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办公用品的管理制度
为了进一步规范学院办公用品的领用以及库存的管理,在保证办公室用品及时供应的同时实现开源节流、控制成本、高效利用、统一管理的原则,特制定本规定。
一、办公用品的分类
办公室用品实行分类管理,分为消耗品和管理消耗品,不同类别采取不同的办法管理。
1.消耗品:铅笔、中性笔(芯)、橡皮擦、双面胶、软抄本、回形针、捆绳、文件夹、垃圾袋、打印纸等。
2.管理消耗品:计算器、插线板、起钉器、电话机、烧水壶等。
管理消耗品以办公室为单位发放,再次领用须以旧换新,否则不予发放;若遗失应由个人或部门赔偿,工作调动或离职时应将所领用的办公品进行移交或交还文具仓库。
二、办公用品的领用
各部系对照办公用品的分类,根据日常所需如实填报本部系的《办公用品申请单》,经各部系负责人签字确认后由办公用品管理人审核发放。
1.学院各系:每学期按照人数一次性将办公用品领齐。2.学院各部:每次领用办公用品除了填写《办公用品申请单》还要附带资金本。资金本的总经费按每人每学期100元来计算。每次领用的办公用品费用从总的经费里扣除,将剩余经费填写到资金本里。各部以本部门的总经费为限领取办公用品,超出限度的费用由主管院长签字(支用下学期经费或自行解决)。
3.各部系在举办各项活动(如运动会、晚会等)和学院承接对外各种社会考试、培训和阅卷工作时,所需的物品,申请人须填写申请表,经部长签字批准方可领取。
4.纪念品、礼品等社交物品,领取时要经过学院领导授权批准。
5.茶叶的领取。院领导按需分配;部长每年领取一盒;各部门则需填写申请表,经部长签字批准方可领取。
三、办公用品借用
1.对于桌布、果盘等非日常办公用品采取借用的方式,需进行借用登记。
2.凡借用的办公用品超时未还,保管员有责任督促归还。
3.借用用品发生损坏或遗失的,视情况照价或折价赔偿。
四、办公用品的使用
1.办公用品使用要物有所值,物尽其用(如复印纸应用于复印,不得做草稿纸、包装纸;大头针、曲别针等反复使用;纸面可双面利用)充分发挥各种用品的最大使用效率。2.办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用,不许将办公用品随意丢弃废置
3.对于高档耐用办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购置
办公室用品管理人应恪守职责,坚持原则,按照规定办事,严格控制办公室物品的领取数量和次数,保证办公的需要。对于明显超出常规的申领和借用办公用品,管理员有权询问,领取人应作出合理解释。
五、办公用品的保管
1.办公用品由办公室指定的专人负责保管。
2.库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3.批量购入的办公用品应即时入库储存,在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字。
4.阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用,办公室要及时回收,登记造册,修旧利废,充分利用。
5.定期进行办公用品库房盘点,确保账务相符。随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
六、本规定自下发之日起执行。
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