按下“确定”按钮。此时，系统会启动Word，并新建一个文件，保存演示文稿的内容，保存一下相应的文件就行了。
小技巧：其实，转换到Word文档中的演示文稿内容，并不是普通的文本和图片，而只是将一张张幻灯片作为图片插入在Word文档中了。
8、如何将演示文稿保存为自动播放的文件
对于一些电脑菜鸟们来说，让其启动PPT2002，打开相应的演示文稿，再播放出来，往往会出现差错。有没有好的办法解决呢？
解决方法：启动PPT2002，打开相应的演示文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按“保存类型”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中“PPT放映（*.pps）”选项，再取名保存。以后，使用者只要双击这个文件，即可直接进入播放状态，非常方便。
9、如何压缩演示文稿的容量
笔者曾将64张数码照片制作成一个演示文稿相册，发现其容量有49MB之多，移动和演示起来都非常不方便，能不能压缩一下呢？
解决方法：启动PPT2002，打开相册文稿，执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“压缩图片”选项，打开“压缩图片”对话框，选中“Web/屏幕”选项，然后按“确定”按钮返回，再取名保存即可。
10、如何将表格插入到幻灯片中
我们在制作演示文稿时，常常要用到表格。大家知道，表格我们通常是用excel来制作的。那么，能不能将Excel制作好的表格插入到幻灯片中呢？
解决方法：
（1）启动Excel2002，将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小，并去掉相应的网格线。
（2）再启动PPT2002，选定一张幻灯片，执行“插入→对象”命令，打开“插入对象”对话框，选中其中的“根据文件创建”选项，然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件，按下“确定”按钮，表格即刻被插入到幻灯片中，调整一下大小就行了。
11、如何加密演示文稿
如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改，怎么办？
解决办法：对演示文稿进行加密，这是PPT2002的一个新增功能。
启动PPT2002，打开相应的演示文稿，然后选择下面两种方法中的一种，对其进行加密：
（1）执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“保存”标签下，设置好相应选项的密码，确定返回，然后再将文稿另存一下即可。
（2）执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，按对话框右上方的“工具”按
钮，在随后弹出的下拉菜单中，选择“安全选项”选项，打开“安全选项”对话框，设置好相应选项的密码，“确定”返回，再取名保存即可。
小技巧：
① 如果设置了“打开权限密码”，以后使用者要打开相应的演示文稿时，必须在对话框中输入正确的密码，否则不能打开。
如果设置了“修改权限密码”，以后使用者在打开相应的演示文稿时，如果在对话框中输入正确的密码，不仅可以打开文稿，而且可以修改文稿，如果没有输入正确的密码，则可以通过按其中的“只读”按钮，将文稿打开播放，当不能对其进行修改。
②“打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样，也可以设置得不一样。
③ 尽管我们说PPT2002与PPT2000制作的文稿是相互兼容的，但加密的PPT2002演示文稿，用PPT2000打开时，显示为乱码。
12、如何让flash动画在演示文稿中顺利播放
我们知道，通过“Shockwave Flash Object”控件，可以将Flash动画插入到文稿中进行播放。但是，不知为何，当我们将文稿的保存位置移动后，插入的Flash动画就不能播放了。
解决方法：将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中，同时在用“Shockwave Flash Object”控件插入Flash动画时，将路径设置为相对路径。
经过这样的设置以后，无论如何移动Flash的保存位置，PPTer均可正常播放插入的动画。
注意：插入的Flash动画不支持打包功能，也不支持相应的演示文稿播放器。
5、PPT中的模板技巧 PPT模板的应用可能不被人注意。如果能巧妙地利用PPT模板，就可以为我们带来极大的方便，提升我们的工作效率。
1、灵活调用模板
PPT提供的模板非常丰富，可以根据需要灵活选用：选择“文件→新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“新建”、“根据现有演示文稿新建”和“根据模板新建”三种调用模板的方式。
“新建”下又有“根据设计模板”和“根据内容提示向导”等方式。而单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件。“根据模板
新建”下则有“通用模板”和“Microsoft.com上的模板”等多种选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统安装的各种模板。网络模板上文已经做过介绍，这里不再重复。
2、灵活选用幻灯片模板
PPT XP之前版本调用模板很死板，演示文稿中的幻灯片只能应用同一种模板。PPT XP对此作了很大的改进，你可以给演示文稿中的幻灯片选用各种模板：
首先选中“视图”菜单下的“任务窗格”，打开“幻灯片设计”任务窗格。并在“普通”视图下选中要应用模板的幻灯片（如果有多个幻灯片要应用同一模板，可以按住Ctrl键逐个选择）；最后再将鼠标指向任务窗格中显示的某个模板，单击右侧的下拉按钮打开菜单，选择其中的“应用于选定幻灯片”即可。
3、套用更多的网络模板
PPT XP自身携带的模板总是有限的。不过，可从微软公司的站点免费下载更多的网络模板，选择“文件→新建”，然后单击打开的任务窗格下方的“Microsoft.com上的模板”按钮，即可打开该站点上的中文模板库。它包括了“出版和教育、办公、简报”等十四大类共二百多个模板。只要单击网页上的模板类型链接（如‚出版和教育‛），就可以在网页上看到该类模板的名称和提供商等内容。按下“预览”按钮即可进行预览，而单击某个模板名称，就会显示“模板最终许可协议”，在接受协议后单击“在PPT中编辑”，IE就会将模板下载到你的硬盘中，并会自动用PPT打开该模板。如果你对模板的效果满意，可以用“另存为”将它保存为模板，以后就可以像普通模板那样方便调用了。
4、快速应用配色方案
不知道大家注意过没有，在PPT中的“配色方案”其实是一种特殊的模板，如果你想将某个配色方案应用于多个幻灯片，可以按住Ctrl键选中“幻灯片”窗口中的多个幻灯片，然后单击“幻灯片设计”任务窗格中的“配色方案”，最后单击任务窗格中你喜欢的“配色方案”，则所选幻灯片就会使用这个配色方案。如果你想将设计模板、动画方案或文字版式快速应用于多个幻灯片，也可以使用这个技巧。
