档案归档制度首要有哪样内容[版]_档案归档制度内容

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档案归档制度首要有哪样内容

机关档案室的收集工作

一、直立健全归档制度的必要性

机关档案室是集中管理本机关档案的机构。机关档案室的收集工作，是档案收集上作的主要构成部分，也是做好档案馆收集工作的基础和前提。机关档案室的收集工作是通过实行肯定的归档制度来完成的。

归档是指各机关文书部门或营业部门，将工作运动中形成并办理完毕的文件收拾整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的运动过程简言之，归档就是按照国家规定把档案移交给本机关档案部门集中保存的过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，即归档制度

机关文件的归档，是机关文书或文件工作的最终一环也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个主要关口。是以，为了保证归档文件的齐全完备，必须直立本机关的归档制度。

归档制度是各机关、各单位的文件处理部门或营业部门做好文件归档工作，及时、科学地移交档案的主要依据，也是机关档案部门取得档案，监督、引导和搜检本机关、单位文件归档工作的必要手段。我国的众多法规性文件，都对归档制度作了明确规定。1956年4月16日国务院发布的《关于增强国家档案工作的决定》中就要求“各级机关的档案材料(包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等)，应该由机关档案营业机构一档案室集中管理，不得由承办单位或小我分散保存”，“周全推行文书处理部门立卷，以直立统一的归档制度。1983年4月28日中共中间办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》规定，“机关应直立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作运动中形成的有保存价值的文件(包括党、政、〔、团以及人事、守护、财会等工作巾形成的文件材料)，均由文书部门或营业部门进行收拾整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交相关部门收拾整理、立卷”。1987年9月5口颁布的《中华人民共和国档案法》(以「简称

长期的实践经验证实，没有归档制度，或者归档制度不健全、实行制度不好，就不会为机关工作的开展积累完备、体系和高质员的档案，就会影响机关档案工作的有效进行以及档案馆工作的开展。以是，直立健全机关归档制度是十分必要的，它不仅可以使档案资源得到有效一连和增补，为机关的各项营业工作服务，而几可以为国家积累齐全完备的档案财富。

二、直立机关归档制度的平常要求

(一)归档制度必须吻合(档案法》和相关文件的要求

各机关、整体、企业、事业单位，必须根据《档案法》、《机关档案工作条例》、《归挡文件收拾整理规则》等法规和文件的要求，直立本单位的归档制度。在详细确定归档的各项内容之前，必须认真学习和理解国家的相关规定，体味其精神内容，确保归档制度的科学订定

(二)归档制度必须吻合木单位的实际，充分显露本单位的特点和规律

归档制度的订定必须和本单位的性子、职能以及档案的形成规律、种类和特点相适应，并据此将国家的相关归档的规定详细化(三)归档制度应当同本单位的其他制度保持内容方面的统一性

党政机关、整体、企业或事业单位订定归档制度，应当同管理制度、文书工作等制度相衔接，将归档制度纳人管理制度范畴，同本单位的机关管理制度、科研管理制度、计划管理制度、生产管理制度、标准化管理制度、岗位责任制联系起来，保证其顺遂实验(四)完善归档制度的内容

归档制度的制订应当内弃清楚、表达准确、规定仔细，便于在实际工作中实行。机关档案部门在制订制度时耍广泛征求观点，及时增补完善，井报l级档案亚务机关审核认可门

三、归档制度的内容

归档制度首要包括归档范围、归档时刻、归档檀卷(保管单位)的 质量要求、归档手续等内容。(一)归档范围

归档范围，是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。哪些文件应该归档，哪些文件不应该归档，首要取决于文件本身的价值。平常而言，凡是反映本机关工作、生产运动，具有查考使用价值的文件材料均属归档范围。

按照国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，一个机关应该归档的文件材料，首要有四部分: 一是上级机关的文件材料，包括上级机关颁发的属于本机关主管营业并要实行的文件，以及普发的、非本机关主管营业但需贯彻实行的法规性文件;上级召开的需要贯彻实行的会议的首要文件材料;上级机关转发本机关的文件，本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最终草稿和印本，以及上级机关、党和国家领导人、人民代表搜检本机关工作形成的各种主要文件材料(包括音像材料)等

二是本机关的文件材料，包括本机关召开的代表大会、工作会议、专业会议、机关党团体及行政领导会议的文件材料;本机关颁发的各种正式文件;本机关及其内部团体机构形成的工作计划、总结、报告、统计报表、财务与会计文件、人事工作文件，以及反映营业运动和科学技术管理的专业文件材料;本机关的请示与卜级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件;本机关领导人公务运动形成的主要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关相关的主要文件材料;本机关的各种规章制度，以及反映本机关成立、合并、人员编制、历史沿革、合同、协议、财产、物资、档案等方面的文件、凭证、账册等材料;主要的人民来信、来访材料以及其他认为需要归档的材料。

三是同级机关和非隶属机关的文件材料，包括同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管营业但需实行的法规性文件，或与本机关联系、协商工作的主要来往文件相关营业机关对本机关工作搜检形成的主要文件。

四是下级机关的文件材料，包括下级机关报送的主要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预(决)算、科技文件材料以及备案性文件材料

不属于归档的文件材料首要包括重复文件;事务性、一时性文件;仅供参阅、参考、征求观点，不需办理的文件;未经会议讨论，未经领导审视、签发的未生效文件;平常文件的修改稿以及平常的人民来信等详细到每个机关，应根据上述要求，结合本机关的详细情况，明确规定归档与不归档文件的范围。此外，国家规定不得归档的材料，禁止擅白归档(二)归档时刻

