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材
料
采
购
及
付
款
规
定
目 录
一、材料采购管理制度
1、采购人员工作职责
2、材料采购方式
3、合同的签订
4、材料采购的质量检查验收
5、材料的入库、领出
6、材料的保管、维护制度
二、资金管理制度
1、资金来源
2、材料付款、报销
3、工程付款手续
材料采购及资金管理制度
总 则
为了规范基建材料的采购，保证交易的可靠有效，降低采购风险，控制基建资金合理使用，严格报销程序，最大限度维护公司利益，现结合实际情况，特制定本管理制度。
一、材料采购管理制度
第一条、采购人员工作职责
1、做好材料的组织协调、材料采购计划、供应商确定、价质比选、合理运储、及时供应，满足单身职工宿舍楼的施工需求，加强材料流通过程的监督控制管理工作，降低材料损耗成本。
2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、做好材料的进场、验收、保管、出库、拨料、领料管理，积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、跟踪检查指导材料正确使用，避免返工浪费。
5、完成领导交办的其它各项工作
第二条、材料采购方式
项目部采购人员根据材料使用状况、用量低、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，掌握材料质量、价格、供货能力的信息，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。1．大宗材料采购：对于单身职工宿舍楼项目需求量比较大的材料采购，项目部要实地考察材料商，对材料商采用统一报价的方式至少货比三家，择优采购，最终确定材料供应商。
2．一般材料采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由项目部门进行电话询价或者实地考察确定材料商。
3．零星采购：对于一些施工现场需要的零星材料，项目部可以了解市场价后直接进行购买。
第三条、合同的签订
1、合同的签订方式：
（1）、购买壹万元以上的材料、设备的必须签订材料采购合同。
（2）、购买壹万元以下（含壹万元）的材料可不签订合同，填写材料采购需求计划表由主管领导审批，进行材料入库后直接报销。
2、合同的审批
采购人员将拟定好的材料采购合同经项目负责人审核后，上报公司主管领导批准，主管领导同意之后，统一经公司经营管理部门进行核准盖章，进行管理。
3、合同的履行
（1）、合同生效即具有法律约束力，项目部必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助等义务。
（2）、在合同履行过程中，如合同履行困难，必须及时向参与合同管理的部门通报，并报告公司主管领导，及时处理。
4、合同的变更
严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，项目部应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。
（1）、由于不可抗力致使合同不能履行的。
（2）、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。（3）、因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。
（4）、其他合同约定的或法律规定的情形出现。
5、合同发生纠纷时，由当事人双方协商解决；协商不成，向甲方所在人民法院诉讼。
6、合同保管
材料采购合同签订后，将合同原件送交公司工程管理部进行统一管理。
第四条、材料采购的质量检查验收
1、材料是工程施工的物质条件，材料的质量是工程质量的基础，材料质量不符合要求，工程质量就不可能符合标准。加强材料的质量管理与控制，是提高工程质量的重要保证。因此，要求材料采购人员要高度树立质量意识，掌握材料性能，按质、按量、如期的满足施工需要，科学合理的组织材料的采购、运输和验收。
2、检查验收材料质量是保证工程质量、降低工程成本的一项不可缺少的工作，因此，材料进场时第一时间组织监理、项目施工人员对材料进行抽检，材料进场时一定要严格把关检验，材料经验收合格后由收料员进行材料入库，项目部人员根据施工需要由项目部人员办理领料出库手续；针对不合格的材料不准使用，不合格的产品不准进入施工现场，一定要严格把好材料进出质量关。
第五条：材料的入库、领出
1、工程材料经监理、项目部检验合格后，收料员当场进行材料复核验收，材料复核验收合格之后，收料员进行材料入库，并开具《收料单》，在材料的收料单上详细的填写材料的名称、数量、规格、型号等信息，收料单一式三联。一联交于报销人员，并和材料的发票一起作为材料款的报销凭证。最后两联由仓库保管人员留档备查。
2、所有材料入库，必须严格验收，在保证质量合格，检查材料入库时数量和购买时数量有无差议。
3、材料入库后，各级主管领导或部门认为有必要时，可对入库材料进行复验，如发现与入库情况不符的，将追究相关人员责任，造成损失的，由责任人员赔偿。
4、材料出库必须填写领料单，项目部人员根据施工现场材料的需求情况，填写材料《领料单》，经领导批准后，按时领出材料，满足施工需要。
第六条、材料的保管、维护制度
1、材料入库后，收料员要根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。
2、合理码放。对不同的品种、规格、质量、等级的材料都分开，按先后顺序码放，以便先进先出。
3、材料码放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮、防湿，易燃材料要单独存放，所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。
4、对于温、湿度要求高的材料，做好温度、湿度的调节控制工作，高温季节要防暑降温；梅雨季节要防潮、防霉；寒冷季节要防冻保温措施。
5、精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞、倒置，要做到妥善保存，其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃，物品丢失。
6、易燃、易爆，易感染、易腐蚀的物资要隔离或单独存放，并定期检查，做好防火、防盗、防潮工作，严禁无关人员进入仓库。
7、仓库要保持通风，保持库室内整洁，由于仓库的容量有限，货物的摆放应整齐紧凑，作到无遮掩，标牌要醒目，便于识别辨认；要经常检查、随时掌握和发现材料的变质情况，并积极采取补救措施。
8、定期盘库清点，达到数量清、质量清、帐表清。
二、资金管理制度
第一条、材料付款、报销
1、材料付款：材料进厂经验收合格后，由项目部人员填写付款申请表，经项目部负责人审核后，由主管领导、财务部及公司领导审批通过后，由财务部按合同签订的付款比例及付款制度规定进行材料款的拨付；
2、材料报销：项目部人员凭借材料合同、材料采购发票、工程材料申请单、入库单，填写报销单，经公司领导签字后到公司财务部报销。对于一些零星材料可以直接进行材料入库、领料，凭借材料采购发票、工程材料申请计划单、入库单填写报销单，经项目部负责人审核后，由主管领导、财务部及公司领导审批通过后，到公司财务部报销。
第二条、工程款付款手续
为了有效控制项目建设资金的使用，规范建设过程中工程款支付的审批程序，确保资金使用安全，制定本工程款支付管理规定。
1、工程款支付依据：工程款的支付，应以甲乙双方签订的合同约定、相关（补充）协议、监理单位审核意见、工程工程款付款申请表为依据，确保工程款支付及时、准确。
2、施工单位根据工程进度需要付款时，施工单位填报《工程款支付申请表》，由监理单位审核。监理工程师根据项目进度、质量状况及合同履行情况，对《工程款支付申请表》进行审核，监理审核通过时，由总监理工程师填报《工程款支付证书》，经过总监理工程师签字、盖章后上报基建项目部。
3、项目部在收到《工程款支付申请表》和《工程款支付证书》后，由专业工程师及项目总工负责复核，复核没有异议时，填写公司的付款申请表。
4、付款申请表由项目总工、项目负责人审核签字，再报公司主管领导、总会计师及公司领导签批，完成后报项目部会计，项目部会计根据合同约定的付款方式、付款申请表进行工程款的拨付。
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