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采取多项积极措施，推进档案管理规范化
XX县教育和科技局干部人事档案管理工作调研材料
近年来，我局干部人事档案管理工作取得了较好的成绩。为进一步加强对全局干部人事档案的规范经管理，提高我局档案管理的科学化水平，抓好干部人事档案工作日常管理，建立健全档案管理工作长效机制，根据省委组织部《关于在全省深入开展干部人事档案目标管理工作的意见》（黔组通[2009]2号）、《关于印发〈2012年贵州省干部人事档案工作安排〉的通知》（黔组通[2012]1号）和中共贵州省委组织部《电话通知稿》等文件要求和中共XX县委组织部组织召开的有关会议精神，结合我局实际情况，特对此项工作汇报如下。
一、了解基本情况，明确工作任务
我局档案室共计管理档案2496卷，其中现职干部档案1603卷，离退休干部档案689卷，死亡干部档案204卷；2010年以来利用档案达26卷次，其中借阅13卷次；2010年以来档案转递达380卷，其中接收357卷，转出23卷。
二、采取积极措施，保障迎检达标
今年是迎接省委组织部对我县档案管理达一级标的检查验收年，2012年8月，省委组织部将对全州进行人事档案管理工作进行检查验收。而我局由于人员众多，任务繁重，时间紧迫，经局党组研究决定，采取如下积极措施，以期实现人事档案管理工作顺利通过检查验收，达到一级标准。
（一）以领导高度重视为方向，建立健全人事档案管理队伍。依据上级各组织部有关文件精神，我局于2008年进行人事档案管理工作进行规范化、科学化和精细化管理以来，我局的干部人事档案管理工作也存在一些不足。为了进一步搞好这项工作，局党组于2010年3月的专题会议中，研究决定设立档案室，由党支部书记XXX同志分管此项工作，办公室主任XXX同志负责，XXX、XXX两位同志具体负责日常管理工作。在日常工作过程中，局领导经常过问、了解与人事档案工作有关的文件精神，经常听取人事档案管理工作人员的工作汇报，对人事档案管理工作人员提出的要求尽量满足，积极解决人事档案管理工作中的实际问题，排除人事档案工作中的实际困难，今年是关系我局干部人事档案管理工作达一级标的关键时期，局党组从各中小学抽调15名思想素质好、责任心强和能力精干的骨干教师充实档案管理工作队伍，开展临检前的突击工作。
（二）以规范化建设为核心，狠抓基础设施硬件建设，改善干部人事档案管理环境。
干部人事档案工作，是组织人事部门工作中的一个重要组成部分，是对干部个人革命生涯中鲜活的真实载体和思想上、治政上、工作上、作风上的真实写照，意义重大。所以，教育和科技局党组对干部人事档案规范化建设的基础设施建设工作高度重视，将创建干部人事档案达标升级作为一件大事来抓，先后投入20余万元对干部人事档案室的基础设施进行建设，使我局规范地建立健全了档案库房、档案密集柜、办公室，达到了三室分开的一级标要求，档案库房、查阅室和办公室的总面积分别为35平方米、22平方米和25平方米，同时购置了复印机、电脑、消 2 毒器、杀虫器、抽湿机、切纸机、打孔机、打印机、档案盒、档案袋和空调，安装了防盗门窗、配有灭火器、温湿度表、防腐防虫等物品，干部人事档案办公室条件大为改善，有力地促进干部人事档案管理工作开展，为干部人事档案管理者提供了一个舒适、干净、规范的办公环境和良好的工作平台。
（三）以精细化整理为主线，力求档案工作收集全面、整理精细、管理严格。
随着干部人事制度改革的不断深入，干部工作对干部人事档案的质量要求越来越高，干部人事档案为干部选拔任用和人事管理起到了重要作用。为此，我局坚持高标准，严要求，认真做好收集、归档、整理和管理等各环节的工作。
1、在档案材料收集上力求全面。收集材料上注重“全面性”和“完整性”。一是做好普遍材料的收集。对每年的调整工资审批表、年度考核表、入党材料和学历材料等，采取经常收集与定期收集、重点收集与普遍收集相结合，防止缺漏，做到万无一失。如在2008年争创达国家三级标中，通过两个月的努力，向缺少材料的对象发放催交通知单1600余份，收集、补充了干部人事档案材料4700多份。现在我们也根据干部人事档案中的欠缺情况，按乡镇、分学校进行统一催交与完善；二是做好阶段性材料的收集，统一布置、统一收集，做到材料收集及时性、全面性和完整性。三是做好特殊性材料的收集。对干部审查、违纪处分、落实政策及某些表彰奖励材料，有关单位或当事人容易疏忽，通过函调与责成有关单位或本人查找相结合的方法，定期不定期地与有关单位联系，逐一落实，力求做到不遗漏、不丢失。
2、在档案整理工作中力求精细。几年来，为了使干部人事档案管理达到上级的有关要求，我局先后从全县各中小学内2次抽调思想政治好、责任心强，有一定档案整理工作基础的干部，对教育系统干部档案进行整理装订，并请县委组织部有关同志对上述人员进行业务培训、辅导。同时加大对干部档案的核对、检查、验收工作，层层把好质量关，发现问题及时纠正、返工，直到符合要求为止。今年五月，为使教育和科技局管理的干部人事档案达一级标准，局党组专门组织力量，认真查缺补漏，做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录打印、装订整齐、微机管理、严格把关；在材料鉴别上，注重真实性；在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误；在材料装订和外表上，强调整齐美观，从而使干部人事档案的整体质量有了明显提高。
