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费用报销管理制度
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第一节 总则
第一条 为明确公司各项费用支出范围，强化各级公司费用管理，本着合理控制的原则，特制定本费用管理制度。
第二条 核销票据统一要求
1、发票必须是在当地税务机关发行的真实发票；
2、发票要素项目必须齐全（包括税务局或财政局监制章、日期、客户名称、发票项目、数量、单价、金额、大小写合计、收款单位财务专用章或发票专用章等）；
3、发票必须套写，报销联不得用圆珠笔或钢笔直接填写，发票的开票时间必须填写；
4、发票抬头必须填公司名全称，书写整齐、清晰；
5、发票金额大小写要一致并加盖发票专用章或财务专用章，印章名称与协议或合同签约方名称必须一致；
6、发票需为一次性填写不得涂改；
7、发票必须由收款单位开具，各联次填写合法。
第二节 费用分类
第三条 费用按性质分为变动费用、固定费用两大类。
第四条 变动费用特指可以通过有关部门和管理人员进行控制的费用，具体包括：
1、差旅费
包括机票、其他交通费用（火车、汽车、轮船等）、市内交通费用、住宿费、伙食费及其他相关杂项费用（需列明用途）等七小类；
2、办公费
包括电话费及网络费、办公用品（如纸张、笔、纸杯、纸袋、文件夹、磁盘、磁带等及日常办公费用，如刻章、名片印制、报刊杂志订阅、书费等；）；低耗（指单位价值2000元以下
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3、业务招待费
包括餐费、非促销礼品等；
4、低值易耗品
指单位价值2000元以下的或单位价值虽然在2000元以上，但预计使用年限不足1年的，不能作为固定资产的工具、设备和经营过程中周转使用的包装物等；
5、修理费
维护和修理车辆、设备、经营场地以及相关辅助设施而发生费用；
6、会议费
涉及会议项目的相关费用，包括租用会议场所、会议车辆、购置会议用具、会议住宿费用等；
7、其它变动费用
未纳入以上项目的其它变动费用。
第五条 固定费用，主要指相对于可控费用来说变动性相对较小，费用大小一般取决于机构、人员、资产、经营的规模，可控性较差的费用，主要包括以下种类：
1、工资及相关费用
所有人员的岗位工资、绩效工资、津贴、非差旅费补贴、午餐费、加班费，以及按工资计提的养老金、住房公积金、福利费、工会经费、职工教育经费、医疗保险、失业保险等；
2、折旧费
按固定资产使用年限计提的折旧费；
3、租赁费
因租用办公场地、设备、车辆等发生的相关费用；
4、水电能源费
办公、仓储、宿舍等发生的用水用电及冷暖气支出；
5、保险费
货物运输保险、财产保险及车辆保险等相关费用；
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6、车辆使用费
包括购置及租赁车辆的费用及发生的车辆过路过桥费、汽油费、修理费、停车费等；
7、其它费用
未纳入以上项目的其它固定费用
第三节 借款申请及审批
第六条 借款发生在未来支付金额具有不确定性而原则上需要现金支付的公司经营活动。为控制借款风险，原则上尽量减少借款，借款额度根据实际情况核定，不得公款私用。借款仅限于以下几条：
1、公务借款，指为特定目的而支付金额不确定的支出，如汽油费、电话费及车辆路桥费等以及其他大型项目支出等。
2、个人借款，指员工进行一般性公务活动而发生的差旅费等费用支出，主要用于员工在公务活动中的个人支出。
第七条 对符合借款申请条件的，按以下程序办理手续。
1、公务借款，由申请人填写借款单，经项目负责主管、经理、总经理审核签字后，交财务负责人审核签字，由出纳员付款，前帐未清，不予借款。
2、个人借款应填写借款单，各类借款都需项目负责主管、经理、总经理审核签字后，由财务负责人核准后出纳员付款；项目负责主管借款应由经理签字审批，经理借款应由总经理审核，总经理借款应由财务负责人审核；借款人按照借款单内容如实认真地填写，要求字迹清晰，只能使用签字笔，不得涂改，否则无效。