5、右键新建自己的文件
先进入C：Documents and Settings名Templates文件夹下，右击，选择“新建”→“PPT演示文稿”新建一个PPT文件，再双击此文件，然后对其中颜色、字体等进行自行定义。最后，选中它，把它改名为pwrpnt10.pot文件。
以后在“资源管理器”中右击鼠标，选择选择“新建”→“PPT演示文稿”，再双击新建的演示文稿，你就会发现，它已经套用了在pwrpnt10.pot文件中的设置了。从而可以制作出自己的个性PPT演示文件，真是方便极了。
6、用“内容提示向导”新建文稿
“内容提示向导”也是一种特殊的模板，它是根据需求定制的一系列模板的集合。PPT开始“内容提示向导”的方法是：单击“文件”菜单下的“新建”，可以看到“新建演示文稿”任务窗格，单击其中的“根据内容提示向导”即可打开“内容提示向导”对话框。只需经过选择演示文稿类型、确定输出类型（屏幕输出、Web演示文稿等）和输入演示文稿选项几个步骤，就可以在“幻灯片”选项卡中看到符合特定任务要求的一系列模板。只要逐个选中模板中的幻灯片，根据需要插入文字和图片，就可以完成演示文稿的制作。
7、安装外部模板
模板是以文件的形式存放的。因此，如果从网上或光盘上找到一些word模板，只要把它们拷贝到C：Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下（windows 2000/XP）或C：WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下即可（Windows 9x/Me）。
8、利用“只读法”使用多个模板
同样也可以使用“只读”法来制作多个模板：可以先在一个文件夹下生成几个ppt文件，然后分别双击，并用PPT打开它们，并在其中进行一番设置，制作成多个“模板”。接着再选中它们，右击，选择“属性”，在打开的“属性”窗口中选中“只读”前的小钩，把多个“模板”文件设置成只读文件。以后要应用某一个“模板”文件时，只要双击它，此时PPT会打开一个以当前选中的“模板”文件为蓝本的副本文件，只要按下Ctrl+S键，PPT就会弹出“另保存”对话框供另存文件，而且原来“模板”文件中的内容并不会被覆盖。利用这种方法理论上可以实现无数个“模板”，真是方便极了。
9、将演示文稿另存为模板
如果得到了一个制作精美的演示文稿，希望在以后自己制作演示文稿时也能用到这样的设计。这时就可以将它另存为模板：单击“文件→新建”，在“新建演示文稿”任务窗格的“根据现有演示文稿新建”之下，单击“选择演示文稿”，再选择所需的演示文稿，然后单击“创建”。接着，删除新模板中不需要的文本、幻灯片或设计对象，然后确认更改。完成修改以后
执行“文件”菜单中的“另存为”。在“文件名”框中，键入模板的名称。在“保存类型”框中，单击“演示文稿设计模板”，单击“保存”按钮即可。
在新建模板以后，新模板就会在下次打开 PPT 时按字母顺序显示在“幻灯片设计”任务窗格的“可供使用”之下，供使用。
10、更改新演示文稿的默认设计
当单击“常用”工具栏上的“新建”按钮时，PPT 将会显示一个使用默认的设计幻灯片。其实，完全可以更改这个设计以使它总是包括一些常用元素，这样就不需要每次创建演示文稿都去更改这些内容了，带来很多方便：单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。然后选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。接着，就能在幻灯片母版上进行更改了。做完更改后，在“幻灯片母版视图”工具栏上，单击“关闭母版视图”。最后，选择“文件”→“另存为”。在“保存类型”框中，选择“演示文稿设计模板”；在“文件名”框中，键入“blank”，再单击“保存”。关闭模板。
小提示：必须要注意，如果想要将 blank.pot 作为默认设计，必须将它保存在“另存为”对话框的默认路径下。而且必须将模板命名为“blank.pot”。
11、快速使用其他的模板
PPT允许使用其他人制作的模板或者是从其他人制作的幻灯片中提取模板，应用到自己的幻灯片中：先打开自己希望更改模板的演示文稿，然后选择“格式”→“幻灯片设计”，这时会在主窗口的右边出现“幻灯片设计”任务窗格，然后将滚动条拉到最下方，单击“浏览”。然后就可以在弹出的文件选择对话框中选择想要借用的模板文件pot或者是ppt、pps文件，甚至可以选择一个Web页文件来作为模板。
应用多个模板版式
PPT完全支持在一个演示文稿中使用多个模板！这样，就不用为版面单调而发愁了：先打开想要更改模板的幻灯片，选择“格式”→“幻灯片设计”，这时在主窗口的右边会出现一个“幻灯片设计”任务窗格。只要将鼠标移到希望应用的模板上（请不要着急单击模板），此时在模板右边会出现一个向下的箭头，单击此箭头，在弹出菜单中执行“应用于选定幻灯片”。这样，这个幻灯片就具有了一个和其他页面不同的模板了。
12、设置默认模板
如果更改了默认的“空白”设计模板，却又希望重新将原始默认设计应用于演示文稿。可
以这样操作：首先打开要应用默认设计的演示文稿，再单击工具栏上的“设计”按钮，在“可供使用”之下，单击第一项“默认设计模板”即可。如果希望对所有新演示文稿都应用原始默认设计，可以重命名blank.pot文件或删除它。
13、在PPT中替换或者添加幻灯片模板
如果想要替换或添加幻灯片母版，可以选择“视图”→“母版”→“幻灯片母版”。然后单击“幻灯片母版视图”工具栏中的“设计”按钮。如果要替换演示文稿中的选定母版，而不是所有的母版，那则在左侧的缩略图选择母版。接着在“幻灯片设计”任务窗格中，指向所需要的模版，单击箭头。然后如果要使用新设计模版的母版替换所选定的母版，请单击“替换所选设计”；如果想要使用新设计模版的母版替换所有的当前母版，请单击“替换所有设计”；要在演示文稿中添加新的设计模版和母版，请单击“添加设计方案”。
6、PPT里文字内容的获取
1、在窗口界面下转换文件
在窗口界面下转换文件比较直观，这适合于大多数用户。
首先启动“CZ-Ppt2Txt For MS PPT ”后，在“Manual Convert”标签页下单击“Add Folders”，在打开的“Add Sub-Folders”对话框中单击浏览按钮，选择包含要转换的PPT文档的所在目录；如果要包含子文件夹请点选“Include Sub-folders”后的“Yes”项；最后单击“OK”返回主窗口。
接下来在主窗口中单击“Convert”按钮，在窗口下方将提示转换进程，稍后就会转换位于所选文件夹中的PPT文档为TXT文件（默认会创建同样主文件名的TXT文件）。
小提示：未注册版本每次只会转换所选位置下的前两个文件，如果你有很多PPT文档需要转换也并不难，将转换完成后的PPT文档移动到其他位置后再重复上述步骤，尽管麻烦了点，但绝对比你在PPT和word中来回使用“复制+粘贴”方法来的快捷得多！
转换完成后，将得到TXT文件在Word 中打开，编辑一下后打印出来即可。
2、自动监视并转换为文本