3、在干部档案管理上力求严格。近年来，XX县教育和科技局按上级组织部门颁发的一系列文件和规定要求，结合我局干部档案管理实际，建立和完善了一些具体的档案管理程序，对档案管理人员职责、材料收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、转递、借阅、查阅等工作作出了具体细致的规定，对转进转出的档案严格把关，履行好一系列手续，从未发生丢失现象。
（四）建章立制，管人治事，实现档案管理制度化
1、根据教育系统实际情况，制定和完善了规章制度，增强管理者的责任心和使命感。
为进一步完善干部人事档案管理，结合干部人事档案管理工作实际，我局建立健全了干部人事档案查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档等多项制度，提高了干部人事档案管理工作的制度化、规范化水平。同时从制度上规定了管理者的职责范围，让管理者明确自己的工作使命。
2、在档案管理工作上，管理人员把制度贯彻于档案管理工作全过程，坚持照章办事，按程序办事，努力推进我局干部档案服务干部工作的质量和水平的大幅提高。
如要查阅档案时，必须由查阅方出具证明和查阅方的来人数、姓名、是否系党身份，查阅理由、领导签字意见和盖单位公章，呈报分管领导批准后，方能在查阅室查阅，不符合条件的，不予查阅。如果没有经过领导同意，档案管理者擅自给予以查阅的，将追究责任，情节严重的，将按情节轻重予以处理。2006年以来，我局没有因干部人事档案工作受组织处理和纪律处分的人员。通过制度建立，改变过去由人管人向由制度管人的转变，大大提高了工作效率，有力地推进了我局干部档案工作，提高了干部档案服务干部工作的质量和水平。
3、邀请专家莅临指导，努力提提高全县教育系统干部档案管理的整体水平。
为了搞好全县教育系统档案管理工作，提高本系统干部档案管理的整体水平，我单位档案管理工作人员多次邀请县委组织部莅临我局进行宏观的专业技术指导。如XX县委县委常委、组织部部长XXX、分管副部长XXX和XXX、XXX等几位领导同志多次莅临我局，对我们的档案管理工作进行指导，鼓励我们认真做好干部人事档案工作，争创档案管理达一级标要求。在各位领导和专家的指导下，我局的干部档案管理工作正有条不紊的开展着，从而有力地推动了全县教育系统档案的晋级达标工作。
（五）以资源共享为目的，实现档案服务利用效能化
1、管理人员注重办事效能，注重机关形象，讲究服务态度，提高服务质量。在职教职工将逐步建立了电子档案，可随机查阅教师工龄、年龄等情况。
2、只要符合查找要求，按制度办事，核查年龄、工龄、教龄数百人次。
3、今年是人事档案达一级标要求的检查验收年，我们将乘着这一有利时机，举全力把全县在职教职工的个人档案全部整理并按要求整理完毕，其它零散材料及时入库。
4、对退休老同志问档等事宜，以及其他方面的问档，管理人员始终做到耐心细心，对外服务热情。
为此，我们经常利用自身优势，提供线索，帮助其与有关部门联系，积极主动做好配合工作，为社会稳定作出了一定贡献。
三、了解存在不足，便于查缺补漏
我们虽然在干部人事档案管理工作中取得一些成绩，但还有许多不完善的地方，存在一些不足，主要表现在：
（一）部分学校和教师对档案管理工作认识还不到位，档案材料形成后不及时报送相关管档部门归档或报送的材料不完整，特别是一些相对年纪较大的同志对档案材料存在可有可无的误区，严重影响的干部档案的完整性和真实性。
（二）干部人事档案管理人员少，工作量大，分担工作多，不能专心抓好档案管理。
（三）干部人事档案管理工作复杂，要求高、压力大，是一项默默无闻的工作，难以调动管理工作人员的工作积极性。
（四）目前干部人事档案信息电子化尚未进行，严重滞后于纸质档案，给干部人事档案的查询、利用带来不便。
四、明确努力方向，更上一层楼
一是加强对干部人事档案工作重要性的认识力度，提高干部人事档案管理者的责任心和使命感。强化干部人事档案重要性的宣传力度，提高干部职工对干部人事档案重要性的认知度，自觉做好和配合收集本人个人档案，做到档案的齐全完整。
二是保证档案管理员的稳定性。我局根据干部人事档案的工作情况，已经配备了2名专职档案管理员，确保了档案管理员的专职性与连续性，同时还应尽量减少档案管理人员承担其他业务工作。
三是适当提高档案管理人员的职级待遇和岗位津贴，增强档案管理人员的使命感和责任心。因为干部人事档案管理工作是一项看不到成绩的工作，是默默的奉献者，要的时候很重要，不需要的时候被边缘化。
四是努力加大干部人事档案信息电子化建设力度。做好干部人事电子信息录入工作，实现干部信息数字化，提高干部人事档案科学化管理。根据干部人事档案管理信息化的要求，主要对干部档案的出生年月日、身份证号码、民族、姓名、政治面貌、学历、学位、家庭情况、任职时间、入党时间等相关信息录入微机系统中，并根据干部人员的信息变化不断修正，同时与个人干部档案保持一致。电子档案由一人管理，一人操作，确保电子信息的准确性与保密性。电子干部信息的建立，便于干部信息查阅与利用，节约了时间与成本。
二O一二年六月一十二日
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