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公文处理与写作
（2009年3月）
党的机关公文处理的依据
《中国共产党机关公文处理条例》（中办发【1996】14号）《中共四川省机关公文处理实施细则》（川委办1996】55号）《中共成都市机关公文处理细则（试行）》（成委办【2000】105号）
行政机关公文处理的依据
《国家行政机关公文处理办法》（国发【2000】23号）《国家行政机关公文格式》（国标GB/T9704-1999）
第一部分 公文处理
一、基本概念
定义：公文是公务活动中形成的，在党政机关、企事业单位、人民团体广泛使用，具有特定格式和法定效用的文件总和。
六个特点：法定的作者、特定的公务活动、法定的文种、法定的权威和效用、法定的格式、特定的处理程序。
作用：工具和手段。有六个方面:领导和指示，规范和准允，交流和联系，宣传和教育，依据和凭证。
二、公文行文规则
（一）行文要注重实效，坚持少而精的原则。对普发性公文，应严格控制发文数量。(二)党政分工的原则。党的领导，主要是思想政治方面的领导，是路线、方针、政策的领导经济、社会、文化等各个领域、各个行业的具体事务，一般应由政府各职能部门自主处理。除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务方面的问题直接向行政机关和社会作指示、部署任务；行政机关也不得向党的组织作指示、部署任务。
（三）根据各自的隶属关系和职权范围确 定行文关系。
1、向上级机关行文，应主送一个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知的，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。
2、向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
3、党委或政府各部门在各自职权范围内可以向下级相关部门行文。党委或政府的办公厅（室）根据授权，可以向下级党委或政府行文。
4、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关 和抄送上级机关，由主送上级机关负责答复请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。
5、部门之间对有关问题未协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关有权责令纠正或撤销。
6、无隶属关系的机关之间一般用函行文。
7、部门内设机构除办公厅（室）根据授权外不得对外正式行文。
（四）联合行文的机关必须是同级的原则
同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军事机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（五）请示行文的原则
1、请示应一文一事。
2、请示事项必须协商一致。
3、请示一般只写一个主送机关。
4、不得在报告等其他非请示公文中夹带请示事项。
（六）其他有关行文原则
1、不直接向领导者个人报送公文。
2、对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回呈报机关。
三、市委公文处理有关规定要求
(一)公文报送的有关规定和要求
1．严格按公文处理程序办理，一般不超越规定程序。向市委、市政府报送公文应按程序送市委办公厅和市政府办公厅统一办理，不得多头报送，不得直接报送市委、市政府领导同志个人，也不得在按规定渠道报送的同时又送领导同志个人。(关于公文“倒办件”题，违反了收文处理程序)
问 2．报送前“六审”：一审是否需要报送?二审报送目的是什么?三审向谁报送?四审以什么名义报送?五审何时报送?六审报送的背景材料是否齐全? 3．报送公文要留时间余地，尽量消除“鸡毛信”(错误认识：报送到上级机关就可以马上印发，只要有关领导签字就可以印发)。4．对不按规范上报市委的公文实行退文制度。（1）各区(市)县、市级各部门未以党委（党组）名义上报市委的公文。（2）无发文字号、无签发人、无标题、无主送机关或主送机关有误、无公文主题词、无印制版记、未加盖党委（党组）印章的公文。（3）不区分党委和政府的工作职能、行文关系不正确的公文。（4）无特殊情况越级请示；“请示”多头主送；“请示”中要求解决的问题不明确；“请示”不符合一文一事要求；“请示”与“报告”不分或非请示公文中夹带请示事项。（5）公文涉及有关部门业务工作而未协商一致。（6）公文未经市委办公厅秘书部门办理直接送市委领导同志。（7）公文成文时间与送文时间有误或相隔较长。（8）公文与法律、法规、政策的规定相抵触；公文结构混乱，内容不符合有关要求，文字有歧义；公文未清楚表达行文意图。（9）公文用纸不符合规定，印刷质量差，装订不整齐。（10）公文有附件而未附。（11）“报告”未按规定份数报送（报送市委的报告须报送纸质公文5份）。（12）其他不符合《条例》规定的情况。．关于规范简报报送。（1）对市委各部委、各人民团体上报的工作简报原则上限用1个工作简报报头，未经核准的工作简报，市委办公厅受理。（2）原则上每周上报市委的工作简报不超过1期，文字上要做到简明扼要，每期控制在4页以内。（3）除通过简报形式反映工作情况外，其他需要及时反映的有关情况，一般以信息方式报送市委办公厅。
