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山东省社会保险事业局 业务档案归档移交制度
一、归档移交范围
凡是社会保险经办过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录均应归档保存。具体包括：社会保险管理类、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险稽核监管类等。详见《山东省社会保险事业局业务档案管理办法》附件。
二、归档移交要求
（一）归档的文件材料应齐全、准确、完整，已破损的应予以修复。
（二）凡向档案室归档移交的案卷,必须组卷完毕并符合《办法》第八、九、十、十一、十二、十三、十四条规定要求。
（三）应制作档案交接文据。
三、归档移交时间
业务档案按照平时立卷原则，各处室将办理完毕具有保存价值应归档的所有文件材料,及时整理、立卷。于每年的3-6月移交综合档案室。会计（基金）档案隔年移交档案室归档。
举办重大业务等活动形成的档案应在活动结束后,由活动主办处室30日内收集齐全，整理、立卷后移交档案室归档。
山东省社会保险事业局
业务档案保管制度
一、本单位形成的全部档案、资料由档案室集中统一管理。
二、档案库房应符合“九防”（防火、防水、防潮、防虫鼠、防强光、防尘、防盗、防有害气体、防磁）要求，达到“三无”（无霉变、无丢失、无差错）标准，保证档案材料的安全和完整，定人定时做好库房内温湿度变化的观测和记录。
三、认真做好库房、装具的卫生除尘工作，保持库内整洁。禁止一切与保管档案无关及损害档案材料的物品入库房。
四、档案密集架内的案卷，要按不同保管期限分别排放，调阅后要及时放回原处，摆放整齐有序。
五、库房内严禁吸烟，档案设备要定期保养和维修检查，消除安全隐患。档案管理人员离开库房时要随手关灯，切断电源，关好门窗。
六、定期检查库藏档案，发现问题及时报告，并采取措施加以处理。
山东省社会保险事业局 业务档案工作保密制度
一、档案工作人员严格执行《中华人民共和国保密法》等有关规定，严守党和国家机密。
二、档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有保密性质的档案材料或内容。
三、带有密级的档案，要在档案封面上标注，机密以上档案要专柜存放。
四、涉密档案一般不能外借，确因工作需要，必须办理借阅手续，经主管领导批准后方可借出。
五、涉密档案利用必须严格遵守有关制度，保证档案材料及其内容的安全，未经许可，不得私自抄录和复制，更不得擅自将档案材料带出档案室。
六、违反档案保密制度，泄露国家秘密并造成损失的，将按照《保密法》等有关规定，追究其责任。
山东省社会保险事业局 业务档案统计制度
一、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等方面进行登记，并做好统计。
二、严格遵守和执行上级主管部门和档案管理部门规定的各项统计制度和要求，对需上报的报表要按规定上报，做到及时、准确、无遗漏。
三、档案工作人员要加强档案统计业务知识学习。做好档案统计分析，提高档案工作的管理水平。
山东省社会保险事业局 业务档案鉴定销毁制度
档案室保管的业务档案保管期满，经再次鉴定，确认没有保存价值的业务档案应进行销毁。
一、鉴定、销毁档案的标准
业务档案鉴定、销毁应以国家有关规定和本局《档案保管期限表》等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。
（一）时间标准
定期保管的业务档案，保管期满。
（二）档案内容、来源、形式标准
在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对超过保管期限的业务档案，要进行一次再鉴定，以业务档案的内容、来源、形式为标准，重新判定业务档案的价值。
二、鉴定、销毁的程序(一)业务档案鉴定工作程序
1、档案室写出业务档案鉴定工作申请报告，报局领导审核批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。
2、成立业务档案鉴定小组。业务档案鉴定小组由局相关负责人，业务人员和档案室管理人员，以及社会保障行政部门有关人员组成。
