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如何做好设备采购管理工作
一、工作回顾
本人自毕业开始,至2002年底从事电力现场建设施工管理,2002年底到公司南海石化汽电联产项目从事物资采购管理工作,至今已经先后参与南海石化汽电联产项目(2002年12月至2005年12月)、国能射阳生物发电项目(2006年1月至2007年7月、吉林农安九台生物发电项目、新疆阜康发电厂一期(2×150MW)工程(2006年8月至2008年12月)、蒙古蒙古奥尤陶勒盖铜矿3x150MW燃煤自备电站(2007年10月至2008年7月)、福州港罗源湾港区将军帽作业区一期工程15吨级码头及2*5万吨及码头、5万吨级矿泉水项目(2009年4月至2010年4月)、鲁能康保屯垦100.5MW风电场设备采购工作(2009年3月至2010年6月)。
目前正在参与甘肃瓜州干河口2×48MW风电项目设备采购管理工作。
就设备采购管理职责来讲,从采购管理流程来分,采购管理职责包含有以下流程:
招标准备:编制采购计划,资格审查,规范书审查及出版,招标文件及合同文本编制审查;
招标及澄清:招标文件发放,标前澄清;
开标评标:开标,评标及澄清,推荐及定标,中标通知书和未中标通知书发放;
合同签订:合同谈判、签订及发放;
合同管理:合同发放,合同款项支付。
与合同支付管理同步进行的工作是设备催交管理,设备付款是设备催交的支持,设备催交的结果是付款计划的基础。
当然,在项目投标时,进行设备材料询价,对投标报价给予支持,也是设备采购管理的一项工作内容。
二、经验总结
从之前工作中,有些心得和粗浅经验,对设备采购管理工作希望能有些帮助:
1、EPC总包合同投标报价时,设备询价需要注意的事项
在设备询价时,如果没有详细的技术参数,可以将项目介绍,项目环境条件等尽可能多的告知设备厂家,并要求厂家在报价时尽量提供准确的报价,可以要求厂家提供一个报价区间,在将来合作时,最终报价不得超过最高报价,这样可以尽可能的规避公司的风险。
设备询价要多询问几家,以便得到更切合实际的报价及多个备选方案,例如在几内亚项目设备询价过程中发现,柴油发电机仅仅有一家报价,进行澄清报价时,厂家态度较为强硬,价格不但不下浮,反而有上升的可能行,于是紧急联系另外一家厂家提供技术支持和报价,经业主确认技术满足需要,为将来项目的执行规避了技术和价格风险。同时经2家报价,设备价格明显下浮。
2、在执行总包合同首先要熟悉合同要求,才能够更快更好的执行合同,否则将欲速则不达,特别是在执行国外承包合同时,更是如此。
不能够拿执行国内采购合同的思路执行涉外项目采购工作。采购合同的文本格式过于国内话,采用国内通用格式,不利于将EPC合同的要求顺利反映到采购合同中。要在熟悉总包合同基础上,采用涉外采购合同文本进行设备的招标工作。
3、设备招标采取公开开标的方式不一定能购质优价廉的设备,而采取先开技术标,将技术评审完毕后,由厂家统一再次报价,并开标最为最终报价,也许更有利于选择质优价廉的设备。
4、在阜康项目、农安项目完成了一些设备的现场采购,体会较深的是,公司需要编制一个实用的现场采购程序,赋予项目现场采购职能,并能在公司授权的前提下支付采购款。
5、项目设备催交由项目部负责,物资部协助,公司采购的设备付款,以项目的支付计划为准,因为项目比较了解现场实际需要。
6、在对外协调方面,放下做业主的架子,做到面对面的,与外部协作单位进行友好协商沟通;
7、虚心学习,与各部门做到密切配合,沟通畅通;从职责分工来讲,物资部既是一个服务部门,为项目提供物资支持,俗话说,兵马未动,粮草先行,只有采购工作顺利进行,才能够为项目设计及施工提供更多的时间及物质保障;同时物资部也是一个被服务部门,物资采购管理工作更离不开技术及其他部门的配合与支持,只有各部门配合好才能更快更准确的完成采购工作。工作中只有与相关部门多多沟通,步调一致,才能协作完成公司交给的任务。
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