“CZ-Ppt2Txt For MS PPT”还可以自动监视保存在某个位置的PPT文档并立即转换为文本的功能，只要进行了合理的设置，每当我们向该位置存入一个新的PPT文件时，软件会自动捕捉到这一信息，并将其转换为文本文件。
进入“Folder Watcher”标签页下，单击“Add Watch”按钮开始添加监视器。在打开的对话框中单击“Source File Path”后的“浏览”按钮，找到要监视的文件夹；如果要将自动监视到的文件转换到另外的目录，请单击“Convert Files to”下面的浏览按钮设置一个存放位置。单击“OK”返回。
小提示：如果要自动监视子文件夹中的变化，请点击“Include sub-folder”后的“Yes”，但这个功能要求你的操作系统为Win2000或Win XP，对Win98等不起作用。
再单击主窗口中的“Start Watch”按钮启动监视功能，你将在列表中看到“Status”列下显示“Watching”，表明正在监视。
然后在PPT中创建一个新的演示文稿，并保存到上述设置的文件夹中，软件会自动捕获在这个位置中增加的PPT文件，并把它转换为文本文件。
3、以命令行方式转换文件
如果你想编写一个批处理文件来实现PPT到TXT的转换，那就要用到命令行方式了，命令的使用格式为：“CZ-PptZTxt [ /d ： [/s] [/h]”。
其中，“CZ-PptZTxt”是软件的主文件名；“/d ： ”用来表示将转换后的文件存放到何处（可以不放在原始文件相同的地方）；“/S”表示同时转换子文件夹中的文件；“/h”表示转换时不出现图形界面窗口。
例如，要把位于E盘下的所有PPT文档转换为文本，并自动存放在E：TXT文件夹中，则可以这样书写命令：“CZ-PptZTxt E：*.ppt /d：E：TXT /s”。
使用“CZ-Ppt2Txt For MS PPT”这个强大的转换工具，要将PPT作品变为文本文件，你可以在一分钟之内顺利完成。
7、Office PPT演示文字样式设置技巧
1、字的出现与讲演同步
为使字与旁白一起出现，可以采用“自定义动作”中按字母形式的向右擦除。但若是一大段文字，字的出现速度还是太快。这时可将这一段文字分成一行一行的文字块，甚至是几个字一个字块，再分别按顺序设置每个字块中字的动画形式为按字母向右擦除，并在时间项中设置与前一动作间隔一秒到三秒，就可使文字的出现速度和旁白一致了。
2、长时间闪烁字体的制作
在中也可制作闪烁字，但PPT中的闪烁效果也只是流星般地闪一次罢了。要做一个可吸引人注意的连续闪烁字，可以这样做：在文本框中填入所需字，处理好字的格式和效果，并做成快速或中速闪烁的图画效果，复制这个文本框，根据想要闪烁的时间来确定粘贴的文本框个数，再将这些框的位置设为一致，处理这些文本框为每隔一秒动作一次，设置文本框在动作后消失，这样就成功了。
3、目录式的跳转
利用字的跳转功能，可以建立页漂亮的目录。设置跳转时，建议不要设置字体的动作，而要设置字所在的边框的动作。这样既可以避免使字带有下划线，又可以使字色不受母板影响。具体操作为选中字框，单击右键，选劝动作设置”项，链接到所要跳转的页面。
4、为什么有的文件特别大
同样是一份六十页，四十张左右图片的文件，一个是4M左右，一个却近50M，这是怎么回事呢？经仔细检查，原来是因为一个用BMP图片，一个用JPG格式的图片。
在该文件中，由于原图片较大，存成BMP格式的作者，看一个文件就4M左右，将其在图片编辑器中缩了16倍（长宽各为原来的25％），结果BMP文件仅为200K左右。而用JPG格式的作者，看每个图片文件只不过120K左右，就直接在文件中插入，结果一个PPT文件中存一个JPG图片，其大小就变成了4.7M。所以用大小适中的BMP图片，可以使你做的文件不至于太大。
8、如何在PPT中快速插入多个图片 如果要往PPT中插入几十甚至几百张图片，并且要求每张图片插入到每张幻灯片页面上（即有几张照片就要有几张幻灯片），有说明简单的方法可以快速实现吗？
在这种情况下，我们可以借助PPT强大的宏功能，将多步操作合并为一步，批量插入图片。第一步：首先准备好图片，假设在C盘下面的Pictures文件夹内有60张jpg格式的图片，如“C：Pictures1.jpg”、“C：Pictures2.jpg”、“C：Pictures3.jpg”等，文件名是有序的数字。
第二步：启动PPT 2003，按下Alt+F11键打开Visual Basic编辑器窗口，点击“插入→模块”菜单命令，在弹出的代码编辑窗口中输入以下代码：
Sub InsertPic（）
Dim i As Integer
For i = 1 To ActivePresentation.Slides.Count
ActivePresentation.Slides（i）.Select
With ActiveWindow.Selection.SlideRange
.FollowMasterBackground = msoFalse
.Background.Fill.UserPicture “C：Pictures” & i & “.jpg”
End With
Next
End Sub 第三步：关闭Visual Basic编辑器窗口，上面的模块代码会自动保存。此时，连续按Ctrl+M键建立与图片数目相等（如：60）的多个空白幻灯片。按Alt+F8键打开宏对话框，选中我们上面建立的InsertPic宏，点击“运行”即可，60张图片很快就自动插入到幻灯片中了。
9、PPT中精美写真集的制作 利用PPT制作写真集为例，给大家说说一些使用PPT的技巧!首先是要制作写真集封面，封面制作的好坏，就尤如商品的包装，吸引人的明星写真，要做得名副其实!
1、启动PPT，在出现的“新建演示文稿”对话框中，选“空演示文稿”项。当然你也可以选择其他的格式，最重要的是你所选的格式必须合乎你心中的设计方案。
2、在出现的“幻灯片”选项中选取右下角的空白版式。自然你也可以选其他的版式。
3、单击“格式”菜单中“背景”项，通过下部的下拉框改变背景颜色（如渐变色和各种底纹图案等），选好后按“应用”按钮。如果你选择“全部应用”那么你所建立的所有的幻灯片将采用一种背景。
4、根据你个人爱好，插入一些图形、图片，如选择工具栏中的“插入剪贴画”按钮插入剪辑艺术库中的图案，你也可以选择“来自文件”将你喜欢的图片插入其中，然后调整他们的大小。
5、选菜单栏中的“插入/文本框”或相应按钮加入图片册名称等文字内容，并对字体、字号、文字颜色等进行调整。例如我录入的就是“我的偶像”这个名称，并对它进行了花边整理，还对它插入了背景音乐。
第二步制作写真册目录。光制作好了还不行，还要加个搜索功能。方便用户观看写真集。
1、按“新幻灯片”按钮加入一张空白页。
2、单击“文本框”按钮逐行加入各张图片的名称。
3、选中第一类图片名称的文字，然后单击菜单栏“幻灯片放映/动作设置”项，在弹出的“动作设置”窗口中执行如下操作：选“单击鼠标”标签，点中“超级链接到”选项，打开下拉列表，选中第一张图片所在的幻灯片，按“确定”按钮。
4、按同样方法，依次设定好其他目录内容与相应图片类的链接。
在你没有插入图片到幻灯片中的时候，你可以把这一页空起来，在你插入图片以后再来编辑这一页。
第三步就是制作写真集的内容
