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公文写作与处理知识点总结
一.公文的特点、作用及分类
1.公文，也称公务文件，是国家机构与其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的文书。它具有宗旨的政治性，作者、读者的法定性，内容的权威性，体式的规范性等特征。其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①公文具有较强的政治性、政策性;②公文具有法定的权威性和约束力;③公文的撰制具有特定作者和程序;作者是指公文法定的作者，公文必须按照一定的程序并履行严格的审批手续；④公文具有特定的体式；以说明性文字为主，以叙述、说理的文字为辅。
现代公文正朝着规范化、制度化、科学化和自动化的方向发展。
2.公文的作用：
a法规和准绳作用；b沟通和联系作用；c宣传和教育作用；d依据和凭证作用；e记载和备查作用。
3.根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
通用公文是各级党政机关以及各种团体、企业、事业单位处理政务的文书；
专用公文是只在某一领域由专门机关形成并使用的公文；如外交、司法、科技、文教等部门使用的公文。
(2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。保密公文应分别标明相关密级和保密期限；绝密和机密公文应当标明份数序号。
(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
行文方向是由行文关系决定的；上行文体现下级机关请求上级机关的指示，接受上级机关的领导和指导；
平行文体现机关之间平等商洽、支持和协作；下行文体现上级机关对下级机关实施管理和指导的职能。
(4)根据性质作用的性质，公文可分为规范性（条例、规定）、决断性（决定、决议）、指挥性（命令、通知、批复、指示）、公布性（公告、通告、公报）、报请性（请示、报告）、知照性（通知、通报、函）、记录性公文（会议纪要）。
(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
电报分为 特提、特急、加急、平急4种。
(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
二．公文的格式和稿本
1.公文格式排版
（1）眉首格式：a 公文份数序号； b 秘密等级和保密期限：(机密★5年)； c 紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级；d 发文机关标识：发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；e 发文字号：由发文机关代字、年份、序号三者组成，（国发〔2001〕25号），位于发文机关标识下方居中，联合行文只标明主办机关发文字号； f 签发人：上报的公文需要标识签发人姓名，发文字号右侧，多个签发人时，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，注明签发人是为了督促各级机关负责人认真履行职责，对行文负全责，有利于提高公文质量。
（2）主体格式：a 公文标题：标题由发文机关、事由、文种组成，字数一般不超过50字；公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中； b 主送机关：上行文中一般只写一个主送机关，不要越级主送，不要多头主送，以免延时误事，如公告、通告、会议纪要等可不写主送机关； c 公文正文：一般有开头、主体、结尾组成，数字、年份不能回行； d 附件：应标明标题、件数、份数，在正文日期以上排出附件号，附件名称后不加标点符号（附件：1.XXXXXXXX）； e 发文机关：落款、署名，即公文的法定作者； f 印章：除会议纪要和以电报发出的外都应当加盖印章，无印章的公文不生效。联合上报的公文由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一或二个机关联合行文不署发文机关名称，只盖印章，三个以上机关联合行文，为防止出现空白，应署名并加盖印章； g 成文日期：属会议通过的文件以会议通过的时间为准，属命令、指示等重要文件以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，特殊情况署印发时期，电报以发出的日期为准。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。成文日期并不完全等于公文生效日期。h 附注：内容要用括号括起来。/
4（3）版记格式： a 主题词：一份公文的主题词一般不超过7个； b 抄送机关：抄送机关名称之间用顿号隔开，最后名称后用句号； c 印发机关和印发日期：印发机关左空一字，印发日期右空一字。
2.公文的稿本
(1)草稿:不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
(2)定稿:具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志(签发等)。
(3)正本:正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
(4)试行本:在试验期间具有正式公文的法定效力。
(5)暂行本:在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
(6)副本:正本复份(与正本同时印刷)在外形上与正本没有区别，具有正式公文效用;作为复印件的公文副本(如抄本、复印件)不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。
(7)修订本:自修订本生效之日起，原文本即行废止；可在标题结尾处标作：“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
(8)在我国，以不同文字撰制的同一公文的不同文本，其效力完全等同。
3.行文规则
公文是依法行政和进行公务活动的工具，可发可不发的公文应坚决不发。
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关的负责人报送请示、意见和报告。
直接行文：多用于直接向下级机关发文；多级行文：同时向几个级别的机关行文；
逐级行文：一级一级的向上或向下行文；越级行文：跳过某一级行文。
4.机关公文撰写基础
撰写公文应遵循的基本要求：a维护文件的高度一致性；b维护文件的高度严密性；c维护文件的条理性；d维护文件的简明性；e维护文件的稳定性；f维护文件的连续性。
写作程序：a 调查掌握情况；b 整理积累资料；c吃透方针政策；d 选择剪裁例证；e 撰拟写作提纲。
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇1贯，决不相互抵触，自相矛盾)。
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。
公文事例引用的原则：贵真，贵精，贵及时。
公文语言表达时应遵循的原则：准确、平实、简明、庄重。
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年(民国元年)。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
一个人提高自我不外乎通过两条途径：学习理论知识和参加实践。