3、“借款事由”一项需填写详细，原则上借款金额一万元以上（包含一万元）必须以支票或电汇方式办理；如选择支票方式支付，“收款单位”处填写清楚，如支票不开抬头，需写“情况说明”由经理签字。如选择汇款方式支付，“收款单位”处填写对方单位全称，并提供对方单位银行信息，包括对方开户银行帐号、开户行名称等。第八条 目前可以办理借款的项目
1、车辆汽油费的借款：为了避免出现油卡中油费不足，需每月提前申请借款。报销时提供合格的发票，冲借款。
2、车辆过路过桥费的借款：为了避免过路过桥费过重对司机个人造成经济紧缺，每月可提
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2、电话费的借款：电话使用部门根据电信局通知此次话费金额，按照结算金额进行申请。报销时提供合格的发票，冲借款。
3、个人差旅借款：出差员工需在出差前提交《出差申请表》和《借款单》，并按流程进行审批，将审批后的《出差申请表》和《借款单》递交财务，由财务负责人审核无误后，出纳付款。
员工出差需由项目负责主管、经理审批确认；项目负责主管出差需由经理、总经理审批确认；经理出差需总经理审批确认。
如以上借款需要以支票形式支付，且不开具抬头，需提供情况说明，并由上级领导签字确认。第九条 借款人员在本项工作结束的7个工作日内按规定办理借款核销手续，归还多余部分，前帐未清，不得续借；实际发生的费用履行相关费用报销审批流程。如有特殊情况需要延长期限，则需由借款人上级领导申请，公司财务负责人同意。无故不按规定及时核销借款的人员，财务部有权直接在该人员次月工资中扣除。
第四节 报销管理规定
第十条 员工报销时间统一为每周五下班前到项目负责主管办理，项目负责主管在每周一上午9点前审核好上周五报销单据，提交给经理签字确认，并将签字后报销单据传递到财务部进行报销。财务在审核无误后，于每周四将上周五报销款交与项目负责主管。如遇特殊情况可通过邮电及口头申请，提前报销，后补签字确认。第十一条 报销管理统一规定
1、出差人员返回公司后，如无特殊情况，必须在一周内到财务部门报销，报销期限不超过两个月（即发票日期与报销日期间隔不大于2个月），否则视为废票。
2、所有报销单据，必须由报销人填写公司规定报销单，并将原始单据粘贴于整齐，一同递交到项目负责管理员处，统一到财务部报销。原始单据必须粘贴整齐，左方及上方报销单据必须对齐。报销单据必须按规定填写完整、清楚及规范，且不得进行涂改。报销单据及原始单据，不得使用传真件。所有报销、证明、审核人员的签名必须完整并以清晰可辨认为原则，对于财务人员认为难以辨别的个人简化签名或英文签名，必须在旁边括号加注正楷签名。
3、发票粘贴时，报销单后所附原始单据，应按清单顺序、依次排开，整齐均匀的靠报销单
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4、所附原始单据，必须为正式有效税务发票或其他国家税务机关认可单据。
5、发生的一笔业务，必须一次性报销，不得人为故意拆单分次报销。如发现故意拆单分次报销的事实，拆单后的费用由个人负担，不再报销。
6、有员工代替上级主管人员办理报销的，应视为上级主管本人执行报销流程及核准权限。
7、财务部审核报销单是否得到相应的审批，报销金额、发票、凭证的合法性、合规性和准确性，并将报销款项同公司标准和《出差申请表》比较。各类报销票据必须注明日期、内容。财务部在审核中发现不合规票据，说明不得报销理由退回；对未预先审批备案的超标准费用，一律不予报销。
8、通过借款方式支付款项所取得的发票，填写费用报销单时，在报销单上“报销事由”一栏中，填写完报销事由后要注明“冲借款”字样，在报销单下方的“原借款”一栏中，填写在办理借款时所借金额，“应退余款”一栏中，填写报销冲减借款后的金额。
9、财务部自受理报销申请后的3个工作日内审核完毕，之后3个工作日内将报销款项打入报销申请人银行卡帐户，同时发出通知；或将款项统一递交核算接口人。