（二）其他有关规定
1、各区（市）县委办公室、市级各部门（单位）办公室是本地本部门（单位）文件收发的“总进口”和“总出口”，办公室要规范、指导本地本部门（单位）文件制发和文件管理。
2、各区（市）县委办公室主任、市级各部门（单位）办公室主任是本地本部门（单位）文件管理工作的第一责任人。
3、中央文件、省委文件和市委文件由机要秘书人员接收、管理，文件交接和签收要严格履行手续。设立党委(党组)的县团级以上单位应建立机要保密室和机要阅文室，机要保密室必须安装防盗门窗、配备保险柜等必要的安全保密设施。
4、各地各部门各单位要严格按照有关保密规定，配备专门的机要秘书人员负责中央文件、省委文件和市委文件的管理。机要秘书人员必须政治可靠、社会关系清楚，同时应具有很强的保密意识和较高的业务素质。
5、传递密级公文，应当包装密封，应当通过机要交通、机要通信或者指派专人进行，并采取相应的安全保密措施。
6、中央文件、省委文件和市委文件的阅读传达按文件发布层次和有关规定执行，不得随意扩大或缩小范围。确需扩大或缩小阅读传达范围的，须履行严格的批准手续。
7、未经批准，任何单位不得擅自公开发布文件全文、摘要或消息稿。
8、绝密级的中央文件、省委文件和市委文件不得复制、汇编。机密、秘密级文件确需复制、汇编的，应从严控制并严格履行报批手续。复制、汇编的文件视同原文件管理。
9、对标有密级的中央文件、省委文件和市委文件按年度进行清退和销毁；未标注密级的中央文件、省委文件和市委文件由受文单位自行留存，妥善管理。（关于每年度文件清退的有关问题说明）
10、任何个人不得私自销毁、留存中央文件、省委文件和市委文件，未经批准不得携带外出。
（以上有关规定详见成委办〔2005〕33号、《手册》P126—131）
四、公文的格式
党的机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记、印制份数等18个要素组成。
公文版头部分：份号，秘级，紧急程度，版头，发文字号。公文主体部分：标题，主送机关，正文，附件，发文机关署名，成文日期，印章；标题中不要有标点符号，附件在署名后，不能主、附分离。
公文文尾部分：印发传达范围，主题词，抄送机关，印制版记，印制份数。
版头分为两种，一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，一般用于向下普发的公文；一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标明文种组成，用于向上级报文或向同级、下级和无隶属关系的机关行文。版头应套红居中印在公文首页上部，字体要庄重，字号要适当。版头一经确定，应长期沿用。联合行文，版头可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
秘级确定： 绝密、机密、秘密。关于份号
紧急程度： 特提、特急、加急、平急。
主送机关 ：主要受理公文的机关，位于标题左下方，顶格排印，后面加冒号。主送机名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文，主送机关名称应规范、稳定。决议、决定、指示、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。
公文的编排格式：（1）公文的文字从左至右横排。标题、正文的字体、字号要庄重、美观、大方，搭配协调。（2）公文标题的字体、字号一般用2号小标宋；正文中一级标题的字体、字号一般用4号黑体，二级标题一般用3号楷体；正文一般用3号仿宋；在批转、转发、印发类公文中，批转、转发、印发按语部分用3号楷体。（3）公文用纸幅面规格一般采用16开型(长260毫米，宽184毫米)，也可采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。左侧装订。
五、公文格式中的主要问题（一）公文版头不规范。
问题表现1：以行政的文头、党组的名义向党委上报公文，以下发文件的版头向党委请示、报告工作，公文版头简称不正确。如，某部门党组报市委的报告文件版头为“成都市××局文件”，某部门党组报市委的报告公文版头为“成都市××局党组文件”。
指导意见：部门报党委委的公文版头应为“中共××厅（局）党组或（文种）”或“中共××部（文种）”。
问题表现2：部门党组文件版头按国家行政机关公文格式印制。如，某市级部门报市委的请示天头空白80mm。
指导意见：党的机关公文天头空白一般为27mm。详见《手册》P7、Ｐ249、Ｐ244。
（二）发文字号、签发人标注不规范
问题表现：发文字号中发文年度标注使用了圆括号“（）”、尖括号“〈〉”、方括号“［］”，发文字号标注位置随意。签发人标注位置不当，联合行文的上报公文只标注了1个签发人。
指导意见：发文年度要用“〔〕”标注，上报公文的签发人位置应标注在发文字号右侧，联合上报的公文应标注各联署机关的签发人。详见《手册》P８—Ｐ９。
（三）公文标题不完整、不准确
问题表现：公文标题中没有发文机关，请示标题写为“关于报请××××××的请示”。
指导意见：标题应由发文机关、事由和文种三要素组成。详见《手册》P８—Ｐ９。
（四）印章加盖不规范
问题表现：上报公文有的没有加盖印章，有的加盖印章不清晰、位置不正确。
指导意见：上报公文应加盖印章，印章应“上不压正文，下骑年盖月”。详见《手册》P10。
（五）附件和版记标注位置不正确