5.公文文体与结构常识
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6应用文的种类
（1）法定公文：
A党的机关公文：决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要14种 B行政机关公文：命令 决定意见 通知 通报 议案 报告 请示 批复 公告 通告 函 会议纪要13种
（2）事务文书：计划 总结 会议记录 调查报告 开幕词 迎送词答谢词 感谢信 慰问性等
（3）经济文书：起诉状 答辩状 授权委托书 公证书 仲裁文书 索赔书 理赔书等
（4）法律文书：意向书 协议书 合同 招标书 投标书 市场预测报告 可行性研究报告
三.通用公文文种
(1)规范性文件
条例：是党的最高领导机关、国家最高行政机关、国家和地方立法机关用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定的规章制度。国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
规定：用于对某一方面工作做出部分规定或比较全面系统的规定。
办法：用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(2)领导指导性文件
命令(令)：国家领导机关或其领导人依照有关法律规定公布行政法规和规章;宣布旅行重大强制性行政措施;嘉
奖有关单位及人员。分为 公布令施政令 任免令嘉奖令。
指示：用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求；阐明工作活动的指导原则。
意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。是一种较新的文种，分为指示性意见 实施性意见 建议性意见。批复：用于答复下级机关的请示事项。具有被动性和答复性的特点，属于被动行文。
通知：用于发布党内法规、任命干部、传达上级机关的指示；批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属
机关的公文;发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
分为 发布性通知批转性通知转发性通知指示性通知任免性通知 事务性通知。
通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(3)公布性文件
公告：是省级以上行政领导机关用于向国内外宣布重要事项或法定事项。告知范围最广泛的公文。
通告：用于在一定范围内公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。分为告知遵守性通告 执行性通告。公报：是党的领导机关公开宣布重要决定或重大事项的公文，比公告具体，带有强烈的新闻色彩。是非常严肃
庄重的，有新闻公报 发布公报 联合公报。
(4)陈述呈请性文件
议案：用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提起议事原案。
请示：用于向上级机关请求指示、批准。分为请求指示的请示 请求批准的请示请求批转的请示。报告：用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
(5)商洽性文件
函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项。
(6)会议文件
会议纪要：用于记载会议主要精神，传达会议情况和议定事项。结尾一般是发出号召、希望。
（7）决断性文件
决定：用于对重要事项或重大行动作出安排。分为政策法规性决定 部署性决定 奖惩性决定。
奖励决定的规格低于命令，高于通报；而惩处决定的规格在行政机关公文中是最高的。
决议：用于必须经会议讨论通过的重要决策事项。分为公布性决议批准性决议阐述性决议。
四、公文办理和传递
(1)公文的收受与分流
签收：指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式外收文登记：由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。
启封：外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。
内收文登记：由内收发人员对收文情况做详细记载。
分办：有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。摘编：文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。(2)办理收文 拟办：由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办：机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办：有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办：由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。(3)组织传阅与催办查办 组织传阅：使公文有工作人员中的有效传阅活动。催办：由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办：由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
(4)处置办毕公文包括：立卷归档、清退、暂存、销毁。清退：将办毕的收文按期返归原发文机构或由其指定的有关单位。需清退的文件包括绝密文件和仅供征求意见或审阅的文件；不需清退的文件包括群众文件、过时的文件、仅供领导传阅或审阅的文件。
五、发文处理程序与方法
(1)文稿形成拟稿：撰拟公文文稿。
会商：当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。
核稿：文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。
签发：指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。
(2)公文的制作
注发：定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。
缮印：制作供对外发出的公文。
用印或签署：在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。
(3)公文的对外传递
分装：按规定具体拣配和封装公文。
发出：将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。
（4）公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)。
以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：
由文书部门组织对公文进行鉴定;确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;获准后再行销毁。销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由2人监销，保证不丢失，不漏销。任何个人均不得私自销毁公文。
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