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巴彦淖尔西部铜业有限公司机械动力部
备品备件采购管理制度讨论稿
第一章 总则
第一条 为了规范公司的设备、备品备件采购工作，制定询价、议价、比价流程，降低购置成本，保障公司生产经营活动所需备品备件的正常持续供应，加强公司物品采购的监督管理，特制定本制度。
第二条 本制度是公司设备、备品备件采购管理行为的基本规范。
第三条 公司的机械动力部的专业技术采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购，货比三家，同等物品质优、价廉、服务好者中标。第二章 采购流程
第四条 设备、备件申请的提出
1、机械动力部门专业技术人员依据设备、备品备件需要状况、库存数量，每月25日前在公司OA系统平台上申报下月所需设备、备品备件，包括上年度大修计划所需要的备品备件、辅材等；
2、申报《设备备件申请表》时应注明物品用途、名称、规格型号、数量、需求日期及注意事项，并经分管部门技术审核、部门经理审核、部门主管领导审核、总经理/执行懂事审核，流程结束后由申请人进行询价、议价、比价采购；
3、紧急申报时，申请部门专业技术人员填写《设备备件申请表》时选突发情况一栏。第五条 设备备件申请表核准权限
1、生产所需设备、备件单笔购置金额预估在人民币50万元以下者，流程结束后比价、议价、比价购置，超过此数额的，公开或邀请招标购置；
第六条 询价、议价
1、申报《设备备件申请表》流程结束后机械动力部门专业技术人员应该选择至少三家列入公司《合格供应商名录》内的供应商作为询价对象；
2、确属有知识产权、独家制造、专卖品等特殊状况，不受前条所限；
3、如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表；
4、选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择；
5、供应商提供报价之物品规格与申报《设备备件申请表》不同或属代用品时，专业技术人员应该与使用部门或单位技术沟通并确认；
6、设备、备品备件、专业备品备件，机械动力部应会同使用部门共同询价或议价；
7、询价后，如有必要，机械动力部应至少选择两家以上供应商进行交互议价；议价应注意品质、交货期、服务兼顾。
第七条 议价原则
遇到以下状况时，机械动力部应及时与供应商议价：
1、市场价格下跌或有下跌趋势时；
2、采购频率明显增加时；
4-13、本次采购数量大于前次时；
4、本次报价偏高时；
5、有同样品质、服务供应商提供更低价格时；
6、在设备、备品备件系统中，有知识产权、属于独家专利制造的；
7、其他有利于公司条件时。第八条 定价核准
1、机械动力部门专业采购人员询价、议价完成后，填写《比价单》，议价采购的须附上书面说明，呈机械动力部经理和主管领导审核；部门部经理审核时，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由经理亲自与供应商议价。
第九条 采购作业流程
1、机械动力部门专业采购人员购置备品备件通过询价或议价流程后，起草《购销合同》，之后在公司0A系统平台上填写合同审批表，经主管部门审核、相关部门审核、质量管理部合同管理员审核、质量管理部律师审核、质量管理部经理审核、主管领导审核、财务负责人审核、执行懂事/总经理审批、质量管理部办理，流程签字确认至合同生效。
第十条 验收与付款
1、依据相关检验与入库规定进行验收工作。
2、依据财务管理规定，办理供应商付款工作。第三章 采购备品备件之品质管理
第十一条 采购品质文件资料要求
备品备件订购前，本公司应提供下列文件资料，或在《购销合同》合约内予以明确规定，必要时起草技术协议：
1、订购货物之规格、图纸、技术要求等。
2、产品技术精度、等级要求。
3、各种检验规范、标准或适用规格。
4、所需之产品认证要求或工厂品质管理体系认证要求。第十二条 合格供应商之选择
备品备件采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：
1、经本公司供应商调查，列入《合格供应商名录》内的供应商。
2、提供的样品经本公司确认合格。
3、类似备品备件以往采购之良好记录。第十三条 品质保证之协定
备品备件采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司要求供应商承诺下列品质保证：
1、供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000、“3C”认证等。
2、供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
3、供应商应随货送交其出货品质检验合格之记录。
4、接受本公司必要的供应商调查。
4-25、保证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。
第十四条 进货验收之规定
供应商提供的货物，必须经过本公司仓库、机械动力部、使用部门等部门人员的相关验收工作，主要包括下列几项：
1、机械动力部门专业技术人员依据合同内容检验规定进行货物验收，以确定交货品质是否符合品质要求。
2、处理缺损物品根据验收、检验结果，对发生损坏或者缺失的货物，予以更正数量，必要时向供应商索赔；
3、对检验不合格之货物退还供应商进行必要处理，由此造成的损失，依据合同约定向供应商进行索赔；
第十五条 品质纠纷处理
有关采购备品备件发生与规格型号不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：
1、依据双方事先约定的《购销合同》内容的质量标准和技术要求作为处臵依据，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。
2、采购备品备件退货与索赔
（1）拟退回的采购货物应由专业技术人员清点整理后，通知机械动力部门。（2）机械动力部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。（3）现货供应之退货，要求供应商更换合格之货物。
（4）订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。（5）确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。（6）退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
（7）双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。
3、其它索赔规定
（1）供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。（2）破损短少情形，由供应商补足合格货物，若由此造成本公司之损失，依据实际发生状况索赔。
（3）因供应商原因导致备品备件在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依据实际发生状况索赔。依据实际损失向供应商索赔。第四章 采购交货期管理
第十六条 采购交货期管理是采购的重点之一，确保交货期的目的，是必要的时间，提供生产所必需的货物，以保障生产并达成合理生产成本之目标。
第十七条 依据供应商评鉴办法进行考核，将交期的考核列为重要项目之一，以督促供应商提高交期货达成率。
第十八条 对托收到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。第五章 付款方式
第十九条 付款方式
4-31、由机械动力部门依据《购销合同》约定，通过OA系统上报用款申请。
2、财务部门依据《购销合同》规定之给付方式，与厂商结款。第六章 采购人员工作职责
第二十条 规格型号发生改变的备品备件，机械动力部门专业技术人员要征求使用单位意见，在使用单位同意后，方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由机械动力部门专业技术人员负直接责任。
第二十一条 机械动力部门专业采购人员必须按采购作业规范运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压，损失均由采购人员承担经济责任。
第二十二条 对机械动力部门专业采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告部门主管领导说明原因，提出相应意见方案，机械动力部门应及时与使用单位沟通，拟定补救办法和处理对策，特别重大事项，应汇报主管领导。
第二十三条 机械动力部门专业采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
第二十四条 机械动力部门专业采购人员必须遵守公司规章制度，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
第二十五条 机械动力部门专业采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在货物采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
第二十六条 机械动力部门专业采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
第二十七条 为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情、备品备件技术升级等，机械动力部门专业采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好备品备件供应工作。
第二十八条 售后服务：对于采购备品备件，机械动力部门在签订《购销合同》时，要明确服务约定。
1、采购备品备件在使用前需厂家进行现场指导安装、调试的，由合同签订部门负责联系。
2、对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由合同签订部门在规定时间内协调解决。第七章 附则
第二十九条 本制度由公司机械动力部门负责解释。第三十条 本制度自总经理办公会议通过之日起实施。
巴彦淖尔西部铜业有限公司机械动力部
2017年3月20日
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