问题表现：附件标注在版记之后，版记标注在文件单页或未标注在文件末页，在版记栏标注“校对员”、“打字员”姓名等。
指导意见：附件应标注在正文之后、发文机关署名之前，版记应标注在文件末页（须为双页）上，且不能出现空白页。详见《手册》P11。（关于空白页的处理）。
（六）印制、装帧不规范
问题表现：文件纸张粗糙、印制墨迹不清、散页装订。指导意见：公文用纸、编排、装订要符合有关规定。详见《手册》P１１—Ｐ１２。
六、公文写作的基本要求
(一)准确领会领导意图、上级精神 1、领会领导意图。（解决对路的问题）
(1)善于抓“点”。要点和核心，讲话精华和创造性的见解。（抓住领导交代的要点）
(2)善于连“线”。由点联想领导过去同一问题的见解，找联系，发展地串起来。（领导思路的连贯性）
(3)善于扩“面”。对领导意图敢于从理论、内容上进行扩展，使之更丰富和理论化。（合理的理性拓展）
(4)善于构“体”。在三者基础上，围绕主题，观点与材料统一，综合分析，形成总体结构。（合理的布局）
2、吃透上级精神。（1）阅读范围要尽量广泛。（2）阅读内容要突出重点。（3）学习态度要严肃认真。
3、明了下头情况。（1）深入实际调查研究。（2）积累消化下面材料。（3）争取参加有关会议。（4）指定撰写专题材料。(二)详实搜集占有材料
1、占有材料要 “多”。多多益善。
2、鉴别材料要“严”。真实、合法性。
3、选择材料要“精”。以一当十。
4、使用材料要“活”。文体、目的。(三)准确把握写作结构
1、服从表现主题的需要。
2、适应不同文体的特点。(四)准确把握语言特点
1、准确。概念、结论、分析、判断、政策、措施要求等。
2、庄重。
3、简明。篇幅短小精悍、用词简明显豁、多用单句短句。(五)快写细磨慢推敲
1、突出主题。
2、订正观点。
3、增删材料。
4、调整结构。
5、润色语言。得当、得体、通俗、规范、合法。
第二部分 通知、报告、请示、函的写作
一、通知的写作
（一）通知的涵义
上级向下级传达指示、布置工作、知照事项时所使用的一种下行文。
（二）通知的用途
传达上级机关的指示；发布行政法规和规章；批转下级机关的文件；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件；印发本机关的工作计划、总结、领导人讲话、会议纪要或其他材料，要求下级办理、执行或周知的事项。
（三）通知的基本结构
1、标题：发文机关+事由+通知。
2、主送机关：一般为多个。
3、正文：通知的缘由、事项、结尾部分。
4、落款：写明发文机关和成文日期。
（四）指示性通知的写作
1、标题的写法
发文机关名称+事由+通知。
2、正文的写法
分三个部分：即通知缘由、事项、结尾部分，它通常采用总分条文式结构。
通知缘由部分：一般概述情况，说明目的，交代背景，或陈述理由，指出根据，或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想。从中引出问题。然后，用习惯过渡词语，如“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等转入事项部分。这部分一般不宜写得过详过细。
通知事项：是主要部分，要写明做什么，怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分一般采用分条分项式写法，并用序码，也可用小标题，分清层次，划分段落，以便于领会、理解和执行。
通知结尾部分：主要是要求下级机关、下属单位结合具体情况认真研究通知的精神并抓好落实。如属于重要通知，其结尾有时另起一段提出指示性要求。一般经常使用的结尾语是“望结合本地具体情况贯彻（参照、研究）执行。”
以要求、希望来结束全文，是这类通知写法上的一个特色。有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。
（五）关于会议通知
注意五要素完整：会议内容、参会人员、时间、地点、注意事项。有关事项事先协调好，注意细节。
（六）通知写作中常见错误：（1）把通知当成意见，意见不像意见；（2）讲很多宏观、原则要求，不具体，通知不像通知;(3)结尾加“特此通知”
二、报告的写作
（一）报告的涵义
报告是用以向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的上行公文,是一种陈述性的上行法定公文。
（二）报告的种类
工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。
（三）报告的一般结构和写作要求
1、标题。一般由“发文机关＋事由＋报告”组成。如报告事项紧急可在“报告”前加“紧急”二字。
2、主送机关。力求单一，不宜多头报送。
3、正文。一般由报告原由、事项和结语组成。A．报告原由。简要说明写报告原因、目的。Ｂ．报告事项。这是重点，内容较多时，可按情况、做法、经验、教训或问题等内容，以横式结构安排材料；可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料。Ｃ．报告结语。一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。
4、落款。写明发文机关和成文日期。
（四）情况报告
情况报告写法不强求一律，但都要力求做到：
1、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。
2、把情况和问题讲清楚，把事情的经过、原委、结果、性质写明白。
