对企业档案管理信息化建设的有关探析由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“企业档案管理信息化”。
对企业档案管理信息化建设的有关探析
【摘要】近几年，企业档案管理信息化已经是社会信息化的发展必然趋势，也是企业给社会服务的能力提高、企业生产经营必然的选择。本次全面分析了现阶段企业档案信息化管理问题与缺陷，提出企业档案的管理实施信息化管理的策略，以促进企业发展与进步。【关键词】企业档案;信息化建设;对策
1.前言
在进行企业档案的信息化管理时，需要把信息化技术的建设当做核心，应用信息技术方式将档案管理的水平提高。而且在企业档案的管理中应用信息化技术，可以促进档案管理的模式转向信息化与数字化的模式，同时能够应用企业内部的局域网构建档案信息化的管理体系，对档案管理进行完善。与传统档案的管理模式相比，有着明显的优势，可以提高企业档案的管理效率。
2.现阶段企业档案信息化管理问题与缺陷
2.1相关档案管理者保密意识与安全意识不强
伴随计算机互联网技术应用和普及，在很大程度上为企业档案的管理带来快捷和便利，同时也使得档案管理之中不足和漏洞显现，导致档案存在涉密和安全问题。在档案的信息化管理中，很多都是企业涉密的内容，主要包含商标档案、关键数据以及企业产品的专利等，一旦管理者没有较强的安全意识，容易导致企业信息出现安全问题[1]。2.2档案的管理者综合素质不高
目前，企业档案的管理还处在传统管理向信息管理过渡的阶段，档案管理者应用具有高素质。但是，当下很大一部分档案管理人员技术水平不高，对于计算机互联网技术的操作不够熟悉，无法符合现代化档案的信息化管理要求。即便企业现代化信息处理的设备比较齐全，也没有被有效利用，这在某种程度上导致资金设备浪费[2]。
2.3档案的信息化水平不高并且是粗放式管理
在企业的档案管理之中，一人、一级、一室档案的模式不常见，依然采取传统文档管理的方式，这种管理方式无法满足档案的应用和查找需求。此外，文档的内容至简单存录于计算机中，并且存录档案以前，没有有效甄别，缺乏消毒与防护，没有及时处理逾期文档。尤其粗放式档案管理的工作效率不高，在某种程度上浪费了信息资源，加之，档案管理所用计算机的功能不够多样化，容易出现物力、人才以及资金浪费[3]。2.4档案的信息化管理建立步伐不快
由于档案的信息建设发展缓慢，特别是民营企业以及中小型企业，即便近几年企业获得较好的发展，给国民经济的发展做出巨大的贡献，但是在档案的信息化建设方面，还有诸多问题。此外，由于企业领导没有充分认识到档案信息化的管理，导致信息化的建设受到制约，并且档案管理仍然使用传统模式进行管理，导致企业发展受到影响。
3.企业档案的管理实施信息化管理的策略
3.1对档案的信息数据采集制度进行完善
企业若想做好档案信息化的管理工作，需要保证档案信息的资源采集规范化以及标准化。其一，企业应在标准化的基础上，严格根据国家相关规定落实标引与著录的工作；其二，企业的档案规范化管理，需要根据国家的质量认证系统进行规范，同时对企业档案信息进行规范管理，一般是在计算机检索、管理以及电子文档方面进行规范化的管理。应用规范化与标准化管理，确保企业档案的管理向着良性的发展进展，企业档案的信息管理人员需要落实系统安全的工作，确保信息档案的有效性。3.2确保档案信息完整性以及安全性
若想提高企业档案的信息价值，前提就是抱着信息安全性，表现在企业档案的信息管理体系软件安全与硬件安全方面，同时需要保证信息传播安全性。首先，企业应该针对档案的管理硬件、机房以及软件方面，拟制安全管理的制度，应用安全制度构建相关系统，对计算机安全进行保护。其次，在档案信息的管理系统选择时，需要严格根据标准来执行，不可以为降低资金的投入而降低选择标准。再次，信息化互联网管理的平台只可以在企业内部进行使用，同时将数据库的保密工作做好。最后，对企业的档案各种信息资源制定等级保护的制度。
3.3强化企业档案保密性和互联网安全性
伴随档案的信息化发展和完善，在很大程度上给企业档案的管理工作带来快捷和便利，但是在另一方面由于档案信息保密性以及安全性会涉及到企业安危、生存和发展，所以需要引起企业的重视。在企业档案信息化的建设步伐推进背景下，需要强化对企业档案办公所用相关设备与计算机管理使用，一些涉密档案自动化的办公系统以及电子设备等，需要与保密要求相符，同时对互联网和计算机的信息系统应用物理隔离方式，以便对涉密信息进行处理。企业要严格规定不可以应用互联网技术对企业涉密信息进行传递，为了确保档案的管理人员个人隐私不被透露，在培训企业档案的管理人员职业道德以及安全意识时，相关主管部门应该严格落实相关奖惩制度，以便对档案信息化的管理工作进行约束。
3.4对信息化的管理规章制度进行完善
企业档案部门需要强化档案的信息化建设，对信息化的管理规章制度进行完善，拟制档案管理监督的制度、文档一体化的制度、机房的管理体制、归档的制度、互联网安全管理的制度、保密的制度、备份的制度以及鉴定的制度等，同时制度操作的管理制度以及软硬件管理的制度，并保证所制定制度具有较强的操作性，以便对档案管理的工作进行约束，保证档案管理工作正常进行。企业需要强化对档案的信息数据规范化与标准化的管理，各个企业在建设档案的信息化管理时，需要严格按照当地规范来执行，保证数据档案的资源共享、格式统一、长期可读以及数据规范。在加工数字化的档案以前，需要获得相关的档案部门认可，同时在业务监督和指导下进行。
4.结语
总之，企业需要按照当前的发展情况与自身特点，对企业的档案管理理念进行调整。而在企业的信息化建设中，档案的信息化建设属于一个关键性部分，也是档案的管理工作之中的一种新方式，属于知识经济下必然的产物。此外，在企业的管理之中实施信息化的管理，在很大程度上可以促进企业的信息管理发展，给企业经营与生产提供服务。并且实施档案的信息化管理，能够保证相关信息数据的有效性与准确性，继而提高档案管理的效率。【参考文献】
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