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公文处理过程中的常见错误
一、文种使用错误 1．“请示”“报告”混用
请示和报告为两个文种，不能混用；没有“请示报告”文种，在实际工作中常见到将请示报告合用的情况。Eg.《关于申请修缮办公用房费用的请示报告》
请示一般为下级单位上上级单位请示事项使用，通常一事一请示，不可在一个请示中请示多个事项；上级单位收到请示需做以回复。
报告为告汇报某项工作情况或告知某事项；收到报告上级单位一般不予回复，在报告中不可夹带请示事项。
2．文种使用错误
15种公文种类，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要；不可自造公文文种。
Eg.《关于第一次保密普查工作的总结》；“总结”不是公文文种，不能单独成文，应为《关于上报第一次保密普查工作总结的报告》
3．上行文时文种错误 在各文种中，可用于上行文的只有请示、报告，函为平行或下行文时使用，也可在不相隶属的部门之间商洽工作时使用，就调查队系统而言，总队与各市县调查队为上下级管理关系，因此，各市县调查队不宜向总队发函。
二、发文字号错误
1.“**办字”为系统内部或者单位内部用以安排、布置工作，告知事项所用，不宜向单位或系统外行文，更不能用于上行文。
2.各市县调查队不能以“**办字”向总队行文，只能以“**调字”向总队行文。
3.各市调查队可以“**调函”向总队办公室行文，用以商洽、联系某项具体工作。
三、行文规则错误
1.各级调查队不能向总队机关各处室行文； 2.各级调查队不能以办字向总队行文； 3.请示中要提出具有倾向性的意见；
4.报告中不能夹带请示事项；通常一些报告中会在尾部提出某某问题、困难，请上级部门予以帮助解决等，都属于报告夹带请示事项，不符合公文规范；
5.上行文要有领导签发，附注要标注联系人和联系电话。
四、附件使用错误
附件为正文部补充和说明，当其内容为正文的主体时不能作为附件，而应作为正文的一部分上报；
Eg.《关于上报2012年办公室工作总结的报告》中，工作总结为正文主体，不能将其作为附件。
五、格式错误
1.发文机关标志：发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用方正小标宋字体，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
2.发文字号：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号字”。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
3.公文字体：标题为方正小标宋二号，正文为仿宋三号，一级标题：
一、黑体字 二级标题
（一）楷体字 三级标题1.仿宋字
4.附件：3号黑体（顶格编排在版心左上角第一行）5.成文日期和印章：成文日期在正文最后一行下空三行，右空4个字，阿拉伯数字日期格式。即：2013年10月16日。印章采用下套方式，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。
6.版记：版记是指抄送机关、印发文件机关和印发文件日期，印发机关和印发日期用仿宋4号字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
7.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版以下边缘7mm。
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