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销售企业内控建设在ERP环境下的新思考
作者： 田中山2009-07-27
健全有效的内控体系是建立现代企业制度，确保企业顺利实现经营目标的重要保证。近年来，中国石化以ERP为主线的信息化建设，将IT技术渗透到整个管理系统，实现了企业资源和信息的高度集成，为企业运行决策提供了系统化的管理平台，显著提高了企业的管理效率，但同时也在一定程度上改变了企业的内控环境，对传统的管理思维和内控活动产生着内在而深刻的影响。
ERP与内控有机融合自2003年以来，中国石化推广实施《内部控制手册》，销售企业的内控工作由“认识内控”到“认同内控”、“对标内控”稳步深入推进，对全面协调企业经营发展、提升精细化管理水平起到了重要作用。与此同时，传统的内控体系运行效率相对较低、人为干扰因素影响较大、检查监督成本相对偏高等局限性也日益凸显。
集团公司部署推进的以ERP为主线的信息化建设，为企业内部控制提供了新的工具和手段。ERP与内部控制具有共同的管理目标和管理思想，为二者有机融合提供了基础和条件。
1.ERP与内控体系建设相融合，有助于提高内部控制的执行效率与效果。提高企业运营的效率和效果是内控与ERP的共同目标。在ERP环境下，实现了供应链上信息流、资金流和物流的高度集成，有效克服了石油销售企业经营网点多、地域分布散的障碍，极大地增强了经营、商品、资金、资产等经营要素的可视化和透明度，在一定程度上实现了对各要素的实时动态监控，有利于对业务流程中出现的错误或异常情况及时处理。通过ERP与内控建设的有机融合，大部分在传统控制体系中通过账、表、单、卡来进行的控制措施，在ERP环境下，可由相应的定制程序功能代替，同时消耗的时间和人力大大减少，有效提升了内控体系的经济性和运作效率。
2.ERP与内控体系建设相融合，有助于加强内部控制的信息共享与沟通。信息与沟通是实施内部控制的重要条件，ERP与内部控制共同体现了流程化的管理思想。ERP环境下，改变了传统的业务、财务等职能划分，增大了财务管理的开放性，部分会计核算职能前移到业务部门，进一步促进了企业管理模式由传统的以职能为中心向以流程为中心的转变。ERP与内控建设有机融合，通过对企业信息的深度挖掘和应用，可为企业计划、决策、控制与经营业绩评价提供全方位和系统化的信息管理平台，促进
信息的有效共享和使用。
3.ERP与内控体系建设相融合，有助于强化内部控制的风险评估与管理。风险评估是实施内部控制的重要环节。内部控制的核心就是通过对业务流程的分析，识别出影响企业目标实现的各种风险，通过业务流程控制点和权限设置，控制风险的发生。对于企业外部的风险，通过ERP系统与各个子系统有机结合以及高度集成，可非常方便地提供各项查询功能，掌握企业的真实状况，对业务实现动态监控，及时评估风险并纠偏。ERP与内控建设有机融合，可在ERP系统中体现并固化内控要求，最大限度地提高内控对风险点的监测控制覆盖面；并以风险管理为纽带，从企业整体协调的角度优化业务流程，使企业运作更加程序化、标准化，规范化，更加有效地实施风险管理。
4.ERP与内控体系建设相融合，有助于规范内部控制的监督与检查。监督检查是实施内部控制的重要保证。中国具有人情文化厚重的社会背景，在内控执行和检查过程中往往很难完全消除人为干扰因素，而一旦在内控执行和检查中出现了“抹不开面子”的情况，内控的真实性和有效性就会大打折扣，也就必然会给企业埋下风险隐患。ERP与内控建设有机融合，可以为上级公司实现持续远程监控提供客观、科学的标准，使内部监控以翔实的记录为依据，以科学制定的计划为准绳，并持续动态地贯穿于企业日常业务循环中，有效杜绝“人情”控制，防止内控体系成为“筛子”，某些控制点成为“盲区”的现象发生。
所面临的突出问题
ERP系统与内部控制的有效融合，是内部控制的革新，ERP给内部控制带来了新的方法，但同时也带来了一些新的问题和风险。
1.ERP环境下的管理思维有待适应转变。ERP建设既是技术的实施，更是管理的革命。ERP系统打破了原有部门的条块分割，使得每个部门、每个岗位都成了业务流程链中的一个环节，对部门之间、岗位之间的权责划分和协调沟通提出了新要求，这在一定程度上改变了企业原有的管理运行模式和风格。在当前实际运作中，部分员工甚至包括管理层还未全面认识ERP带来的先进管理理念，还不熟悉ERP系统的结构和运作要求，还未真正树立以风险控制为导向、以供应链管理为核心的控制思想，ERP系统操作能力还有待进一步培训和提升，这在一定程度上影响了ERP环境下的内控运转效率和运行效果。
2.ERP环境下的内控要求有待固化完善。ERP系统功能模块的应用与企业管理需求、内部控制的衔接需要一个磨合适应的过程。目前销售企业中部分省市公司上线时间还不长，对ERP的应用还停留在初级阶段，ERP的管理控制功能还未充分发挥，部分系统功能还有待进一步开发拓展。如现有ERP系统对销售环节的三个重要控制点：量价管理、资金管理和客户管理中，还难以实现省级公司对市级公司针对不同客户、不同价格的总量限制，对加油站基本销售环节的销售数量的核对还是空白点。
