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公文材料的常见错误
一、行文中的常见错误
（一）滥发文件。所发公文属可发可不发之列，或涉及的内容已在媒体全文公布过，或部门之间针对文件内容有意见分歧且未经协商取得一致。
（二）误用文种。没有严格遵守《公司公文处理办法》中关于公文文种的定义，把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。
（三）混用文种。不按文种的功能和适用范围选用文种，造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。最常见“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“函”与“请示”、“报告”混用。
（四）越级行文。本级机关越过自己的直接上级机关向更高一级的机关行文。但在发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等特殊情况下，可越级行文。在越级行文时，必须同时抄送被越过的上级机关。
（五）越权行文。使用超出本机关权限的文种行文。如随意制定“条例”。“条例”只能用于党的中央组织制定规章制度，或用于特定国家机关制定法规。企事业单位制定有关规章制度可用“规
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定”“细则”“办法”等事务性应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。
（六）破格行文。该用决议、决定发布的公文而“降格”用通知、通报发布。该用通知、通报发布的公文而“升格”用决议、决定发布。该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。该职能部门行文的“升格”为领导机关行文。
二、版头使用中的常见错误
（一）使用不规范版头。主要是指：使用不带“文件”字样的版头发布正式文件；使用没有版头的白纸印发文件（俗称“白头文”）；版头违背有关规定或不符合公认的约定俗成的原则，下级机关版头大于上级机关版头。
（二）红色反线当中加红色五星。只有党的机关文件在红色横隔线当中才衬托有红色五角星。企事业单位公文版头中不应使用红五角星。
（三）少数民族地区机关的公文版头没有同时使用汉语和少数民族两种语言。
三、发文字号中的常见错误
（一）年号不全。如：将“2017”省略为“17”。
（二）括弧不对。发文年度应用六角括弧“〔〕”括入，错用成圆括弧“（）、方括弧“[]””、方头括弧“【】”等。
（三）位置不当。将发文年度位置提前到了发文代字前面。发文字号在公文中的位置不正确。
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（四）序号累赘。发文顺序号中编虚位“0”变成“0×”。
（五）一字号对多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。联合发文时并用了几个单位的发文字号。
（六）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。
（七）字第搭配不当。有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法。
（八）滥用“发”字。只有较高级机关的重要文件才采用“××发”字样，如“中发”代表中共中央发文，“国发”代表国务院发文。
（九）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。
四、签发人标注中的常见错误
（一）应标注而未标注。上行文未标注签发人姓名。
（二）不用标注而标注。下行文标注了签发人姓名。
（三）标注不规范。签发人标注位置、字体字号不符合要求，“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
五、公文标题中的常见错误
（一）公文标题要素不全。省略“事由”使受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点。省略“发文机关名称”，不利于公文运转和办理，也不利于公文标题的引用。省略“文种”使受文者不得要领。
（二）用发文字号代替文件名称。如：“关于××〔2017〕××号文的批复”。
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（三）文字累赘。标题的概括性不强，不够简明。在标题中常出现文字或词义重复的现象，如同一个标题里面，“请求”和“请示”重复使用，“申请”和“请示”重复使用。
（四）转发性通知标题冗长繁琐。层层转发公文，由于“过桥”机关多，造成该类公文标题冗长繁琐。
（五）滥用标点符号。标题中除书名号外一般尽量不用标点。书名号一般也仅限于批转法规性文件使用。
（六）发文机关简称不规范。随意简称引起歧义，或在同一个文件当中，简称前后使用不统一。
（七）标题中“试行”“草案”放在书名号之外。如：《××××管理办法》（试行），正确表述应为《××××管理办法（试行）》。如含有两个以上标题时，一般只用两个书名号。从外到内，第一个用双书名号，第二个用单书名号，第三个以后可不再用书名号。公文标题的末尾通常不用标点符号。
（八）长标题的排列不规范。标题分行排列时畸长畸短，没有按约定俗成的正梯形、倒梯形、纺锤形等形式拟制，不美观。标题分行排列时，一个词断开分在两行，割裂题意。
六、主送机关中的常见错误
（一）主送机关缺失。除通告、公告等周知性文件外，一般文件都必须标明主送机关。会议纪要主送机关一般放在文尾末页下端版记之内。
（二）表述不规范。未按照相应顺序排列。未用全称或规范 — 4 —
化简称。分类排列未遵守类内用顿号、类间用逗号的原则。
（三）多头主送。向上级机关行文，列明多个主送机关，或将同一个文号的文件修改主送机关后，同时主送多个上级机关。
（四）主送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。
（五）超范围主送。文件抬头是主送“有关部门”，正文中的内容却对“各部门”都提出要求。或者文件抬头是主送“各部门”，正文中内容却只对“有关部门”提出的要求。
七、正文中的常见错误
（一）主旨不清。行文主旨不清晰，不符合单
一、鲜明、确切的要求，或一个文件多个主旨，突出表现就是文不对题，即公文标题不能很好的概括公文的主旨。
（二）引文不全。引用的公文没有注明发文机关+《标题》+（公文编号）。标题中已有发文机关的，重复注明发文机关+《标题》+（公文编号）。并列引用多个文件，没有按照先上级后下级的顺序引用。
（三）数字不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，应该用汉字的用了阿拉伯数字。同一个文件中，小数点后边保留的数字位数不一致，一般小数保留小数点后2位。阿拉伯数字表示数值范围时，没有用波浪式连接号“～”。年份没有使用公历年份的全称。同一文件中同类数字的表示方法应前后不一致。