封面目录制作好之后，当然我们要做的是将选好的各张图片依此加入到图片册中，形成图片册的主体，不然的话我们的“影集”岂不是空有其名吗?其方法是：
1、单击菜单栏中的“插入/新幻灯片”或工具栏中相应按钮，加入一张空白幻灯片。
2、单击菜单栏“插入/图片/来自文件”，插入图片册中第一张图片，并调整图片大小。如果需要对图片的亮度、对比度等进行调整，可以调出“图片”工具栏，利用其中提供的工具即可进行。
3、用制作封面的同样方法，改变图片所在页的背景颜色，加入图形修饰和图片文字说明等，甚至你可以插入同样的画面，然后将此图片缩小并放置在角落，这样就有了画中画的效果了。当然，其他的效果只能根据你的创意而为之了。
4、重复上述1～3步，依次制作好其余各张图片页的内容及文字说明。直到你的图片完全的放到你的演示稿中为止。
这样，一本漂亮的个人图片册就做好了，你只需单击“幻灯片放映”按钮就可慢慢享受美妙的图画了。但是这样的演示文档你会满意吗?如果你还想进一步的优化它，接下来的就是给它一个完美的结束标识了。
最后就做一个写真集结束标识
1、在“插入/新幻灯片”中选择“空白”格式的幻灯片，单击“确定”。
2、在“插入/图片/来自文件”选择框中选择已设计好背景图片的文件名，单击“插入”按
钮。这时选择好的背景图片就出现在幻灯片上了。
3、调整好图片的大小，是图片刚好铺满整个空画面。选定图片框，在“编辑”菜单中选择“复制”，将图片放入剪切板中，我们后面的操作将反复使用到这幅图片。
4、用图片上的“裁剪”工具保留图片下部的一小部分，将保护的图片移出幻灯片外。（为方便后面的操作）
5、单击“编辑”菜单，选择“粘贴”，以下操作同第4条，保留图片的上部图片。这些图片将制约着滚动屏幕的出现和隐去区间。
6、选种最初放置的背景图，在屏幕下面的“绘图”菜单中选择“叠放次序”，单击“置于底层”，或右击鼠标，在弹出对话框行如上操作。此时，幻灯片上有了三幅图片：完整的背景图，上部图片和下部图片。
7、首先将完整的背景图在幻灯片上放好，然后将上部图片和下部图片在背景图片上拼放好，注意要看上去就好像是一幅完整的图似的。
8、单击“插入/文本框/文本框”，在文本框中输入要演示的文本。
9、先将文本框在“叠放次序”中“置于底层”，然后再将文本框“上移一层”。
10、决定文本框的动画方式：单击“幻灯片放映”，选择“自定义动画”，在动画效果中选择“从下部缓慢移入”，单击“确定”。
11、在放置文本框时，要注意将文本框的框底线放在背景图片的上部，如文本内容较长，尽管从幻灯片的上部伸出，多长都没有关系。
12、现在就可以按一下“幻灯片放映”的快捷键，看一看刚才制作的字幕如何，可以的话，就设置文本的字型、字号、颜色及动画的循环放映和配音等内容。
是不是很容易呢，大家只要按上面的步骤做做。呵。一个漂亮的明星写真就有了。
10、PPT文档动态数据图表的建立 为了加强PPT演示文稿的说服力，我们常常会在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下序列动画，让数据演示也动起来，则通常能达到吸引听众注意力，强化演示说服力的良好效果。
第一步：创建PPT图表
在PPT中，新建一张幻灯片，在“幻灯片版式”任务窗格设置“内容版式”为“内容”，然后切换到“幻灯片设计”任务窗格，为幻灯片选择一个恰当的设计模板。
单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进入图表创建状态，这时就可以直接将用于创建图表的数据填入数据表。填写好以后，单击图表外任意位置，完成图表的创建，创建好的图表效果。
小提示：创建图表时也可以从已有的excel表格中导入数据。方法是：选择“编辑→导入文件”命令，弹出“导入文件”对话框，选定数据文件后数据自动导入。
第二步：为图表设置序列动画
选中要设置动画的图表，切换至“自定义动画”任务窗格，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入→其他效果→渐变”命令。
单击“确定”后，再单击“自定义动画”列表中的“渐变 图表1”的下拉箭头，在下拉菜单中选择“效果选项”命令，如图2。
在弹出的“渐变”对话框中选择“图表动画”选项卡，然后单击“组合列表”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“按序列中的元素”项，如图3，单击“确定”按钮后就可以预览动画的效果了。
预览后可以进一步在“自定义动画”任务窗格中设置动画的速度等属性，以便达到完美的效果。
小提示：通过复制粘贴（或者插入对象）的方法导入的图表在ppt中做不出这种序列动画，若准备设置图表的序列动画，必须使用在PPT中直接创建图表的方法制作图表。
11、PPT幻灯片制作的几个技巧 你在使用PPT时，是否想过怎样做才能取得更好的效果？一些简单的法则，往往含义深刻，让人受益匪浅。
日本著名风险投资家盖川崎（Guy Kawasaki）（盖川崎，曾为Apple员工并创立过多家公司，现任风险投资公司Garage.com CEO，写过多本畅销商业书籍，日常接触许多创业者以及他们的商业计划书和演示。）最近提出了PPT演示的10--20--30法则：
演示文件不超过10页；演讲时间不超过20分钟；演示使用的字体不小于30点（30 point）。
10页
不要用很多的内容来使你的PPT显得很充实，10页足已，太多的内容让人更无法记住重点。
而如果你是写给VC（风险投资家），Guy Kawasaki建议要写出以下10个要点：问题、你的解决方案、商业模式、关键技术、市场推广计划、竞争、团队、业务预测及里程碑、现状及时间表、总结。
自己定义 结构更清晰
项目符号和编号对字体的醒目美观起了很大作用，但PPT默认的‘点’比较单调，我们能否自己动手，把需要的调出来？
提示：执行‘格式→项目符号和编号’命令，在‘项目符号项’或‘编号’中，选择你中意义的模板，或者单击‘自定义“’，就可以在新弹出对话框中选择多种多样的项目符号了。样式更加丰富，结构更清晰。
超级链接 内容更丰富
总感觉内容不够，万一客户想进一步看到详细的资料呢？ 提示：有枝叶、方有效。
首先，选超级链接的对象（文字、图形），单击‘幻灯片放映→动作设置’或‘自选图形、动作按钮’，选一种按钮，拖动出图形案钮，然后在‘动作设置’对话框中选‘超级链接’，选中要链接对象确定即可。如果更改选中对象，进入‘插入→超级链接”’，对‘插入超级链接’对话框内容修改并确定，若选‘取消链接’则超级链接就删除了。
20分钟
虽然你可能有只有1个小时，但投影可能就需要很长时间，此外观众可能会迟到或早退，何况与听众的互动与问答时间又如此重要，所以只说20分钟时间是个明智的选择，而且听众往往对于超过20分钟的演讲会分心和感到厌倦。
排练计时 精确把握时间
有时候，我们可能越讲越兴奋，到了最后时间不多，只好草草收场。怎样精确地把握时间呢？要获得时间的保证，可以在正式演示前自己预演几遍。进入‘幻灯片放映→排练计时’，可手动控制幻灯片的播放，自定义每张幻灯片的播放时间，非常方便。
快捷键 提速好帮手
放映开始时，利用屏幕左下角的视图按钮可以在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。
