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高校学籍档案管理的有效措施分析
摘要：学籍档案是学生常会听到的一个词，学生在学习中、生活中、社会实践中的所获得的荣誉、受到的嘉奖，都会成为学籍档案的一部分，对学校、社会还有个人都有证明、保存以及极大的使用价值，是一个学生成长的真实记录，也是一个学生从出生到毕业、就职的“履历表”。高职院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案管理是一所高校的重要组成部分，有其非常重要的作用与地位。高校学籍档案的管理可以规范学生，掌握学生的动向，是培养一名合格毕业生的重要依据和组成部分。
关键字：高校学籍；档案管理；有效措施
随着改革开放步伐的加大，我国教育事业的蓬勃发展，高校在培养专职人才方面担负着十分重要的作用，社会需要各种专门型人才，无论是理论型、技能型还是应用型人才，都需要在高校这个大熔炉中进行培养和锻炼。而实现这一目标和任务，就需要加强和完善学生学籍管理工作。只有实现学生学籍管理工作的有序性、有效性，才能够提高教学质量，稳定教学秩序，优化校园环境，保证保证办学目标的实现。本文即就高校学籍档案管理得有效措施进行分析与建议，期望可以帮助各高校管理人员探索高校学籍档案管理管理模式，为高校学籍档案管理的进步有所促进。
一、学籍档案管理中存在的问题
长期的教学实践已经使得高校学籍档案管理较之之前有了较大改善，但不可避免的，高校学籍档案管理依然存在着许多明显的缺陷和现实的问题，其中有以下几点比较突出：
1、管理体制存在问题
目前来说，管理体制和管理方式上存在的问题比较明显，管理权属不清，管理职责不明确，管理人和和管理档案的人员混杂，十分混乱。更有甚者，部分管理人员在面对出现的问题方面根本不知道是管理的人出的问题还是档案出现问题。管理脱节现象严重，档案和相关的材料界限不明，存放混乱。另一方面，高校在管理方式上还未形成统一标准，各个部门的管理方式不同，管理标准不同，沟通较少，以至于各个部门按照各自的管理方式进行管理，最后归档时候显露的问题难以得到根本的解决。
2、高校学籍档案失实现象严重
任何一个领域，最大的禁忌就是造假，在高校学籍档案管理方面此问题也十分严重。造
假无论成分有多少，都将会影响档案的真实性。与真实不符的档案，无论多美，都失去了其应有的本质与凭证的价值。目前，现实情况错综复杂，社会不正之风的影响也愈演愈烈，高校学生档案的虚假情况也在悄然发生。比如公司在招聘会招聘时候，常常会收到同一高校的多分应聘简历，对比之后发现，同一个班级出现多个学习委员，多个学生会主席的学生干部甚多，现在各个高校的就业任务繁重，学校为让学生尽快就业，走上工作岗位，不仅默认学生档案的一些不实内容，还会帮助学生讲加分项的内容、材料跟进档案，而一些处分等档案资料则放置高阁。这使得学生的真实情况难以反映出来，好学生的奖励被怀疑是假的，假的奖励则被误认为是辉煌的过去。
3、高校学籍档案收集不及时
为提高学籍档案的价值, 应该保证档案材料的真实性和完整性。而学生学籍档案主要是在各
教学院系、教务处、招生办、学生工作处、就业指导中心等部门产生和形成的, 具有分散性。高校学籍档案管理的第一步就是收集，而收集不及时是现高校普遍存在的问题。现高校扩招情况比较普遍，有统招的人员也有补录的人员，甚至补录的人员大批量的增多，在时间上就延长了招生的周期，客观上也给收集招生资料带来困难。各专业的扩增，补考的统计及成绩发放的时间不同，给收集学生成绩工作带来不便。再次，学生留(降)级、休学、复学、退学、转学等学籍异动的情况多，导致学校在统计学生数量方面不准确，为教学管理带来困难的同时对学生档案的影响也很大。每个学生的情况都必须一一核实，资料都需要逐一填写，这些工作内容也会给档案的收集整理工作带来困难。
