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浅谈计算机办公自动化中对工作流技术的应用
摘要：
90代后随着计算机技术的普及与发展，机关与企业的各种信息开始出现一种异构、分布的趋势，这便对办公软件提出了新的要求。工作流技术的问世使人们对办公自动化的研究进入一个崭新的阶段，本文介绍了概括了工作流技术以及其发展，旨在讨论工作流技术在办公自动化中的应用。
关键词：工作流技术；办公自动化；应用；发展
所谓办公自动化即：Office Automation，其简称为OA，它是计算机网络功能与现代化办公的合成体，通过办公自动化系统特有的交换式网络应用，可以使工作人员进行跨地、异时的协同工作，这使得信息传递与交流更为方便、快捷，使办公效率可以得到显著的提高。办公自动化是目前信息化社会的一种新技术产物，更是新技术发展过程中一个十分活跃且具有很强前景的技术应用领域。随着全球经济化的不断发展，市场上的竞争愈演愈烈，这使得企业十分渴求一种更高效的办公自动化系统来处理业务流程，工作流技术因此被广泛的应用于办公自动化系统当中。
一、工作流技术的概述及其发展
工作流（Workflow）乃是信息技术研究领域中一个新的研究热点，其是针对平常办公活动中固有程序而提出的一个新的概念，其概念源自自动化办公范畴与生产部门，主要指的是企业业务流程中活动以及活动之间变化的一个过程，表现在具有协同办公性质的工作当中，对信息、文档文本或者任务按照相关程序进行传递、操作。概括起来说就是一种对工作进行合理衔接、处理的工作流程。早在上世纪八十年代初期，办公工作流系统便已经初具形态，当时PC机还没有被用来作为信息处理的工具，很多公司创建了属于自己的业务文档传递系统，这些系统皆是在大型或小型机器上运行的，其目的是为了实现日常工作的自动化，这种现象可以看做是工作流的初步发展。
到了上世纪八十年代后期，IBM、FileNet等公司开始着力研究发展工作流技术，他们将文档、图像扫描以及结构化路由和实例跟踪等功能进行合理的结合，并针对不同的业务开发相应的业务处理软件，这便形成了工作流管理系统，是办公工作流的一个新的突破，但由于当时计算机技术发展的还不够成熟，此系统也仅仅是用来处理简单的日常工作。到了上世纪九十年代，工作流技术的标准化组织工作流管理联盟诞生，这标志着工作流在计算机应用研究领域中获得了自己的一席之地，于此同时更多的新的技术被整合进来，数据库、E-mail、文件系统等等都被采纳进工作流管理系统当中，这使得工作流技术成为提高企业业务处理效率、简化信息环境和实现业务流程自动化的首选的必要工具。随后开发人员又将各种不断推出的相关新技术与其进行结合，如此更能满足不同企业、部门的不同工作需求。
二、工作流技术在办公自动化中的应用
（一）工作流技术应用
实现内部文件的传递与信息共享，并对办公过程当中某个业务环节进行独立操作，且能将办公过程中的所有环节有效的链接起来，使得一个业务环节被处理之后自动的转入到下一个业务环节当中继续进行操作，是办公自动化的主要目的，而这也是工作流技术可以解决的基本问题。
规则（Rules）、路由（Router）以及任务（Roles）是工作流技术应当遵循的原则，根据这三者英文名称的开头字母我们一般也称其为工作流技术中的3R原则。
规则：包括流向控制条件和异常处理情况，对信息的路由和路由隶属进行定义。
路由：对对象和其传递时所要经历的路劲进行定义。任务：对工作流面向的某种事物、状态或某一工作组的具体操作进行定义。在办公自动化系统中，工作流技术需要根据不同的事务例如编辑、查询、不同工作组之间的协同等等，来进行与之相对的响应，任何变化、操作均要以3R为基本原则来进行约束，如此方能建立起以处理事务为目的的工作流，从而实现对动态信息的组织和管理。
（二）工作流系统的应用
工作流管理系统（Workflow Management System即：WFMS），其系统的核心就是工作流技术，工作流管理系统在办公自动化系统中有着极为重要的应用作
用，它可以任意的在不同的工作流引擎上运行，这些引擎对工作过程进行定义，与工作流的参与者（人与软件）进行相互作用，工作流管理系统是一种实现工作任务进程间协调以及协作处理的软件系统，它是应用于分布式环境之中的。在办公自动化系统当中，工作流管理系统以其自身独特的结构体系来完成业务流程所要实现的自动化目的。其结构体系如图1所示。
办公自动化的关键在于对工作流的设计，工作流可对工作进行一系列的优化，其直接影响着工作流程的可靠性、准确性以及自动化效率。其主要作用表现在以下几点：
1、有效的降低管理成本、提高工作效率、缩短工作处理周期。
2、有效的对传统工作方式中因随意而造成的业务流程混乱以及人为因素造
成的原则性错误进行避免，充分提高工作质量。
3、有效的增强了业务更环节的处理、协作能力，从而使得业务运作更为流
畅，可以显著提高企业的竞争能力。
4、有效的为业务流程重组提供了技术支持和分析手段。
工作流技术现在已经成为企业办公自动化管理中的一项关键技术，其为企业之经营过程提供了一个从管理到运行、分析的完整框架，因而有效的提高企业的业务处理能力以及经济效益，但从目前实际应用来看，工作流的能力还远远未达到人们所期望的水准，仍需要工作流研究人员不断的努力、研制，相信随着计算机技术和各种相关高新技术的开发与涌现，工作流必将获得比现今更为辉煌的成果。
参考文献:
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