（1）按F5，就直接进入播放状态。
（2）默认状态下，按‘回车（空格）’是下一页（如用无线鼠标便于站立状态的演讲），‘←’是返回上一页，（3）Esc是返回普通视图状态。
（4）回答听者提问或者中场休息时，按B键（切入黑屏，再按一次就能恢复原状）。
30点字体
30点字体的话，在一页PPT里可放不下多少字。不过Guy Kawasaki认为使用大字体写更少的内容除了能够让听众看得更清晰之外，更重要的是这能够让你认真思考自己需要写出来的主要观点是什么，并能够更好地围绕这个关键点进行阐述和解释。
高亮对比 字体更醒目
字体大了，光线不够也不行。在演示时临时调整电脑设置吗？不用如此麻烦。在PPT中，采用高对比度来查看幻灯片即可。
首先进入windows的‘开始→设置→控制面板’命令，双击‘辅助选项’图标，在‘显示’选项卡上，选中‘使用高对比度’复选框，确定。然后在PPT的‘视图’菜单上，指向‘“颜色/灰度’，执行‘高对比度’命令。
注意：高对比度设置是为在普通及幻灯片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图，它仅是一种屏幕设置，不影响实际的演示文稿，也不应用于打印的演示文稿。
写得越多，内容越丰富，看起来就越有力吗？不然。关注整个PPT的‘逻辑主线’，在阅读的过程中思考每一张PPT在整个陈述中的作用，相互之间是如何沿着合理逻辑延展看来，将更丰富的数据、论据等内容作为‘附件’，让正文变得直接和简洁，在陈述中自然转出，突出重点，才是硬道理。
12、PPT中多媒体光盘的制作 PPT 2003可以将演示文稿、播放器及相关的配置文件直接刻录到光盘上，制作成一个具有自动播放功能的光盘，携带和使用非常方便。本文让我们来一起体验其实现过程。
因不同电脑的软件配置各有千秋，为了实现异地演示文稿的顺利播放，微软的PPT从97版开始都内置了演示文稿的打包功能。在PPT 2003中，这一功能得到了更大的改进和加强，它可以将演示文稿、播放器及相关的配置文件直接刻录到光盘上，制作成一个具有自动播放功能的光盘，携带和使用非常方便。下面就让我们来一起体验其实现过程：
首先启动PPT 2003，打开需要打包刻录的ppt文件。依次单击菜单命令‘文件→打包成cd’，弹出“打包成CD”对话框。如果您有多个演示文稿，可以单击“添加文件”按钮进行添加。
提示大家，在一般情况下，演示文稿的默认播放顺序是按照您添加文稿的先后顺序排列的，您还可以对播放顺序进行调整，方法为：先选定一个演示文稿，然后单击向上或向下的箭头直至将其调整到合适的位置。
这时候如果没有其他特殊的设置，您就可以在刻录机中放入空的刻录盘，然后直接单击“复制到CD”进行CD的刻录了。
提示：只有windows XP/2003操作系统内置了刻录功能，可以支持在PPT 2003中直接把演示文稿刻录成CD，其它低版本的操作系统只能把演示文稿打包后使用Nero等刻录软件进行CD的刻录。
如果您对系统默认的设置不满意，还可以按“选项”按钮进入选项界面，在这里可以进行一些个性化设置：
1、在演示文稿的播放方式中有四种选项，分别是“按指定顺序自动播放所有的演示文稿”，即打造一张按指定顺序播放的CD；还有“仅自动播放第一个演示文稿”、“让用户自动选择要浏览的文稿”、“不自动播放CD”等其他三种个性化设置。
2、如果您在PPT文档中使用了比较“另类”的字体，为保证在不同电脑上的顺利使用，您必须勾选“嵌入的TrueType字体”项。
3、为了保证PPT演示文稿的安全性，您可以在“帮助保护PPT文件”中分别设置打开或修改文稿的密码，按提示分别输入密码两次后确定即可。可要好好包管您的密码噢，不然前面的辛苦就白费了。
相关的设置全部完成后，最后的工作当然还是如前所述单击“复制到CD”就大功告成了。
13、如何将PPT转成Flash格式 教学，演示等场合下我们都使用ppt演示文件。但PPT格式文件也有一定的缺点，如可随便被人修改，在跨平台使用上不是很方便等。相比这下，Flash就没有这方面的问题，而县域，Flash还能方便的直接嵌入网页，邮件中展示，让创意，方案等可以直接在网站和邮件上与人共享，同时单文件也方便网络传输。isping PPT to slash converten这个免费软件就能帮助你将PPT
文件转换为flash文件。
首先下载ispring 的免费版本并进行安装。ispring是以PPT插件的方式工作的，安装成功后启动PPT将会发现PPT上新增加 了一个ispring Converter的选项卡。里面的工具栏很简洁，只有五个按钮。通过直接点击inser flash按钮，还可以在你的PPT文件中快速插入swf格式的flash文件，让你的演示文稿更加生动。
打开要转换为flash格式的ppt文件，然后再点击quick publish，ispring就会将当前的PPT文件按默认配置快速转换为flash格式，并弹出一个信息框显示转换进度。转换成功后会自己打开相应的输出文件夹并自动播放转换好的flash文件。转换的效果不用担心，转换后幻灯片的各种切换效果和链接都能完整的保留下来，幻灯片里的音频和视频文件也会乍动嵌入到flash文件里去，文件的体积也有一定的减小。若是通过点击publish按钮来转换，则在转换前ispring会弹出一个对话框让你详细设置转换选项。如果指定保存生成flash的文件夹或发布到sildeboom网站上，转换全部片还是当前幻灯片，是否生成相应的html网页和循环播放，背景色和时间间隔等。
14、Word文档转换为PPT演示文稿的方法 许多人习惯在PPT环境中制作幻灯片。如果你手头有一个现成的Word文稿讲义，就能变成PPT演示文稿，而不用打开PPT重新输入文字。因为Word和PPT两个软件早为你考虑周到了，只需几下简单的操作，一篇Word文档即可轻松转换为PPT演示文稿。
本文提供两种方法供您选择。
1、导入Word文档
（1）先在Word的大纲视图下，创建一个Word大纲文件，存盘；
（2）然后打开PPT程序，单击菜单栏上的‘插入’，选‘幻灯片（从大纲）’，在打开的插入大纲对话框中选中刚才存盘的Word大纲文档，单击‘插入’，这样，Word大纲文档就变成了PPT演示文稿。
二者的关系是：Word大纲文档的一级标题变为PPT演示文稿页面的标题，Word大纲文档的二级标题变为PPT演示文稿页面的第一级正文，Word大纲文档的三级标题变为PPT演示文稿页面第一级正文下的主要内容，其余依次类推。
这种转换方法要求你在Word大纲视图下编辑文档，对于习惯于Word页面视图的朋友来说
有些不太方便，那么请看下法。
2、直接创建演示文稿
如果你在Word的页面视图下已写好了内容或者是以前用Word编的一篇文章，想把它们制成幻灯片，可以在Word中应用‘样式’和快捷键来直接创建演示文稿。
先解释一下什么是样式：样式是Word中早就有的功能，只不过我们很少用到它，使用样式功能可以使文档的创建和管理易如反掌。样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着‘正文’两个字。点击右侧的向下箭头，会出现‘标题
1、标题
2、标题3……正文’等内容。按住‘Shift’键的同时点击向下箭头，看看会出现什么情况?
