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船舶物料、备件供应管理规定
为规范船舶配件物料供应流程，加强对船舶物料备件的管理，保障船舶安全航行，节约成本，特制定本规定。
一、责任人员：分管领导负责、分管机务管理人员、船舶部门领导操办。
二、供应原则：船舶按月申报计划、公司统一采购供船。
三、购送流程：
1.船舶申报：各船驾驶部、轮机部负责人在每月25日至30日作出下月度申领计划，集中向公司申请，填报物料、配件申领表（公司安全管理体系规定的格式）报公司机务管理人员审核。
2.公司审核：机务管理人员依据船舶上报的备件、物料申领表合理核定船舶所须的各备件、物料的品种及数量并报分管领导复核。
3.集中采购：机务管理人员根据确定的各船配件、物料种类和数量联系2—3个公司供应网络内的供应商，明确采购价格及各项费用，报公司分管领导审核，确定供应商，签订采购合同，组织采购，保存好各项原始票据和合同。4.及时供船：采购完毕，及时在方便的港口供船，并取得船舶部门长的签收单。
四、审批核销：供应完毕后机务管理人员及时记录供应登记台帐，建立采购档案，按财务规定填写报销凭证（附船舶配件或物料申领单、询价记录、发票及签收单）报分管领导审核，呈送总经理审批同意后交财务部门报销（或挂账）。
五、特别事项：
1.临时采购：因设备突发故障原因急需临时采购配件、物料，时，由船上直接机务管理人员报告，在分管领导审核同意后，联系采购，及时送船，其他程序参照上面的采购流程执行。对于相关表格、报表未及时填写的，事后须及时补齐。
2.船舶自购：因特殊原因需船舶自行购买的配件和物料。由船上向机务管理人员申请，机务管理人员填写《船舶配件物料自购单》定出资金限额，报分管领导同意后方可通知船舶自行购买；800元以上的配件和物料原则上船舶不得自行购买。
3.单个配件金额达5000元及以上的，采购前须报总经理审批。
4.未按本规定程序办理或缺乏相关单据的，审核时不得批准，由擅自购买人自担。
六、船舶年度计划修理中的配件和物料采购，参照按本规定办理。
七、本规定自发布之日起执行，未尽事宜由公司负责解释。
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