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加强信息技术的应用对企业档案管理工作的影响分析
【摘要】：随着社会的进步以及科学技术的发展，企业档案管理工作已受到了社会各界的关注。在新形势下，传统的档案管理模式已无法满足现代建筑企业的发展需求，因此，企业就需积极在档案管理工作中对信息技术进行运用，旨在使档案工作工作的管理效率以及管理质量得到有效提升。本文从实际情况出发对当前建筑工程企业在档案管理工作中加强信息技术运用的必要性以及意义进行了阐述，并进一步研究了信息技术应用对建筑企业档案管理工作的影响。
【关键词】：信息技术、建筑企业、档案管理、影响
1引言：
当前，信息技术手段已在各行各业中得到了广泛运用。对于我国建筑企业而言，档案管理工作是极其重要的，而为了使管理工作的科学性以及高效性得到保障，建筑工程企业就需在档案管理工作中加强信息技术的运用。一般而言，依靠计算机技术、数字摄影技术、多媒体技术、扫描技术、数据库技术以及存储技术等信息技术将各种形式的档案资源转变为数字化档案信息就称之为企业档案管理信息化。运用信息技术，可使一个完整有序的档案资源信息库得到建立，并使企业档案管理工作的准确性以及科学性得到提升。
2建筑企业对档案进行信息化管理的必要性以及意义
2.1企业档案数据库需运用信息技术进行完善
依据数据的内在结构特征，对各类数据进行合理分析、组织、存储和管理的仓库就称之为档案数据库。数据库既是企业对档案数据进行储存的平台，更是企业对档案进行有效管理的工具。而为了对具有完整性以及科学性的数据库进行建立，建筑工程企业就需在档案管理工作中对信息技术进行有效运用，即从企业的实际发展情况出发，结合企业现有的信息资源，建设出与企业发展方向相一致并具有企业特色的档案信息数据库。对当前建筑工程企业档案管理信息化的施行情况进行深入分析可知，在阅读文档信息的过程中，不同部门之间仍旧存在些许问题，即文档信息的存储格式并未达到一致，各种文档格式无法相互兼容。因此，为了使企业各部门能对档案资源进行共享，企业就需加强信息技术的运用，遵循统一化、标准化以及规范化的原则对企业档案信息数据库进行建设，使档案管理工作更具准确性以及高效性。
2.2企业档案资源收藏量以及网络化拓展的需要
当前，信息技术已在诸多建筑工程企业的档案管理工作中得到了有效运用，但在档案信息化管理的过程中，建筑工程企业也遇到了一些难题，最为严重的就是企业运作资金的不足。因此，为了使建筑工程企业获得更多的经济效益，在激烈的市场竞争中脱颖而出，企业档案管理部门就需加强信息技术的运用力度，对企业档案存储信息的深度以及广度进行拓展和延伸，使档案信息的真实性以及科学性得到大力提升。另外，加大信息技术的运用力度还可使企业档案资源的网络化程度得到扩大，进而对企业的日常工作进行控制和管理，使企业工作的效率以及可视程度得到提升，帮助企业更好地完成内部评比、评估活动。
2.3企业需运用信息技术对档案管理人才进行培养
随着社会的发展以及人民群众生活水平的提高，我国建筑业也面临着新的挑战。对当前建筑工程企业的发展情况进行分析可知，企业档案管理人员虽已具备了一定的职业技能以及素质，但在信息化的大背景下，大部分建筑工程企业的档案管理工作还无法跟上时代步伐。因此，为了使建筑工程企业档案管理人员的综合素质得到有效提升，进而促进建筑企业档案管理工作的完善，就需加强信息技术的运用。在企业档案管理工作中运用信息技术，可使档
案管理人员尽快适应信息化时代建筑企业的发展需求，并获得较高的信息技术运用能力以及管理能力。
3加强信息技术运用对企业档案管理工作的影响
3.1使建筑企业的档案载体得到转变
