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浅谈精益生产在档案管理中的应用
作者：李玉兰
单位：科技与管理信息化部档案室
企业档案管理工作是企业精益生产管理的一部分, 科学规范的管理档案,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,也是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。
企业档案管理的核心工作有两个方面:一是对档案的安全保管,另一个就是对档案信息的开发利用。2008年底，随着计算机与网络技术的运用,公司档案室取消了传统纸质文件的发送，开始使用公司局域网实现科技文件资料网络发送。此后随着公司的不断发展，新车型的开发，以及产品的不断更新，产生大量的数据，包括电子数据和纸质资料两种。公司档案管理面临着大量的电子化、数字化的新型科技文件资料文件，给企业的档案管理带来新的挑战。
实现精益生产管理，最基本的一条就是消灭浪费。电子文件以其快捷的办公方式和传递速度逐步取代了纸质文件。提高了工作效率，降低了劳动成本。企业中生产或者开发一项较大项目的产品就需要产生大量的图纸、图表、文件，而其中许多又要继承老产品的成果，图纸的制作、修改、换版等变得快速又方便。因此，电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力。“精益生产是通向敏捷制造的桥梁”。档案管理中的各项鉴定、归档、保存、利用等内容通过不断的改善，控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。
为建立产品档案电子数据库，对库存一号工程档案、设备技改档案、硫酸底图等库存档案进行目录电子化工作；对库存产品图纸进行扫描、著录、分类；将改进前部分纸质版转化为电子版；取消一些单位的纸质图纸发送；利用接收现行版产品图纸后进行电子化扫描工作，使数据通过图文分发系统和STAGE系统在最短的时间到达公司相关单位、九江地区、各配套厂家；利用OA系统发布《档案通讯》。档案管理通过这些不断的改进，丰富优化馆藏、提高检索利用效率、避免重复建设，为公司生产研发提供更加优质的电子档案资源利用服务。
在全球信息化浪潮下企业实行信息化管理是必然趋势，档案管理采用计算机和网络新技术,导入数字化管理概念,在企业内部构建信息资源网络平台,提高内部信息资源的共享程度。计算机在档案管理领域中的应用,使我们省却了许多手工工作,因此,我们要在日常档案管理过程中,注意学习信息技术,应用信息技术，加强对档案数据控制力，及时跟踪发现图纸当前存储分发状况，以便档案有据可查。
实施精益生产的前提条件和关键因素是人，只有全员参与才是根本。做为一个档案人员要改变思维观念，正确对待问题，没有问题才是最大的问题，有问题是很正常的事情。发现问题是一项技能，承认问题是一种勇气，解决问题需要智慧,掩盖问题就是愚蠢。在档案管理中，有许多看似微小的一个数字，比如发送单号或作废图号勘误等，但在归档利用时却会产生很大的误差。改变处理事情的态度和方法是
我们学习精益生产的思维方式。在平凡的工作岗位上追求完美、追求卓越，就是精益求精、尽善尽美。它是支撑个人与企业生命的一种精神力量，也是在永无止境的学习过程中获得自我满足的一种境界。
作为企业，精益生产是生产管理发展的必然趋势；作为个人，掌握精益生产技术是未来在制造领域职业发展的重要法宝。企业档案管理更高的质量目标，要求我们工作上要有比以前更精益求精的精神。档案管理员更要有饱满的工作热情和工作激情，为公司的精益生产体系建设与实施运行发挥自己的才智，贡献自己的一份力量。
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