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贴发票的学问
一位公司部门经理亲自招聘,选中了一位成绩优秀的女大学毕业生作为自己的助理,手把手地教她,从工作流程到待人接物。女孩悟性很高,很多工作一教就上手,跟各位同事也相处得颇融洽。但是半年后,这个女孩向经理提出辞职。于是经理推掉所有的应酬,单独约她面谈,问起辞职的原因。
她直言:本科四年,功课优秀,没想到毕业后找到了工作,却每天处理的都是些琐碎的事情,没有成就感。
经理又问:你觉得现在所有的工作中,最没有意义、最浪费你的时间精力的工作,是什么?
她马上回答:帮您贴发票,然后报销,然后到财务去走流程,然后把现金拿回来给您。
经理笑着问她:你帮我贴发票报销有半年了吧?通过这件事儿,你总结出了一些什么信息?
她呆了半天,答道:贴发票就是贴发票,只要财务上不出错,不就行了呗,能有什么信息?
经理说:我来跟你讲讲,当年我的做法吧。当年我从财务部被调到了总经理办公室,担任总经理助理的工作。其中有一项工作,就是跟你现在做的一样,帮总经理报销他所有的票据。本来这个工作就像你你刚才说的,把票据贴好,然后完成财务上的流程,就可以了。
其实票据是一种数据记录,它记录了和总经理乃至整个公司营运有关的费用情况。看起来没有意义的一堆数据,其实它们涉及到了公司各方面的经营和运作。于是我建立了一个表格,将所有总经理在我这里报销的数据按照时间、数额、消费场所、联系人、电话等等记录下来。
我起初建立这个表格的目的很简单,我是想在财务上有据可循,同时万一我的上司有情况来询问我的时候,我会有准确的数据告诉他。通过这样的一份数据统计,渐渐的我发现了一些上级在商务活动中的规律,比如,哪一类的商务活动,经常在什么样的场合,费用预算大概是多少;总经理的公共关系常规和非常规的处理方式。
当我的上级发现,他布置工作给我的时候,我会处理的很妥贴。有一些信息是他根本没有告诉我的,我也能及时准确的处理。他问我为什么,我告诉了他我的工作方法和信息来源。
渐渐的,他基于这种良性积累,越来越多的交待更加重要的工作。再渐渐的,一种信任和默契就此产生,我升职的时候,他说我是他用过的最好用的助理。说完这些,经理直言:“我觉得你最大的问题,是你没有用心。在看似简单不动脑子就能完成的工作里,你没有把你的心沉下去,所以,半年了,你觉得自己没有进步。”
她不出声,但是收回了辞职报告。
数年后,这位女孩在这家公司成长为了一位出色的职业经理人。
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