运用计算机系统对建筑工程企业进行全程管理，可使企业各部门间的数据共享得到实现。在建筑企业的每一项管理活动中，电子文件已受到了有效运用。在计算机系统的帮助下，施工设计图纸变得更为精确、科学，日后的修改工作也愈加便捷。针对大型的施工建设项目，建筑工程企业往往需设计制作出大量的图纸，因此企业的档案管理工作也较为复杂。因此，和纸质图纸相比，运用信息技术设计出的电子图纸就具有了诸多优越性，比方说储存便捷、发展前景广阔、省时省力、修改方便等。
3.2使企业档案分类方案得到优化
一般而言，企业的档案可划分为诸多种，即文书档案、产品档案、会计档案、科技档案、基建档案以及人事档案，但对信息技术进行运用以后，传统的档案分类方案会得到变更，在企业的信息集成系统里设置出各种管理模块对档案进行管理将成为新的管理方法。具体而言，就是在各个管理模块中放入一份完整而科学的档案信息，而后计算机体系就会依据相关指令对档案进行分析和管理。在企业档案管理工作中加强信息技术的运用，一方面可使企业档案的分类模式得到优化，另一方面还可使建筑工程企业的设计工作、运营工作以及管理工作变得更为科学、高效。
3.3促进建筑企业档案管理效率的提高
运用信息技术，建筑企业档案管理人员可依据相关规章准则以及操作步骤，对档案进行远程接收与管理。在计算机信息处理体系的帮助下，企业档案所包含的信息也更具科学性、可靠性、完整性以及实时性。在进行设计工作时，企业可依靠计算机系统对设计过程中的原始资料以及变更信息进行细致记录，并在不同版本上对当前的有效资料完成注明，使最终设计出的图纸的完整性以及准确性得到保障。另外，在档案管理工作中运用信息技术可使档案的自动编目、自动统计以及自动检索等得到完成。依据相关准则以及要求，计算机系统还可对企业档案的分类目录、全宗目录以及目录索引等进行编制。这样一来，建筑企业档案管理人员的工作量就可得到有效减少，其工作效率也可得到提升。
3.4使企业档案和情报资料的“一体化”管理得到实现
企业将相关档案和信息资料纳入企业信息管理总体系里面，并对企业的档案信息资料进行管理控制就称之为档案和情报资料“一体化”管理。具体而言，就是企业将所有档案资料以及信息情报投入到企业信息管理机制中进行统一管理，并对企业的情报搜集工作以及档案管理工作进行合理协调，使两者得到巧妙结合，最终使企业的档案信息得到有效运用。企业信息管理系统主要由档案管理系统以及情报资料管理系统等构成，其工作内容就是对企业的各种档案以及情报资料进行有效控制管理，为企业的生产、设计、经营以及管理等工作提供科学可靠的信息。运用信息技术完成一体化管理后，企业信息管理系统的各个子系统之间就会产生紧密联系，并构成一个多方位、多角度的信息网络体系，使信息数据库中信息的相互检索利用得到实现，最终促进建筑企业档案信息的资源共享。
4结束语：
综上所述，随着我国建筑业的飞速发展以及企业管理模式的不断更新，在企业档案管理工作中，信息技术所发挥的作用将越来越大。为了提升企业档案管理工作的效率，进而在激烈的市场竞争中处于优势地位，企业就需对信息技术进行合理、有效运用。加强信息技术运用会给企业档案管理工作带来诸多有益影响，比方说可使企业的档案载体得到转变、优化档案分类方案、提升企业档案管理工作的效率、促进企业档案和情报资料“一体化”管理的实现。因此，我们就需结合建筑工程企业的实际发展情况，对信息技术运用给企业档案管理工
作带来的影响进行分析，并进一步完善建筑企业信息技术管理体系，最终推动建筑企业的稳定发展。
【参考文献】：
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[2]杨公之．档案信息化建设实务[M]．北京：中国档案出版社，2003
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