3、鉴定小组成员对业务档案进行鉴定，提出鉴定意见。6 对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。
4、局领导审查、批准业务档案鉴定报告。
（二）档案销毁的程序
1、档案室对经鉴定拟销毁的业务档案编制销毁清册。
2、经鉴定批准销毁的业务档案，必须粉碎（或焚毁），不得将应销毁的业务档案作其它用途或当作废纸出售。
4、销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上签名并注明销毁方式和时间。
三、鉴定、销毁善后
档案鉴定、销毁工作结束后，档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档。销毁清册永久保存。
山东省社会保险事业局
业务档案查阅利用制度
一、因工作需要查阅本人承办工作部分形成的档案或与本职工作有关的其它非密级的档案，办理查阅登记手续后即可查阅档案。
二、参保单位和个人按规定查询缴费记录、个人权益记录等相关档案材料，要经局领导批准，办理借阅登记手续。
三、查阅密级的档案材料，要经局主要领导批准。
四、档案限于室内查阅，一般不出借，确需借出的，必须严格履行借阅登记手续，并按规定时限归还。
五、档案借阅利用者，必须妥善保管档案资料，不得转借、遗失、拆散、调换、缺页及在文件上圈点划线、添字或去字等。违反者，视情形追究其责任。
六、档案管理人员要对归还档案作认真检查核对，确认无误后，及时注消登记，放回原处。
七、档案借阅利用情况要及时登记，按时汇总，做好档案利用的统计分析工作。
山东省社会保险事业局业务档案设备维护制度
一、档案室计算机、复印机、空调机、除湿机、防磁柜等设备要有固定的存放地点，一般情况下，不得随意搬动或外借。
二、档案设备要有专人管理和使用，定期对档案设备进行保养和维护，清除一切安全隐患。
三、设备一旦发生故障，应查找原因，及时排除，需要维修，须报领导批准。
四、应对档案设备建立统计台帐，准确反映档案设备配置的时间、数量、型号、价格、功能，防止档案设备丢失。
山东省社会保险事业局档案室工作人员岗位责任制
一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《社会保险业务档案管理规定》(试行)及有关法律法规和规章。
二、热爱档案事业、积极主动地做好工作。努力学习档案管理的基础理论和业务知识，不断提高管理水平。
三、负责本局档案材料的收集、整理、保管、复制、借阅工作，对档案资料进行分类、编目、登记。
四、熟悉和掌握本局档案的种类、数量、内容，对库存档案定期检查、清理、调整和统计，做到帐物相符。
五、根据需要编制各种检索工具，积极提供利用，及时填写利用效果登记薄。
六、按规定做好档案的鉴定、销毁和移交工作。
七、认真做好档案室的安全保卫工作。
山东省社会保险事业局
档案室安全防范预案
一、总体要求
按照《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定》（试行）等法律法规，遵循安全第一，预防为主，常备不懈的方针，贯彻统一领导，积极应对，措施果断的原则，保证人员、制度到位，使档案安全事故和损失降低到最低限度。
二、组织机构及职责
成立档案安全预防领导小组，组长邵铁明，副组长尹刚，成员柳新伟、张未娜、石玉建、马祯娟、孙宝海、杨举、郭海华、刘福娜、张在萍、谢进军。
负责组织指挥各类火灾、水灾、爆炸事故、自然灾害的现场人员、档案和物资抢救、应急处置及救援工作，组织人员保护好事故现场，并及时向上级和有关部门报告。
三、应急措施
（一）火情应急措施
1、工作期间发现火情，如能就地扑救的要就地扑救；无法就地扑救的，要先切断电源，然后拨打火警电话“119”报警，及时报局领导组织人员进行扑救。
2、如电源起火，先切断电源，用干粉和二氧化碳灭火剂扑救，严禁用水扑救。库房门边要放置灭火器。
3、抢救档案时尽量使用二氧化碳、干粉灭火剂，以减少档案的损失。
（二）水情应急措施
当卫生间、空调水阀损坏出现流水不止情况，应及时组织人员排水、保证档案安全存放。
（三）盗情应急措施
工作人员发现盗情，应及时拨打“110”并向领导报告。同时，应采取一切可能措施，保护档案的安全。
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