10、原则上报销付款方式尽量采用支票或电汇付款，如必须支付现金，金额必须在1000以下。支票付款时，需问清收款方全称；如未提供，财务部将按照后附发票上所加盖的财务印鉴填写支票抬头；遇特殊原因，收款单位要求不写抬头的，须填写情况说明，由经理签字后附在报销单后，并将此单位记录在案，留存备查。如发生支票丢失或其他情况，财务部将不予重新开具，由相关责任人自负。第十二条 业务报销流程
1、所有报销人员报销必须在每周一下班前将报销完整单据提交给项目负责主管；报销人员应填写费用报销单，注明款项的用途、金额、日期、支付方式等内容，并附有相应的原始票据；
2、项目负责主管有权对不符合要求的单据予以退回，将符合规定的报销单据统一汇总，并在每周一上午9点前统一提交经理签字审批；
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3、项目负责主管将在每周一中午或下午，将经理审批后的单据亲自递交给财务部审批；
4、财务部在审核无误后，于周四给予报销上周五申请报销款，并由项目负责主管将报销款项统一领回；
5、报销人员在每周五下午统一到项目负责主管处签字领取上周报销款项；
6、对不符合财务部要求的报销单据退回后，由报销人员补齐相关手续，重新走报销流程办理；
7、报销人员在每周报销费用时，需给项目负责主管提供下周预计费用计划，由项目负责主管统一后再提交财务部；如不提交预算计划影响报销时间的，由报销人员自行承担。第十三条 报销对应部门及人员
1、办公用品――――统一由行政部办理：
购买办公用品，除提供合格发票后，必须在发票后面提供办公用品的明细。
2、物业各项费用――统一由行政部办理：
包括：办公室租金、库房租金、电话费，水电费等。库房仓租按合同支付。另：电话费、水费需提供明细。
3、车辆停车费及路桥费用――――（各司机）
对于报销的每一张单据，必须要求在报销单上注明出货单号码、送货地点，并要有项目负责主管的签字；停车费每张票据后需填写上货单号、送货地点；在填写费用报销单时需在备注处要有项目负责主管签字并注明“已审核”，方可报销。此项费用，每周只报销一次，各驾驶员将路桥费及停车费按车牌号集中报销。
4、汽车配件及修理费――――统一由项目负责主管办理：
发票后要求提供配件明细及修理费明细，并要注明配件及修理费发生所对应的车辆牌号。填写费用报销单，“备注”中由项目负责主管签字，并注明“已审核”，方可报销。如批量购买或按月/季支付款项，发票后需提供购买明细附件，同时提供购买前汽车配件库存情况。
5、餐费、招待费――――（各报销人）
原则上一般招待费不进行报销，如发生招待费，发票后要求提供《业务招待费及市内交通费明细表》，注明发生时间、招待人员、人数、招待原因、报销金额等，填写费用报
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6、市内交通费用――――（各报销人）
发票后提供《业务招待费及市内交通费明细表》，注明乘车日期、乘车人、乘车事由、报销金额等，填写费用报销单，员工招待费由项目负责主管签字、经理签字确认；项目负责主管由经理签字、总经理签字确认。
7、车辆罚款的报销――――（各司机）
车辆的违章罚款原则上不予报销，如发生，要求驾驶员针对每一张罚单出具违章说明，注明违章时间、地点、原因等，由驾驶员本人签字（注明车牌号），项目负责主管签字，并由经理在每张罚款说明上一一签字认可，填写费用报销单，方可报销。
第五节 办公费控制
第十四条 邮电通信费报销
1、办公室固定电话费和网络费
（1）公司办公用电话和网络费应严格按照批准的预算控制。
（2）办公室电话费和网络费每月由行政部填写费用报销单，提供费用清单和相关发票到财务部报销。
2、个人移动电话费：根据岗位及实际情况制定具体标准，报公司总经理审批后执行。（1）上述各类人员名单由行政部提供，报财务部备案，月度费用超支部分由相关人员全额自负；
（2）以上话费标准均包含漫游费；
（3）对上述符合报销条件的人员，只允许报销一部本人名义的手机话费。第十五条 其他办公费用报销
公司其他办公费用（办公用品等等）应严格按照批准的预算控制。
其它办公费用由发生费用部门填写费用报销单，提供相关发票（办公用品需提供办公用品明细）到财务部报销。
第六节 业务招待费控制
第十六条 业务招待费的报销