（五）工作报告
正文一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、下步打算等几部分。这类报告篇幅较长，应恰当安排层次结构，宜列小标题分部分或分问题写。（1）基本情况。可简要交代时间、背景和工作条件。（2）主要成绩。应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚。（3）经验体会。要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作。（4）存在问题。是写出工作中的缺点与不足。（5）基本教训。这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训。（6）下步打算。提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。撰写工作报告，要根据行文目的，在内容上有侧重。例如偏重总结经验的工作报告，可以主要写情况、成绩和经验，少写或不写问题和意见；偏重汇报情况的工作报告，着重写情况、成绩和问题，少写或不写经验教训。
（六）报告写作中的常见问题:(1)报告夹带请示事项；（2）开头入题太长，不明快，不讲政治；（3）夸张溢美之词多，分寸把握不够；（4）内容提炼不够，重点不突出；（5）结束语不正确，错为“特此报告，请批示”。
三、请示的写作
（一）请示的涵义
用于向上级机关请求批准或指示的上行文。
（二）请示的写作结构
1、标题
A、发文机关+事由+文种“请示”。
B、不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”。C、标题中的事由要明确，语言要简明。不宜写为“关于请求(或申请)×××的请示”，请示中本身就含有请求、申请的意思了。
2、主送机关
一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。
3、正文
(1)请示原因：应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。原因比较复杂，就不能因为要求简要而简单化，必须讲清情况，举出必要的事实、数据来说明原因，才能为请示事项提供充分依据，令人信服。在概述情况时，不能笼统、含糊；在陈述困难时，不能夸大事实。要注意，即使情况写得较多，这部分仍然不是请示的重点所在，它仍然是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。(2)请示事项：这是正文重点，内容要具体，建议要求要可行，用语要明确肯定，语气要得体。
(3)请示结语：常用“妥否，请批复”、“特此请示，请予指示”、“请批准”、“请审批”、“请指示”等惯用语。若是请求批转的请示，则以“以上请示如无不妥，请批转××执行”等语作结。不可写为“妥否，请批准”。
4、落款：写明发文机关和成文日期。
（三）请示写作中常见问题：（1）误将请示当成报告；（2）标题多了“请求”、“要求”、“报请”等语；（3）结束语误为“妥否，请批准”.四、函的写作
（一）函的涵义和分类。
函用于平行机关之间或不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准和答复审批事项。按照内容和用途，函可分为三类：（1）商洽函。用于平行机关之间或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜。（2）请批函。用于向平级的或不相隶属的业务主管部门请求批准涉及其职权范围内的事项，和业务主管部门向平级的或不相隶属的机关就其请求批准的事项作出审批答复。（3）询问答复函。用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题。
（二）函的基本结构与写作要求。
1、标题。由“发文机关＋事由＋函”组成。若是复函，则可写明“复函”。
2、主送机关。视具体情况确定，多数函的主送机关较单一。
3、正文。不同类型的函写法不同。商洽函、询问函先写明商洽或询问的原因，然后写明所要联系、商洽事项或询问的具体内容，特别要注意写清对对方的要求和希望；结尾可用“特此函告”、“请即函复”之类，也可写“请予支持（协助）”，并紧接“为荷”、“为盼”、“为感”等语，其后都要加句号。答复函的开头说明对方来函收悉（如“某月某日关于某个问题的来函收悉”），并在简要复述对方所询问问题或所提要求后，常用“经„„研究，现答复如下”等语过渡到下文；答复意见，针对来函内容，给予明确、具体的答复；结尾，以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”作结，如告知情况部分用了“现答复如下”，则可不写结尾。请求批准函则要将请批理由写得简洁而突出，请批事项表述明确，结语可写“请批准”、“请予审批”等（但不宜写“请予指示”、“请批示”等请示公文的结语）；审批函则是针对请求批准函的回复，先引述来函标题，简要叙述事由后，明确作出审批答复，结语写“特此函复”（但不宜写“特此批复”等批复公文的结语）。
4、落款。写明发文机关和成文日期。
函写作中的常见问题：（1）语气不当，如上行文的“请求”、“恳求”、“恳请”语言，下行文的指示性语气；（2）把函误为请示或报告。
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