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公文写作基本常识及常见错误解析
第一篇 集团公司公文管理制度辑要
一、公文种类
根据公文的发文目的和内容，本公司公文种类主要包括： 1.决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。
2.决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。3.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。4.通告：用于公布应当遵守或周知的事项。
5.通知：用于公布规章制度，转发政府政策、规定及上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。
6.通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。7.报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。8.请示：用于向上级机关请求指示、批准。9.批复：用于答复请示事项。
10.函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
11.规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
12.会议纪要（会议记录）：用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、公文构架 1.标题。
2.主送单位(部门或人)。3.正文。4.附件。
注：如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识‚（此页无正文）‛的方法解决。
三、几类常用公文的基本要求
（一）会议纪要
除董事会会议纪要（会议记录）由董事会秘书撰写外，其它专题会议的会议纪要（会议记录）由会议组织部门撰写并在办公厅备案。
（二）内部请示和报告要求：
1.各分支机构向公司总部请示或报告须一文一事，‚请示‛同‚报告‛必须严格分开。
2.‚请示‛一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。
3.一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和领导，并在文中写明越级理由。
4.‚报告‛中不得夹带请示事项，不应出现‚请批复‛、‚请审批‛等字样。
5.‚报告‛是陈述性公文，‚请示‛则是承批性公文。
四、公文的格式
（一）公文的文字应从左至右横写、横排。
（二）一般情况下，公文的字体应统一。文件名称一般用一号小标宋体；标题一般用小二号宋体加粗；文件正文统一用小三号仿宋体，正文中需重点强调部分可用小三号黑体；标题与正文之间要空一行；
（三）公文用纸一般使用国际标准A4 型（长 297 毫米，宽210 毫米）纸张。行与行间距一般可选择固定值27 磅,左侧装订。
第二篇 几类常见公文的基本写法
第一章 函
一、概念
函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
二、特点
（一）沟通性
（二）灵活性
（三）单一性
三、分类
函可以从不同角度分类：
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。
（二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。
（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。如‚特此函询（商）‛、‚请即复函‛、‚特此函告‛、‚特此函复‛等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用‚此致‛、‚敬礼‛。
（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
第二章 请示
一、概念：
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。
二、必备条件：
请示必须具备以下四个条件：1.必须是下级机关向上级机关的行文。2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.必须是为己向上请决求准。
三、分类：
请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。
第三章 报告
一、概念：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。
二、报告的使用范围
三、报告的特点
1．内容的汇报性。
2．语言的陈述性。
3.行文的单向性。
4.成文的事后性。
5.双向的沟通性。
四、类别及功用
1．例行报告，日报、周报、旬报、月报、季报、年报等；
2．综合报告；
3．专题报告：
五、报告的格式和写法：
1.标题，包括事由和公文名称。2.上款，收文机关或主管领导人。
3.正文，结构与一般公文相同。
4.结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。
六、打报告要注意做到：
情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。
七、目前写报告容易出错的地方有两处：
1.结尾处有‚特此报告‛一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。如果写成‚以上报告当否，请指示‛，就更错误，因为如所上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。
2.同理，报告后面加附注标明‚联系人‛和‚联系电话‛也属废话。再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。
第四章 会议纪要
一、概念
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。
二、会议纪要与会议记录的异同
会议纪要是对会议需传达的情况和议定事项的记载；会议记录是对整个会议全部内容的完整记载。
三、会议纪要的分类
(1)工作会议纪要。(2)代表会议纪要。(3)座谈会纪要。(4)联席会议纪要。(5)办公会议纪要。(6)汇报会议纪要。(7)技术鉴定会纪要。(8)科研学术会议纪要，包括年会纪要。
四、主要内容与结构形式
（一）标题会议纪要的标题，有两种格式：一是，会议名称加纪要；二是，把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题式的。
（二）开头部分
简要介绍会议概况，其中包括：
(1)会议召开的形势和背景；
(2)会议的指导思想和目的要求；
(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；
(4)会议的主要议题或解决什么问题；
(5)对会议的评价。
（三）文号、制文时间
（四）正文部分
它是纪要的主体部分，是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。
（五）结尾部分
第三篇 公文的精简原则
首先，力求主旨单一，切忌内容混乱
其次，力求开门见山，切忌绕山弯水
第三，力求干明叶茂，切忌十干一叶
第四，力求语言简明朴实，切忌种种套话
第五，贵善遣词造句，切忌叠床架屋
第六，力求一字千钧，切忌洋洋洒洒
第四篇 行政公文的成文时间
一、成文时间的标识数字
《国家行政机关公文格式》对成文时间的规定是：‚用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’。‛根据上述要求，公文成文时间的数字标识应注意以下几点：
１．用汉字而不用阿拉伯数字。
２．年、月、日要标全，不能省略年份，也不能用简写。
３．用汉字的小写数字而不用大写数字。最容易出错的是将‚○‛写为‚０‛。为什么会出现上述错误?首先是许多人没有意识到‚○‛与‚０‛是分属于两个完全不同的文字系统，把它们混为一谈，于是以‚０‛代替‚○‛。其次是在电脑输入的过程中，输入‚０‛可直接在键盘上按‚０‛即可，而输入‚○‛则必须到符号栏里去找，一些人为了方便就直接从键盘上把‚二○○二‛敲成了‚二００二‛。还有些人甚至根本不知道到哪里去找汉字的数字‚○‛，就干脆以‚０‛代替‚○‛了。
二、成文时间的标识位臵
以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。
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