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会议室使用及申请管理规定
为进一步加强对公司各会议室管理和使用。明晰会议室使用流程。推动公司的办公自动化程序，提高办公效率，公司综合事务部与信息化部就实现会议室申请OA自动化制定了会议室使用申请流程。现将会议室管理、使用作如下规定：
一、会议室使用管理规定
1、公司现有4个会议室，分别为大、中、小和“多功能”会议室。各单位若使用会议室，需提前通知公司综合事务部，统一安排；特别是各分公司在安排各地业务人员回公司前，要首先到综合事务部了解会议室使用情况,然后再选择用会时间。
2、根据参会人数合理选择会议室。
大会议室35人
中会议室30人
小会议室10人
多功能会议室60人
3、使用会议室若遇冲突，由综合事务部依照轻重缓急的原则协调解决。各部门要配合、服从综合事务部的安排。
4、会议室内严禁抽烟。各单位使用会议室前，由综合事务部负责清理现场，然后移交使用单位，离场时要通知综合事务部验收，若发现用会单位有
抽烟现象，一烟头罚款50元，依次类推，由综合事务部监督，各单位负责人负责执行。
5、保持会议室整洁。不随地吐痰，不乱扔纸屑并随身带走自带杂物等。
6、爱护室内设施。不要在桌椅上乱涂乱划。若有损坏由用会单位承担维修费用。
7、会议所需白板笔、饮水杯，请各单位内勤人员到综合事务部领取。
8、若需投影仪、笔记本电脑，由各单位内勤到综合事务部签字领取，妥善保管使用，完毕后，立即交还综合事务部，以免影响其他部门使用。
二、会议室使用申请流程及有关规定：
1、综合事务部负责会议室的使用申请、审批工作。
2、各单位如需要使用会议室时，需提前2天，在OA办公自动化系统会议室申请项上填写使用申请。综合事务部不再接受电话和派人预约会议室的申请。
3、使用会议室的单位，直接登陆OA办公自动化系统，正确、真实的填写申请会议室的相关内容，如：申请使用会议室的单位、申请人、申请会议室类型、与会人数以及所需设备、会议时间等,然后提交，等待审批。
4、综合事务部根据实际情况予以安排。未经许可任何部门和个人不得随意占用会议室，以免预约会议室的单位无法正常使用。
5、综合事务部必须在申请使用会议室单位发出会议室申请后3小时内回复申请。
6、对于未被预约的临时会议申请，综合事务部必须按照先进先出或轻重缓急的原则进行安排。若会议室使用安排已满不能答复申请的，综合事务部需向新申请单位作出解释。
7、各单位必须遵守会议室使用的安排，对于不遵守会议室申请、使用制度的单位和个人，根据有关规定予以处理。
8、特殊情况综合事务部未能在3小时内作出回复或无法作出回复时，按
照先申请先使用的方法使用会议室。
9、如遇OA故障无法填写申请的，必须由申请单位或个人进行电话预约，事后当天补齐会议室申请资料。
10、各分公司、各部门由专人负责此项工作。
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