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浅谈时间管理在工作中的应用
----------《卓有成效的管理者》读后感
关键词:时间管理“日清”工作法
读罢《卓有成效的管理者》,我最大的收获可以说源自开始海尔张瑞敏做的序言和第二章《掌握自己的时间》。在读这本书之前,我也或多或少接触过一些类似的书籍,但是对于自己的时间的使用,除了读高二是的那一年,其他都是一笔糊涂账。一直以来,都不知道自己的时间用到哪儿去了,总觉得时间不够用。大多数时候在计划完成工作的的时间段中,总会出现这样那样的事情将工作打断,导致工作无法在相应的时间内完成,进而导致后面的工作的延误,从而形成恶性循环。通过学习这本书和查阅其他资料,对于时间的管理上,我印象深刻收获颇多的有三个地方,一是海尔张瑞敏写的序言里面提到的“日清”工作法,二是诊断自己的时间的方法,三是消除浪费时间的活动。下面我将就自己的这几方面,谈一下我运用后的收获。
关于“日清”工作法,学管理或对管理学感兴趣的人应该都不会陌生。“日清”工作法,简称OEC管理法,是英文Overall Every Control and Clear的缩写,是海尔多年的经验总结出来的一套系统、科学、规范的基础管理方法,是海尔多年来能够保持高速、稳定发展的基石,同时又许多企业和行业也在对这一工作方法进行研究和应用,并取得了显著成果。在《卓有成效的管理者》一书中,看了海尔张瑞敏做的序言,了解了“日清”工作法所蕴含的巨大力量,使一个濒临破产的企业起死回生,发展壮大。除了海尔以外,我所了解的以前云南的风驰传媒也是 “日清”工作法运用成功的典范。前风驰传媒董事局主席李健,所遵崇的“日清日新”工作法,也就是“日清”工作法的变体,在和风驰传媒完美结合后,短短8年时间,使企业资产增长了1500倍,股东投资回报率高达292倍,成为中国最赚钱的官高公司之一,并培养出了77为总经理,产生了56为百万富翁。由此可见,管理者只要结合企业自身情况,对“日清”工作法运用得体,将会大大提高企业的运作效率,降低内耗成本,对企业的发展将产生积极的促进作用。记得在1999年,我曾在这方面做个尝试,可以说半只脚已经踏入了“日清”工作法的门槛。当时我读高二,也不知道什么是“日清”工作法,我只是为了学习时均衡发展和方便,我将每一周的学习和生活时间都编制了详细的计划,把每天的时间都分成了很多段,每一段用于学习不同的科目,每天学习和生活时间段的使用上,每半天的误差一般不会超过十分钟,包括吃饭睡觉在内。记得那年我的成绩突飞猛进,从年级的30名左右一下进步到了年级前三名。当时我也不明白是怎么回事,只是知道自己进步快,可惜的是没有在高三继续坚持应用这个方法。现在回头看来,是由于当时知道自己什么时候该干什么,对自己的时间掌握得非常好,少受其他干扰,从而使的学习效率大大提高的缘故。现在想想,虽然工作了,但是还是觉得应该把这个方法拿来用用,以改进自己的工作和生活。
对于诊断自己的时间的方法,我一直是不得其解的。曾经我也想
过,做过一些尝试,但是由于不得其所,最多知道自己每天做了些什么,最后也就不了了之了。在《卓有成效的管理者》一书中,德鲁克指出:时间对管理者来说永远是个限制因素,任何流程的输出量都会受到最紧缺资源的制约,而在我们称之为“出成就”的这条流程里,这一制约因素就是时间。时间也是一种非同一般的资源。在其他一些主要资源中,资金实际上还是很充裕的。不过我们原先并不知道,对经济增长以及经济活动产生制约的并不是资金供应不足,而是对资金的需求量不大。人才是第三种制约因素,但总还是可以雇到人才,尽管耍雇到足够的理想人才并不容易。然而,我们的确无法通过租用、雇用、购买或者其他手段来获得更多的时间。同时时间的供应是没有伸缩性的。不管需求有多么强烈,时间的供应就是这么多。它没法用价格来进行调节,也没法为它来绘制边际效用曲线。另外,时日稍纵即逝,根本无法储存,昨天的时间已是一去不复返了。所以,时间才是最最短缺的东西。因此,要最佳的管理时间,我们首先要做的就是学会诊断自己的时间。看了《卓有成效的管理者》一书后,我终于知道了我以前尝试的误区,我只是大慨的记录了自己某个时间段在做什么,而没有仔细的将没对时间在做什么详细的记录下来并总结。记得刚刚当上部门主管的时候,老师觉得时间不够用,现在我试着用了一下书中结合扫的关于时间管理的方法,感觉效果还不错。首先就是时间的记录上,现在我可以记录精确到每天的每分钟我在做什么事情,可以看出我的时间大把大把的都被浪费掉了,用来等(等待海关数据、等待客户的资料和信息等等)的时间是浪费得最多的,其次就是由于