先把你认为要作为一张幻灯片标题的地方选中，然后选择‘标题1’，其他也依次类推。然后在菜单栏上选择‘工具/自定义’，再在弹出的对话框中选‘命令”’选项卡，从左窗口中选‘所有命令’，从右窗口中找到“‘Present It’命令。用鼠标左键按住并拖动‘Present It’至Word的菜单栏或工具栏均可。
用此快捷键可直接调用PPT程序，并把当前的Word文档直接转换为PPT演示文稿，以大纲视图显示。点击‘Present It’后你会发现，用标题1样式定义过的标题全都作为独立的一页幻灯片。如果你没给Word文档定义样式，点击‘Present It’后，PPT会把文档的每一段落作为一张幻灯片，是不是很简单啊，以后你尽可以在你习惯的Word下编排文章，然后轻松地转为PPT演示文稿。
当然，你也可以把任何以前的Word文档或你找来的文章转换为你需要的PPT演示文稿。文稿转换好了以后，剩下的修饰想必你肯定自己会料理了。
3、引用
把一篇现成的Word文稿变成PPT演示文稿，而不用打开PPT重新输入文字，方法如下： 在Word的页面视图下已写好了内容的一篇文章，想把它们制成幻灯片，就可以在Word中应用‘样式’和快捷键来直接创建演示文稿。
样式工具栏就在操作界面的左上端，通常都写着‘正文’两个字。点击右侧的向下箭头，会出现‘标题
1、标题
2、标题3……正文’等内容。您还可以按住‘Shift’键的同时点击向下箭头，可显出所有样示内容。
具体操作是：（1）定义样式
选定你要作为幻灯片标题的内容，按住‘Shift’键的同时点击样式工具栏右边的向下箭头，选‘标题1’，然后再选此标题下的所有内容，相同的操作选‘标题9’（注：选不同的标题，字体的大小样式会不同，这要根据你的需要来选择），这些内容会出现在同一张幻灯片中。你word文档中的标题可能不只一个，如何把下一个标题显示在下一张幻灯片中，方法上。……直到你把所有的内容编辑好为至。
注：如果你没给Word文档定义样式，PPT会把文档的每一段落作为一张幻灯片。我们一般不希望这样，最好定义样式。
（2）发送ppt 执行‘文件→ 发送→ Microsoft Office PPT’命令，系统自动启动PPT，并将上述字符转换到幻灯片中。
（3）修饰
这时每张幻灯片上的文字还带着word排版中的样式，段间距较大，已超出幻灯片范围，此时可以选中文字，点击‘格式→ 行距’菜单，将‘段前、段后’中的数值改小一些，如‘13改为3’，间距设为1。修饰一下，直到你满意了为止。
也可按如下方法调节：选中文本框左下端的‘自动调整选项’下拉菜单进行调整，压缩为一张幻灯片，或者拆分为两张幻灯片。
保存PPT模板文件的正确方法：
1、在菜单栏，选中‘文件’下的‘另存为’；
2、在打开的界面中进行如下设置：‘保存位置、文件名’；
3、‘保存类型’选择‘演示文稿设计模板’，然后点保存（扩展名是‘××.pot’）。
PPT文件转换为Word文档的方法
word 转换为ppt，也许你很容易做到，但是反之把PPT转换为Word你知道吗?我之前一直用一个很笨的方法，就是把里面的文字一段一段粘出来。文字少了还好说，要是文字多了，那个工作量就可想而知了......PPT 2003 中的转换
大家可能最为常用的是下面这种方法：
1、首先打开需要转换成中文Word文件的中文PPT文件，然后鼠标左键依次选择“文件→
发送→Microsoft Word”命令项。
2、完成选择之后，系统首先会出现“撰写”对话框，此时应当在“在Microsoft Word使用的版式”栏中选择一种版面的配置，然后在“将幻灯片添加到Microsoft Word文档”栏中选择将中文PPT的幻灯片转换到中文Word文件时的变化方式。
3、完成上述选择之后，接着使用鼠标左键单击“确定”按钮，即可启动中文Word，然后自动实现将中文PPT文件转换到中文Word文件中，此时只需要在中文Word中稍微进行一些修改，即可完成转换工作。
PPT 2007 中的转换
在Microsoft Office PPT 2007版中，这个功能依然没有得到改善。只是在“发送”里面却找不到Microsoft Word命令项了。
PPT 2007中的“发送”没有了转换为Word 的选项
微软Office 2007 的最大的失败就是对界面的改变，他几乎完全颠覆了我们使用多年的习惯，但是当你逐步了解了之后却又发现，根本没有实质性的改变，这也是为什么更多的网友不愿意接受Office 2007的理由之一。
Microsoft Word命令项的确被转移了地方，点击“发布”——点击“使用Microsoft Office Word创建讲义”菜单。
发布中的创建Word 讲义
与PPT 2003一样的对话框，甚至没有任何修饰，那么这个能实现PPT到Word 的转换吗?显然他与PPT 2003 转换的效果是一样的，也以为着这一功能没有得到任何提升。同样是微软的办公平台，在互换上怎么就这么难? 一般细心的用户可能会在制作PPT的时候，首先使用Word创建文档，一式两份，这样以备不时之需，看来也是惧怕万一有人需要Word 文档，你再整理可能就会抓瞎。
说了这么多，究竟有没有什么方法能够完美将PPT转换为Word文档?我只能遗憾的告诉你，目前还真是没有什么完美解决方案。所谓的完美，当然是转换的文档你几乎不用修改就能使用。
应用程序完美转换PPT 到Word 文档
方法很简单，就是你把下面这段代码文字复制到windows 文本中，将文件保存为.vbs生成一个可执行程序。保存在任何一个地方，比如桌面。
'绑定到本地计算机
strComputer = ”.“ '如果发生错误，继续执行 on error resume next Set objWMIService = GetObject（”winmgmts：“ _ & ”{impersonationLevel=impersonate}!“ & strComputer & ”rootcimv2“）
msgbox ”此脚本可以批量将ppt文件中的文本转换为word文件。图片、表格等内容则自动跳过“ & vbcrlf & ”使用时请把所有要转换的ppt文件复制到目录c：下。双击运行此文件即可。“ & vbcrlf & ”运行此脚本需要本机上安装了office“
'创建一个word对象
Set objWord = CreateObject（”Word.Application“）'创建一个ppt对象
Set pptApp = CreateObject（”PPT.application“）'获得c：目录下的文件集合Set FileList = objWMIService.ExecQuery _（”ASSOCIATORS OF {Win32_Directory.Name='c：'} Where “ _& ”ResultCla = CIM_DataFile“）
For Each objFile In FileList '如果文件的扩展名是ppt If objFile.Extension = ”ppt“ Then pptApp.visible = true '打开这个ppt文件
Set pptSelection = pptApp.Presentations.Open（”c：“ & objFile.FileName & ”.“ & objFile.Extension）
'如果想让脚本处理得快些，把下面一行改为“objWord.Visible = false”，不推荐。objWord.Visible = true '新建一个word，以保存ppt中的文本 Set objDoc = objWord.Documents.Add（）Set objselection = objWord.Selection '从ppt的第一页开始循环。Slides.Count即幻灯片的数量