4、学籍档案管理者对档案管理意识薄弱
目前来说，学校高层对档案管理工作的重视度不够，对档案管理的重要性认识还不充分，因此常会出现对行政档案、人事档案很重视，对学生的学籍档案却马马虎虎，这种思想导致的直接后果就是懈怠情绪情绪的出现，需要填写的表格填写不规范，相关材料收集不完整，无论是人力、物力、财力投入都会出现不足的情况。学籍整理的办公设备成就，在出现需要学生学籍档案时候，推诿责任，以至于引起很多用人单位需求与档案内容空虚之间的矛盾。
5、档案管理人员专业素质偏低, 管理观念落后
有些高校档案管理制度松散,工作散漫，存放学生学籍档案材料没有规矩，十分杂乱，在鉴别过程中需要耗费大量的人力和时间，学生学籍档案管理人员更换频繁，人员素质较低，工作中没有积极主动性，管理理念陈旧，对学籍档案特点、规律及价值作用认识不清, 以
致效率低下，使得学籍档案在教学管理、教学研究及学生管理工作中及时有效地发挥作用。
二、改进学籍档案管理的对策
学生学籍档案管理的改革已经是迫在眉睫，笔者在总结上述问题的前提下，提出几点改进意见，以供参考。
1、建立规范制度，规范学籍档案管理
首先, 应建立健全学籍档案的管理机制。学籍档案管理一般情况下应当由主管教学的教学主任管理，教务处长具体监管组织实施的体制，在学校人员体制中设置专门的学籍管理岗位，各个部门都应当配合学籍管理人员的需要和工作，形成以学籍管理岗位为中心的学籍管理制度。
2、健全收集整理等一系列流程
收集学生学籍档案材料一定要具备完善的各项规章制度，按照相应的规章制度，流程进行操作，制定统一的标准和要求。除科学制定归档范围、编订科学规范的卷内目录、规定各类表格的形式、印制的尺寸之外，还应建立健全的收集整理、检查校对、修损补缺、保管保密、鉴别归档、去假存真、转递送交和管理职责等各项规章制度或措施，做到有据可查，有章可循，照章办事，使学籍管理工作走向制度化、流程化。
3、采用灵活多样的管理方式
学生的学籍管理并非只针对一个专业，一个学科的学生，其针对的是全校学生的学籍管理工作，因此必须对不同专业的学生实施不同的，具有可靠灵活的管理方式，才能够实现学籍管理工作的优化。采取分专业、多层次的管理模式，可以更好的管理学生学籍。目前学生选课自由，设置可以跨系跨年级选课，这都给学籍管理带来一定影响和难度。因此在学籍管理过程中要跟踪学生的学习情况，选课情况以及成绩考核情况，因人而异，分别进行登记和注册。同时还应当应用计算机软件进行管理，使学籍管理更加科学化，现代化。
4、加强对学籍档案管理工作的领导，建立一个有素质、有执行力的管理队伍。全校档案工作中学籍档案从开始形成到归档完毕涉及的面最广、人最多。领导重视是学籍档案规范化管理的关键，每一个学生、教师、领导都应当重视学籍档案管理工作，不应当成为应付差事的工作，每一个环节都应当由专人负责，从开始的档案资料收集、表格填写，到之后的卷宗归档，每一个步骤都需要管理人员用心去做。同时还要对各个职能部门进行培训，将学籍管理纳入考核内容之一。
总结：高校学籍档案管理不是一件敷衍了事即可结束的工作，其需要管理人员的责任心，认真的完成工作，只有这样，学生的档案才能够统一、真实，为学生以后走上工作岗位做好准备，做好前期工作，也为单位与学校的衔接工作做好过渡。
参考文献：
1、陈雪雷.浅议高校学籍档案的收集和利用[ J ].湖北中医学院学报, 2004, 92、李佳秋, 陈江滨, 肖琳.试论高等学校学籍档案的管理与开发利用[ J].湖南工业职业技术学院学报, 2004, 3
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