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此外，公文材料中的数值表示一般不用科学计数法、千分位分隔符、正负号等（数据表格除外）。数字一般不拆行。
（四）计量单位不规范。公文材料中没有使用国家法定计量单位，没有采用国家法定计量单位的中文名称描述。虽然使用了国家法定计量单位，但是单位的中文名称、中文符号或外文符号混用，全文上下不统一。
（五）数量单位不遵守使用习惯。随意改变数量单位约定俗成的用法。如“届”“次”不分，“个”“位”不分，“款”“项”不分等等。
（六）标点符号使用错误。使用半角标点符号。顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。较长一段文字，没有使用标点符号，或者一个逗号到底。成对出现的标点符号有前半部、没后半部。序数号“
一、（一）”“”“1.”（“1）”中的标点符合使用混乱。专用、特指词语有的加“”，有的不加“”。百分号与数字拆行。
（七）用字、用词语法错误。明显的文字性错误，如单位名称、人名有误或单位简称引起歧义。词语搭配不当，如主谓不搭配、动宾不搭配、修饰语与中心词不搭配等。成分残缺，如缺谓语、宾语残缺、缺定语中心词、缺少介词等。
（八）专有名词、词组、人名随意简称。公文所涉及的时间、人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等随意简称。文中全称、简称、半简称混用，有的直接引用文件简称，有的后边使用简称但第一次出现时不说明。公文中的人名单用姓氏加职务或 — 6 —
名字加职务表述，或只用姓名表述，前后表述不一致。
（九）非必要情况下中外文混用。直接使用外文词组，不用中文标准译名。中文专有名词直接使用其外文词组或字母符号表示，如化学物质直接使用字母分子式名称，二氧化硫写成“SO2”。
（十）人物辨识不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物不用全名，或只用姓氏加上职务，造成人物辨识不清。公文中的人名不按一定的顺序随意排列，不遵守一些约定俗成的规范。
（十一）随意使用代号或专有名词。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些公文涉及专用代号和专有名词，且不作注释，而这些专用代号和专有名词可能只有该领域的人知晓，造成普通人看不懂公文所要表达的准确意思。
（十二）行文语气、角度不当。用词不当，过度客气，感情色彩太浓。行文突兀，缺乏铺垫，没有承上启下的衔接语言。有的句子太短，语法语义不完整，表述不完善。叙述事实滥用文学语言。语言人称不准确，或一个文件中多种人称混用。语言时态不准确，分不清是已做的还是准备做的工作。
（十三）生搬硬套，冗余堆砌。语句生涩，语言混乱，内容杂糅，空虚难解。可有可无、重复交叉的字词、句子、标点符号未删掉，穿靴戴帽的话过多，行文松散拖沓。不善用代词、概述，句子较长。贯彻落实上级机关公文要求时，不顾本单位实际，直接抄用上级机关公文的内容。
（十四）语言、文字的逻辑顺序、搭配不当。领导小组成员
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单位、责任单位等随意排列，没有根据责任大小、承担任务轻重、考核成绩得分多少（表彰类）、约定俗成等先后排序。列举同一类事务名称时，没有做到同一个类别未归类在一起，而是交叉列举。论述语言违反逻辑。
（十五）概念、表述、用词等前后不一致。题、文不对应，标题与其下的内容不符。首段概述顺序跟后边同样内容的顺序不一致。正文引用的标题和后边相应的实施方案、意见等的标题不一致。成员单位、责任单位等在一个文件不同位置出现，前后顺序不一致。项目进度、名称前后表述不一致。
（十六）段略划分不合适，层次序号不连贯甚至重复等。正文标题为了排比、有气势而强求句式一致，导致语句不顺、因文害意。段落层次不清晰。多个层次的几段话，有的用领句有的不用。正文中的顺序号“
一、（一）”““1.（””“1）”没有按照规范要求顺次使用，有些序号跳级，“
一、”下直接编排“1.”，有些序号跳号“
一、”后编排“
三、”，有些序号重复等。
（十七）标注“此页无正文”。公文排版后页内所剩空白处不能容下印章位置时，没有采取调整行距、字距的措施使印章与正文同处一面，而是采取标识“此页无正文”的方法，另起新页用印。
（十八）滥用尾语。在通知、报告等公文末尾加注“特此通知”“特此报告”等尾语。根据新的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及相关标准，除请示、批复、函以外，其他类型公文一般不用尾语。请示结尾可用“特此请示”“妥否，请 — 8 —
批示”一类尾语。批复结尾可用“特此批复”“此复”一类尾语。函结尾可用“特此致函”“特此复函”“此函”“此复”一类尾语。
八、附件标识中的错误
（一）有附件而不标注。公文所附附件不全或未标注附件。
（二）附件名称不规范。附件名称使用不规范的简称，或附件说明中的附件名称和实际附件名称不符。
（三）附件标注不规范。“附件”二字未顶格标注，字体不正确。只标了一个“附”字，或标注为“附表”。
九、发文机关标识中的错误
（一）未标发文机关名称，用印章代替。
（二）发文机关署名未用全称或规范化简称。
（三）署名位置不当。常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。
十、成文日期标识中的常见错误
（一）将拟稿日期作为成文日期。
（二）将印发日期作为成文日期。
（三）将成文日期作为印发日期。
（四）成文日期不按领导签发时间写。
（五）汉字和阿拉伯数字乱用。用汉字书写标识成文日期，或将年月日写成“分子式”。
（六）位置不当或与落款不协调。成文日期同发文机关没有纵向居中对齐。
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十一、印章使用中的常见错误
（一）当用不用。正式文件应该用印而未用印。
（二）不当用却用了。印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印，如会议纪要。
（三）位置不当。用印压到正文或附件说明，或既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。
（四）模糊不清。未及时清洗印章，使印记模糊不清。
十二、抄送机关标识中的常见错误
（一）使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发”。
（二）抄送主送机关。既然是主送机关就不必再抄送了。
（三）滥抄滥送。将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。
（四）标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。
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