For i = 1 To pptSelection.Slides.Count '从每一张ppt的第一个文本框开始循环，Shapes.Count，即每张幻灯片中文本框的数量 For j = 1 To pptSelection.Slides（i）.Shapes.Count '如果是每页的第一行，就按标题处理，变成黑体字
if i =1 then objSelection.Font.Name = ”黑体“ '把文本框中的文字添加到word中
objSelection.TypeText pptSelection.Slides（i）.Shapes（j）.TextFrame.TextRange.text objSelection.TypeParagraph（）objSelection.Font.Name = ”宋体“ end if objSelection.TypeText pptSelection.Slides（i）.Shapes（j）.TextFrame.TextRange.text '加一个回车
objSelection.TypeText vbcrlf Next next '关闭这个ppt文件 pptSelection.close '保存word文件。
objDoc.SaveAs（”c：“ & objFile.FileName & ”.doc“）'如果不需要关闭word，把下面这一行删掉 objDoc.close '如果不想弹出消息框，把下面这一行删掉
msgbox ”转换后的word已保存在c：“ & objFile.FileName & ”.doc“ else '没有ppt文件
'msgbox ”错误：c：下没有发现ppt文件！“ End If Next
pptApp.quit 怎样使用程序将PPT转换为Word 文档? 将你需要转换的PPT文档放到C： 的根目录下，双击我们刚才生成的.vbs 程序，弹出下面的对话框，点击“确定”。就会自动打开一个已经生成的Word 文档，弹出对话框，点击确定。
这个程序无需安装，直接运行，文件也小。在转换前最好将之前打开的Word 和PPT程序关闭。
15、根据Word大纲创建PPT演示文稿
1、准备工作
使用 Office Word 2003 和 Office PPT 2003 创建（它们都是 Microsoft Office 2003 中的程序）的。这些技巧应该同样对这两个程序的两个最新版本都有效，但我还未对它们进行测试。对此进行介绍后，我们将继续完成本文的其余内容。
2、开始
根据Word 内容创建 PPT 的完整演示文稿。
Microsoft 提供了一种根据 Word 文档创建 PPT 演示文稿的简便方法。执行Word 的“文件→发送→Microsoft Word”命令项。此操作将打开 PPT，其中的基本演示文稿包含 Word 文档中所含的文本元素。
PPT 仅接受 Word 文档中容易区别的‘格式样式’，这类格式将自动转换为 PPT 的‘标题、文本、项目符号项’。
3、练习
创建一个示例 Word 大纲来说明这一点。打开 Word 并键入以下内容： 幻灯片
1、第1行、第2行、第3行。
保存该文档，在Word中“文件→发送→Microsoft Word”命令项。PPT 将在后台打开，并为您提供至少四张幻灯片，这些幻灯片的标题与文档中的四行一致，这不是我们需要的结果！
4、正确方法
关闭 PPT 并返回到 Word 文档。
选择包含字词‘幻灯片 1’的第一行。
在‘格式’工具栏上的‘样式’列表中，单击‘标题 1’（或单击‘样式和格式’任务窗格中的‘标题 1’）。
如果看不到‘格式’工具栏，请在‘视图’菜单上指向‘工具栏’，然后单击‘格式’。同样，选择剩余的三行，然后单击‘样式’列表中的‘标题 2’样式。保存 Word 文档。
在‘文件’菜单上，指向‘发送至’，然后单击‘Microsoft Office PPT’。
如果按照所有步骤正确执行，您将发现 PPT 已经创建了一个幻灯片演示文稿，其文本区中有一个标题和三个项目符号，这与传统的演示文稿完全一致！
对于所有内容，可以使用‘标题 1’和‘标题 2’样式在 Word 中分别创建多个标题和项目符号。它们随后将转换为 PPT 演示文稿中的多张幻灯片。
5、其他选项
我们刚了解到，Word 到 PPT 转换是将 Word 样式转换为 PPT 元素。‘标题 1’样式转换为 PPT 中的‘标题文本’名称。
同样，‘标题 2”’样式转换为一级项目符号。标题 3 成为二级项目符号（子项目符号）。标题 4 成为三级项目符号（子项目符号的子项目符号），依此类推。
注意：Word 文档（已应用样式）中设置了‘正文’样式的所有文本都不会导入到 PPT 中。更改 Word 格式的一种快捷方式是对整个文档应用‘标题 2’样式。之后，对想指定为‘PPT 内的标题文本’的任何文档部分应用‘标题 1’样式。
16、幻灯片版式 16.1简介
幻灯片版式是Power Point软件中的一种常规排版的格式，通过幻灯片版式的应用可以对文字、图片等等更加合理简洁完成布局。
版式有‘文字版式、内容版式、文字板式、内容版式与其他版式’这四个版式组成。通常软件已经内置几个版式类型供使用者使用，利用这四个版式可以轻松完成幻灯片制作和运用。
16.2应用幻灯片版式
在‘格式’菜单上，单击‘幻灯片版式’。在普通视图的‘幻灯片’选项卡上，选择要应
用版式的幻灯片。在‘幻灯片版式’任务窗格（任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）中，指向所需的版式，再单击它。
还可以从任务窗格中插入新幻灯片。指向幻灯片要使用的版式，再单击箭头，然后单击‘插入新幻灯片’”。
‘版式’指的是幻灯片内容在幻灯片上的排列方式。版式由：占位符（占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）组成，而占位符可放置文字（例如，标题和项目符号列表）和幻灯片内容（例如，表格、图表、图片、形状和剪贴画（剪贴画：一张现成的图片，经常以位图或绘图图形的组合的形式出现。））。标题、项目符号列表的占位符组成的基本版式。
每次添加新幻灯片时，都可以在‘幻灯片版式’任务窗格（任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）中为其选择一种版式。版式涉及到所有的配置内容；但也可以选择一种空白版式。
1、使用自动版式
如果您插入了不适于原始版式的项目，Microsoft PPT 会自动调整该版式。例如，如果使用的版式只有一个用于存放内容（如表格）的占位符，插入一个表格后再插入一张图片时，版式会自动调整，添加一个用于存放图片的占位符。如果您不喜欢新版式，可以使用显示于幻灯片底部右侧的‘自动版式选项’按钮来撤消它。
2、重排版式
可以将版式中的占位符移动到不同位置，调整其大小，以及使用填充颜色和边框设置其格式。此方式适用于幻灯片和备注页（备注页：将作者备注显示在幻灯片下方的打印出的页面。）；而在讲义（讲义：演示文稿的打印版本，它可以在每页中包含多个幻灯片并给听众注释留出空间。）上，只能更改页眉和页脚占位符。同样，也可以在单个幻灯片、备注页或幻灯片母版：存储有关演示文稿主题和板式信息（包括背景、颜色、字体、效果、占位符大小及位置）的主幻灯片。）、备注母版（母版：定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的幻灯片视图或页面）。每个演示文稿的每个关键组件（幻灯片、标题幻灯片、演讲者备注和听众讲义）都有一个母版。）、讲义母版上进行这些更改。为保持整篇演示文稿的一致性，最好更改母版。
如果在备注页或幻灯片上调整了占位符，然后又希望恢复到其原始版式，可以重新应用原