归档时刻指文书处理部门或营业部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时刻。《机关档案工作条例》规定“机关文书部门或营业部门平常在第二年土半年向档案部门移交档案，交接两边根据移交目录清点核对”。对于专门性文件、非凡载体的文件、驻地分散的机关文

件或形成规律较为非凡的文件，为了便于实际工作查考使用，可以适当延长归档时刻

内部机构简单，或不设内部机构的小机关，工作人员少，文件又是集中处理的，文书处理和档案工作由一人兼管，就不需要专门规定归档时刻，只需将处理完毕的文件及时归档即可。(三)归档檀卷(保管单位)的质量要求

归档檀卷的质量要求是:依照文件材料的形成规律和特点，保待文件之间的有机联系，区分不同价值便于保管和使用。

应归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完备，并构成保管单位。保管单位内的文件材料排列应当层次体系，成为一个互有联系的有机团体 保管单位内的文件，依次排列后编写页号或件号，逐件登记在归档目录上。录音带、录像带、影片、照片等档案，应当用文字标出它们的对象、时刻、所在、内容和责任者等事项。保管单位(檀卷)的封面，应当按规定逐项填写清晰。向机关档案室移交的档案，应当按照肯定的顺序排列、编号和编目。(四)归档手续

机关文书部门或营业部门在向档案部门移交档案时，交接两边应根据归档目录具体清点。经过认真核对后，如确认无误，交接两边即履行签字手续，并将归档目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥帖保存。

在档案工作与文书处理工作由一人兼管的小机关，不需要履行上述归档手续。但在档案人员调动工作时，应当参照上述办法办理交接手续

四、机关档案室在归档中的作用

《机关档案工作营业建设规范》规定，机关档案工作的纂本使命之一，就是“对机关各部门形成的各种文件材料的收集、收拾整理、立卷和归档工作进行监督和引导”。充分施展机关档案室对文件形成的引导作用，帮忙文书部门搞好归档团体工作，是做好机关档案室收集工作的一个构成部分(一)机关档案室对形成文件的作用

为了保证归档文件的齐全完备，便于保管和使用，档案室的工作人员不仅要通过归档工作把已形成的文件收集齐全，而且要关心机关文件的形成与办理情况。机关在工作和生产运动中，每每有一些工作已经做了，或者经历了某些主要事件和主要运动，但没有记录下来形成文件(如领导现场办公处理的主要题目没有记载，电话请示与答复没有记录等)，或者记录不全(如文件上只记有工作运动的内容而没有责任者、日期，或者文件办完而没有注明办理情况等)，这些都会影响档案文件的齐全完备。档案工作人员有责任对文书处理工作制度、文件行文格式、字迹材料等方面存在的题目，向领导或营业部门反映情况、提出观点，力争改善文件材料的形成环境。必要时，机关档案部门也可请营业部门采取“亡羊补牢”的措施，对一些较主要的事件、运动等进行增补记录和拍摄工作以保证机关档案的完备性

(二)引导和督促文书部门或营业部门做好归档团体工作

在大、中型机关，由文书部门或营业部门对工作运动中形成的具有

保存价值的文件材料进行收拾整理立卷，并定期向档案部门归档，可以施展文书部门或营业部门熟习文件的形成与办理过程的好处，进步归档文件质量;轻易把分散保存在小我手中的文件材料收集齐全，便于堵塞遗失文件的漏洞，有利于维护文件材料的完备性。我国自20世纪50年代就推行文书部门或营业部门立卷归档制度，实践证实，坚持推行文书部门或营业部门立卷归档制度，能为归档工作以至档案室工作奠定优异基础

机关档案室应帮助和引导文件处理部门或营业部门编制归档文件目录，井且督促相关部门或人员及时将需要归档的文件向档案室移交必要时，档案室也可担负某些不同载体档案的收拾整理使命。(三)确保归档文件的质量

档案室应对归档的文件进行搜检。搜检了_作的首要内容包括:应当归档的文件可否收集齐全，可否包括本机关形成和处理的有保存价值的各种门类和载体的档案;归档的文件内容可否反映机关的机构设置、人员编制、庞大事件和主要职能运动情况;保管期限划分可否准确;档号的编制与填写可否规范;检索工具编制可否标准等。同时还应复查未归档和预备烧毁的文件材料，看可否遗漏有保存价值的文件材料。在实际搜检工作后，档案工作人员应针对存在的间题，提出加工、调整和修正的观点，切实保证归档文件达到相关质量标准的要求。(四)搞好一时性文件的收集工作

一个机关即使直立、健全了归档制度，也会有些文件不能按规定及时归档，希罕是未经收发室登记的文件和内部文件，每每分散在小我手中，再加卜机构调整、干部变动等种种要素，都有可能使归档文件不齐全、不完备。一些归档制度不健全的单位，文件散失和不能按时归档的情况就更为突出。是以，在正常的归档仁作以外，机关档案室还需要采取某些补救措施，开展一时性文件的收集工作。如结合保密搜检，节日清理文件，或在人员与机构变动时，把应该归档保存的文件集中起来，以增补归档制度之不足。实践证实，这种做法效果很好，档案部门称之为“突击收集”。

(五)增强归档的宣传和档案的科学管理工作

为了推动归档制度的顺遂实验，应当针对各机关的情况，做好文件归档的宣传教育工作，解除各种思惟顾虑，进步人们的档案意识，保证归档制度的顺遂实验。宣传工作的内容首要包括档案工作的司法法规、条例办法相关档案悉数权的规定;档案由综合档案室管理对档案 信息的开发和使用的优胜胜;档案作用的双重性等

同时，档案工笔者还要认识到，科学管理已接收档案，积极开发档案信息资源，为机关和社会提供档案服务，是对收集上作的最好宣传。是以，要切实做好档案的科学管理工作和信息开发工作。

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