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Fax:0755-2662-2501 业务招待费必须严格按照审批后的预算标准执行。因公外出要请客用餐和购物送礼等各种规定之外的开支，先征得上级领导同意再行开支。报销时，报销人应填制费用报销单及《业务招待费及市内交通费明细表》，注明发生的时间、地点、事由、客人、招待的人数、人均费用水平等，并提供正规发票至财务，按规定程序报销。
业务招待费应在当月预算总额内严格控制，当月费用当月使用，当月核销，月末清零，不累计计算；所有预算外发生的业务招待费必须由总经理签字审批后方可报销。业务招待费应按照人均招待费用标准严格控制（以下为人均费用上限）：
5人以下： 元/人； 5－10人： 元/人； 10人以上： 元/人；
第七节 修理费、会议费、装修费控制
第十七条 修理费不具体限定单笔报销标准，各部门严格按照批准的预算控制，填写费用报销单，提供相关发票到财务部报销。第十八条 会议费控制
1、公司内部会议原则上必须利用公司内部会议场所，并不得以各种名义发放纪念品等。
2、会议费不具体限定单笔报销标准，由负责组织会议的部门严格按照批准的预算总额控制，填写费用报销单，提供相关发票及票据到财务部报销。第十九条 装修费控制
发生装修费应至行政部备案，1万元以上装修工程采用工程招标形式，完工后由财务部核实判断是否需提请审计，办理工程验收手续后，由负责部门按合同规定的付款时间填写费用报销单，提供装修合同、工程验收证明和相关发票到财务部报销，按实支付款项。
第八节 车辆路桥过路费、汽油费、租赁费、水电费控制
第二十条 车辆路桥过路费由项目负责主管按报销人员报销时间填写费用报销单，并提交相对应合格有效发票到财务部报销，按实冲销借款。
第二十一条 汽油费严格按预算控制执行。根据实际情况详细填写司机姓名、车牌号、发生日期、金额等信息，项目负责主管、经理审批后，将审批单、原始票据及相关发票到财务部报销。
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Fax:0755-2662-2501 第二十二条 管理部门发生的水电费不具体限定单笔报销标准，各部门严格按照批准的预算控制，填写费用报销单，提供相关发票到财务部报销。
各项目发生的水电能源费用，按合同规定的付款时间填写费用报销单，提供合同、清单（上次表底数和本月表底数）和相关发票到财务部报销，按实支付款项。
报销租赁费前，应先将租赁合同在财务备案，严格按照合同规定付款，付款时填写费用报销单，提供相关发票到财务部报销。
第九节 培训费、项目团队活动费控制
第二十三条 培训费、项目团队活动费应提前预算，并按照批准后的预算总额控制，报销费用时由相关部门填写费用报销单，提供批准的活动方案和相关发票到财务部报销。
第十节 工资及其他人员费控制
第二十四条 工资包含基本工资和绩效工资两种，经总经理核定员工的工资标准，由项目负责主管按月向财务部提交工资汇总表。支付员工工资时，由项目负责主管提供付款申请审批单、工资汇总表等资料，财务部通过银行支付。
第二十五条 其他人员费包括养老保险、医疗保险、失业保险、住房公积金、员工商业保险、综合保险、福利费等。支付时，由项目负责主管提供付款申请审批单、人员清单，到财务部申请支付。
第十一节 固定资产和无形资产支出控制
第二十六条 固定资产和无形资产支出不具体限定单笔（项）报销标准，严格按批准的预算总额控制。支付时，由负责部门填写付款申请审批单，提供合同、采购清单、入库验收证明和发票，到财务部付款。
第十二节 附则
本制度中涉及的重大原则及标准由财务部负责解释，本制度自 年 月 日起开始执行。实际费用发生涉及详细规定的，可参见部分规定细则执行。
出差申请表.xls附件一：
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Fax:0755-2662-2501 附件二：差旅费报销明细表.xls
附件三：
业务招待费及市内交通费明细表.xls
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