始版式。如果删除了母版上的占位符，可以使用‘格式’菜单上的‘母版版式’命令恢复其原始占位符。
3、打开或关闭自动版式
在‘工具’菜单上，单击‘自动更正选项’。单击‘键入时自动套用格式’选项卡。在‘工作时应用’之下，选中或清除‘用于插入对象的自动版式’复选框。
还可以通过使用‘自动版式选项’按钮 关闭此选项，为幻灯片应用自动版式后将在右侧显示该按钮。单击该按钮，再单击“停止插入对象的自动版式”。
4、对幻灯片重新应用版式和字体
如果已经更改幻灯片上的占位符（占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）或字体，那么可以从幻灯片母版（幻灯片母版：存储有关演示文稿主题和板式信息（包括背景、颜色、字体、效果、占位符大小及位置）的主幻灯片。）重新应用占位符属性和字体。
在普通视图中显示幻灯片。在‘格式’菜单上，单击‘幻灯片版式’。指向幻灯片使用的版式类型（如‘文字’或“‘文字和内容’；指向版式类型时，工具提示中会显示版式名称），再单击箭头，然后单击‘重新应用样式’。
5、设置相册中的版式和设计选项
打开要进行更改的相册。在‘格式’菜单上，单击‘相册’。在‘设置相册格式’对话框的‘相册版式’之下，执行下列操作之一： 如果要在相册的幻灯片中选择图片和文本框的版式，请选择‘图片版式’列表中的版式。如果选择‘适应幻灯片尺寸’作为图片版式，则不能添加或更改相框形状和设计模板。如果要为图片选择相框形状，请在‘相框形状’列表中选择一个形状。如果要为相册选择设计模板，请单击‘浏览’，然后在‘选择设计模板’对话框中，定位要使用的设计模板，再单击‘选择’。单击‘更新’。
6、撤消自动版式
应用自动版式后，将在幻灯片的右下角显示‘自动版式选项’按钮。
单击‘自动版式选项’按钮，再单击‘撤消自动版式’。
若要关闭自动版式，请在按钮菜单上单击‘停止插入对象的自动版式’。
16.3更改备注和讲义的版式
1、更改单个备注页的版式
在‘视图’菜单上，单击‘备注页’。在‘格式’菜单上，单击‘备注版式’，再执行下列任何操作： 若要显示或删除幻灯片占位符（占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。），请选中或清除“幻灯片图像”复选框。若要显示或删除正文占位符，请选中或清除‘正文’复选框。单击‘确定’。若要调整占位符的大小或重新定位占位符，请单击幻灯片或备注区域以显示占位符，再执行下列任何操作：若要调整占位符的大小，请指向尺寸控点（尺寸控点：出现在选定对象各角和各边上的小圆点或小方点。拖动这些控点可以更改对象的大小。），当指针变为双向箭头时，拖动该控点。若要重新定位占位符，请指向它，当指针变为四向箭头时，将占位符拖动到新位置。
若要再恢复原始占位符及其属性，请在“格式”菜单上，单击“备注版式”，再单击“重新应用母版”。
2、更改所有备注或讲义的版式
在“视图”菜单上，指向“母版”，再单击‘备注母版’或‘讲义母版’。在母版（母版：定义演示文稿中所有幻灯片或页面格式的幻灯片视图或页面。每个演示文稿的每个关键组件（幻灯片、标题幻灯片、演讲者备注和听众讲义）都有一个母版。）上，请执行下列任何操作： 若要调整占位符（占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）的大小，请单击占位符（或要更改的幻灯片区域），再指向尺寸控点（尺寸控点：出现在选定对象各角和各边上的小圆点或小方点。拖动这些控点可以更改对象的大小。），当指针变为双向箭头时，拖动该控点。若要重新定位占位符，请单击占位符（或要更改的幻灯片区域），当指针变为四向箭头时，将占位符拖动到新位置。若要删除占位符，请单击占位符，再按 Delete。若要更改讲义的每页幻灯片个数，请在‘常用’工具栏上单击‘打印预览’。单击‘打印内容’列表中的箭头，再单击所需的讲义类型。
如果要在母版上重新插入删除的占位符，请在母版视图上执行下列操作：在‘格式’菜单上，单击‘备注母版版式’或‘讲义母版版式’。然后，在‘占位符’之下，选中已删除的占位符的复选框。
16.4关于标题母版
可使用标题母版（标题母版：存储设计模板中属于标题幻灯片样式的信息的幻灯片，包括占位符大小和位置、背景设计和配色方案。）更改演示文稿中使用‘标题幻灯片’版式（版式：幻灯片上标题和副标题文本、列表、图片、表格、图表、自选图形和视频等元素的排列方式。）的幻灯片。
‘标题幻灯片’版式可在‘幻灯片版式’任务窗格（任务窗格：Office 程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。）中使用并且是显示的第一个版式。
1、‘标题幻灯片’版式
‘标题幻灯片’版式包含标题、副标题及页眉和页脚的占位符（占位符：一种带有虚线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。）。可以在一篇演示文稿中多次使用标题版式以引导新的部分；也可以通过添加艺术图形、更改字形、更改背景色等诸如此类的方法，使这些幻灯片与其他幻灯片在外观上稍有不同。可以更改标题母版并在所有标题幻灯片上看到所做的更改。
若要查看标题母版，请显示母版视图。可以像更改任何幻灯片一样更改标题母版。
在母版视图中，单击左侧的标题母版缩略图以显示标题母版。
可以更改标题、副标题和页脚文本（如幻灯片编号和日期）的字形。
可以更改占位符位置、格式和大小。
向标题幻灯片中添加艺术图形或仅更改标题幻灯片的背景或配色方案（配色方案：作为一套的八种谐调色，这些颜色可应用于幻灯片、备注页或听众讲义。配色方案包含背景色、线条和文本颜色以及选择的其他六种使幻灯片更加鲜明易读的颜色。）。
如果在母版视图中看不到标题母版，可以从‘幻灯片母版视图’工具栏插入。
默认情况下，标题母版会从幻灯片母版（幻灯片母版：存储有关演示文稿主题和板式信息（包括背景、颜色、字体、效果、占位符大小及位置）的主幻灯片。）继承一些样式，如字体和字号。但是如果直接对标题母版做了更改，这些更改会一直保留下去，不会受幻灯片母版更改的影响。
2、在同一演示文稿中使用纵向和横向版式
默认情况下，幻灯片版式设置为横向。
3、将要设置为纵向的幻灯片移动到新演示文稿文件中。
操作方法：在普通视图（视图：显示演示文稿内容并给用户提供与其进行交互的方法。）的‘幻灯片’选项卡中，选取要更改的幻灯片。在‘编辑’菜单上，单击‘剪切’。打开一个新的空白演示文稿。在‘编辑’菜单上，单击‘粘贴’。
4、更改演示文稿中幻灯片的方向。
操作方法：在‘文件’菜单上，单击‘页面设置’，再在‘幻灯片’的‘方向’下单击‘纵向’。保存新的演示文稿。
5、创建从原演示文稿到新演示文稿的链接。
操作方法：选取要链接到新演示文稿的文本或对象。在“‘幻灯片放映’菜单上，单击‘动作设置’。单击‘超链接到’，再单击列表中的‘其他 PPT 演示文稿’。浏览到新演示文稿并单击‘确定’。
6、创建从新演示文稿回到原演示文稿的链接。
操作方法：选取单击后可返回到原演示文稿的文本或对象。在‘幻灯片放映’菜单上，单击‘动作设置’。单击‘超链接到’，再单击列表中的‘其他 PPT 演示文稿’。浏览到原演示文稿并单击‘确定’。在‘幻灯片标题’列表中，选择要链接到原演示文稿的幻灯片标题，再单击‘确定’。
7、保存这两种演示文稿文件。
注释：必须总是使用两种演示文稿文件放映幻灯片，并且这两种演示文稿文件必须保存在设置链接时浏览到的相同目录下。
对备注页重新应用版式 在‘视图’菜单上，单击‘备注页’。如果没有显示所需的备注页，请前后滚动以显示该页。在‘格式’菜单上，单击‘备注版式’。单击‘重新应用母版’复选框。
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