沟通不畅而导致的时间的浪费,突发事件和其他事情捅的时间到要比想象中的少得多;其次就是对自己的时间的系统思考上面,以前只要我有空,作为主管大事小事我都会去做,一遇到突发事件我被一些可以安排其他人做的事情缠住,无法及时去处理该我处理的突发事件,工作乱得一团糟,没有少挨领导的批评。看了这本书后我也想通了,没有必要自己出马的事情,尽量安排别人去做,有时间看看小说都行,即可以清闲一下,有突发事情的时候还能及时处理,不用挨骂,何乐而不为呢。当然,刻意去浪费下属的时间的事情,我是不会去做的,毕竟浪费别人的时间就是“谋财害命”嘛。
对于时间被浪费的行为,我在工作上是深有体会的,在读了《卓有成效的管理者》一书后,我对我部门的工作也做了反思,同时也采取了一系列的应对措施,取得了一定的效果。在以前,上班时部门里总有人迟到,我们是现场操作部门,到公司打卡后,带好办公所需单证、资料后就要开部门的车去机场,由于有人老是迟到,经常出现整个部门的人都在等一个人的情形,造成出门后一切都很匆忙,由于晚到,全部人的工作节奏都被打乱,所有人都在赶工作,乱成一团糟,错误频频出现,为此我们没有少挨领导的批评。以前,公司也要求写工作日志,月底检查,但大部分人都是事后再补写,效果往往差强人意,敷衍了事。同事之间的沟通也经常出现鸡同鸭讲的事情,要么信息有误,要么信息不完整,目的不明确,为此给工作带来了极大的困扰和麻烦。四月起,我对部门的工作做了一些调整。我要求部门的人每天下午下班前做好当天的工作总结,遵循“要事优先”的原则做好
第二天的书面工作计划,并做好相关准备,避免出现以往那种每天都匆匆忙忙的情况,使得每个人都知道自己上班后该立马动手做什么,怎么做,对接下来的工作怎么处理等。对于迟到的人员,一概不等待,自己落下的工作,自己想办法补救,如无法完成,则按公司的相关制度给予处罚。这样一来,将及个别人的不协调造成的影响控制在最小范围内,避免其对其他人的工作产生较大的影响。在工作日志方面,对以往的记录方法,我只是感到不妥当,但具体不妥当在什么地方我也不太明了,学习了德鲁克《卓有成效的管理者》之后我终于知道了问题的所在,那就是:时候记录的工作日志往往会漏掉一些东西,有的是忘记记录了,有的是故意不记录,会导致工作日志反应的信息不全面,会对分析这产生误导。因此现在工作日志我都要求每个人都是即时记录相关信息,以及时准确的反应相关情况,好作出相应判断,积极调整、解决问题。力求做到“日清日新”使同事明白自己每天都做了些什么,遇到了什么问题,怎么解决的,以及还有什么事情没有处理完,接下来要怎么办等。避免了以往的那种糊涂账似的工作日志。相对于以往,公司领导需要什么数据,我往往要找人问半天,才能给予准确答复,现在不论公司领导需要什么数据,我只要查看相关的工作日志即可迅速给出答案,大大减少了查询时间,避免了以往那种反复查询所带来的时间和精力的浪费。对于工作上出的问题,也可以落实到人,合理的监控。对于沟通上出现的问题,对于沟通的内容我要求他们尽量即时书面记录下来,沟通内容模糊不清的及时询问,避免记录不及时产生遗忘而导致操作上的失误或重复沟通浪费时间。这样
做大大加少了以前反复沟通所需的时间,同时也大大提高了效率。
总之,读了《卓有成效的管理者》一书除了以上几个方面外,让我受益匪浅外,其他方面我也是有所得的。我虽然还没有在工作中将书中的方法一一加以实践,但是我相信在将来,这些方法会给我带来巨大的收益的!
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