3.ERP环境带来了新的内部控制风险。从ERP与内部控制的关系来看，ERP既是内部控制的有效工具和手段，又是内部控制的对象和客体。ERP作为一种技术手段，由于人的因素导致内控失灵的现象在引入ERP后也会同样存在，同时ERP的引入也给企业内控体系带来很多具有IT技术特点的新情况和新风险。一是信息生成的控制风险，二是信息传递的控制风险，三是ERP系统设备和网络的控制风险。
完善体系的几点建议
如何适应企业经营管理模式的变化，完善ERP环境下的内部控制，建设形成一个有效的多维、多视角、跨时点的监控体系，促进内部控制从传统的点对点的管理走上全面、一体化的控制，建议从以下几个方面完善对策。
1.以价值导向为核心，树立“三零”内控理念。ERP环境下，内部控制的主体仍然是人，要完善企业内控体系，前提还是要解决好人的观念问题。ERP环境下，要以企业价值最大化为目标，在企业上下牢固树立“零风险经营、零事故生产、零缺陷管理”的内控理念，本着文化融入的原则，通过企业文化建设和人员培训，转变干部职工陈旧的管理思维，打造适应ERP先进理念要求的优秀管理团队和技术过硬的操作队伍，进而建立完善系统、规范、高效的内控机制，实现动态、全程、立体的全面风险管理。2.以“四化”建设原则为指导，推进流程管理。ERP环境下，完善的内控体系应立足于系统化、战略化、人本化、规范化的建设原则，实现井然有序、协调高效、无缝衔接的流程化管理。“系统化”就是要实现集成管理，通过对ERP、内控制度以及其他现代管理工具的集成应用，实现“整体大于部分之和”的系统功能；“战略化”体现的是前瞻、有序的管理思维，要本着超前预警、有效规避的原则完善管理体系，而非只顾眼前的“救火式”管理；“人本化”就是以人为本，将“以人为中心，尊重人的价值，重视人的作用”作为企业文化和推动内控的主调；“规范化”就是通过内控与ERP建设、强化“三基”的有机结合，推动内控体系的文本化、标准化，形成统一、规范和相对稳定的企业制度体系。
3.以科学实效为原则，抓住关键控制环节。完善内控体系必须与企业实际相结合，既要全面更要抓住关键环节。在ERP环境下，对石油销售企业来说，要通过对ERP的深化应用，以“管住经营、管住物流、管住资金、管住资产、管住费用、管住投资”六个“管住”为重点，强调两个控制：一是事前的“硬”控制。事前控制包括预算控制和授权控制。通过预算控制将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准，并落实到相应的责任单位或责任人；通过授权控制在不相容职务分离的原则上
对权限和访问进行控制，确保不同部门和岗位之间权责分明，相互监督，有效制衡。二是对人的“软”控制。要将人的“软”控制直接纳入内部控制的内容，强调“软”控制的作用，通过完善考核激励机制，最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，通过强调人与人的合作，推动ERP环境下流程与流程的衔接。
4.以ERP系统集成为平台，固化业务流程控制点。ERP系统的集成性是其优化内部控制的前提条件，优化和固化业务流程是其优化内部控制的关键，良好的信息沟通功能是其优化内部控制的重要保障。要将内控体系建设与ERP的有机融合作为一项系统工程来抓，合理确定两者的结合面，充分借助ERP集成化的管理平台，优化内控体系。一是要抓好ERP深化应用，挖掘系统潜力；二是要完善ERP开发，增强系统功能，逐步建立健全各项风险管理指标警示和预警系统;三是要本着“有效控制”的原则，合理优选控制措施和手段，促进管理思想与信息技术的有效结合。
5.以提高内控执行力为目标，改进监督检查。内控制度无论多么完善，如果在实施过程中不能真正落到实处，就是一纸空文，内部控制的关键在于执行。在ERP环境下，推动内控实质性执行，一是要清理ERP内权限设置，完善更新ERP环境下的基本制度，实现ERP系统上下一致、管理规范；二是要借助ERP系统加大在线控制的力度，建立常态化的线上实时动态远程监控机制，规范系统用户的业务操作，促进基层单位按流程运行、按权限操作、按控制执行；三是与“三基”工作相结合，探索内控检查新模式；四是依托ERP系统建立绩效监控系统，利用ERP系统建立一套动态监控内控执行和绩效变化的指标控制体系，及时反馈和纠正内部控制执行中存在的问题，完善绩效评价，从而最终达到内部控制的目的。
总之，内部控制是一项综合、系统的工程，全面、有效的内控离不开信息手段与传统手段的协调配合。在内控体系的建设过程中，需要将管理思想与信息技术完美结合，同时关注企业战略决策能力、合作与沟通能力、形象与品牌建设能力、创新与拓展能力和风险预警能力等能力体系的变化，正确处理内控体系建设与企业发展、企业效益的关系，通过实现ERP与内控制度的高度融合，建设形成企业全面、一体化的内控体系，促进企业健康、和谐可持续发展。
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