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我国中小企业人力资源管理信息化研究
伴随着人力资源管理理论的蓬勃兴起,信息化浪潮正汹涌而至,随着微机、网络的逐步普及,二者的结合就成为时代的必然。本站经济管理论文仅供参考。中国政府从2000 年开始实施企业上网工程,在大企业IT应用日益成熟的同时,中小企业IT 应用也开始慢慢升温,越来越多的中小企业信息化建设从以前的被动式接受短期零散IT应用,转变为主动式规划中长期IT 应用。到2004 年,中小企业信息化投资高达1050 亿元,中小企业对企业信息化目的的认识更加成熟,对其重要性的认识也逐步加深。
一、中小企业人力资源管理信息化的优势
较之手工管理,信息技术在人力资源管理中的应用将大大降低例行性工作占用中小企业人力资源管理者的时间比例,极大地提高中小企业人力资源管理部门的工作效率,降低管理成本,规范与优化中小企业人力资源基础数据管理及业务流程,促使信息畅通传递,从而提高中小企业核心竞争力。
1.1 提升中小企业人力资源管理工作效率,降低管理成本手工管理时期,人力资源部门必须将大量的时间和精力用在例行性事务处理上,既费时又费力, 由于完全由手工操作,技术含量较低,还容易出错。将信息技术和管理技术有机结合,有效地改善人力资源管理的工作结构,使人力资源管理人员能够从繁冗的日常事务性工作中解脱出
来, 从而在复杂多变的环境中应对自如。人力资源管理信息化还可以通过减少人力资源管理工作的操作成本、减少行政性人力资源管理人员、减少通讯费用等达到降低企业运作成本的目的。
1.2 规范中小企业人力资源管理基础数据管理、规范业务流程 企业组织和人员规模的逐渐扩大,将导致信息进一步扩散,出现信息采集和沟通的困难,直接影响企业的日常管理和决策选择。利用电子信息化采用集中的数据管理,可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状。为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。通过人力资源管理信息化还可以规范人力资源运作体系的业务流程,如招聘流程、绩效管理流程、员工培训与发展流程、离职流程等,从而规范企业人力资源工作。
1.3 保证中小企业信息畅通传递,满足人力资源管理的个性化需求人力资源管理信息化通过互联网络使人力资源管理的触角成功地延伸到了每一位员工的身边,使人力资源的信息传递畅通有效。传统的人力资源管理是层次推进的,传递速度比较慢,而且信息容易变形和衰减,往往会导致贯彻中的走样变形或是难以实现。而人力资源管理信息化的实施,使信息和资料可以直接传递到基层员工,利于管理和政策的实施。另外人力资源管理信息化可以迅速、有效的收集各种信息,加强内部的信息沟通,并使得企业全体人员都能参与到人力资源管理的活动中来,最终真正实现全面的人力资源管理。因此,中小企业人力资源管理信息化正成为一种日益发展的趋势,成为人力资源管理中的热点。
二、我国中小企业人力资源管理信息化现状
信息技术的应用和网络时代的到来为我们构建人力资源管理信息化提供了难得的机遇。据国家统计局发布的统计数字显示,我国共有中小企业1200 万个,其中400 万个中小企业进行了不同程度地信息化建设。其中建设比较完善、有一定规模系统只有20 万个。从这个统计数字来看,我国中小企业信息化建设进程还相当滞后,人力资源管理信息化领域就更加存在相当大的亟待开发的“冻土层”。从目前我国中小企业人力资源管理信息化的实施情况看,主要问题表现在以下方面:
1.人力资源管理信息化是大企业的事,与中小企业没有什么关系据CCID 的调查显示,在没有上网的中小企业中,认为没有必要的占44 % ,因为中小企业员工规模不大, HR 管理跨度较小,似乎通过人工就可以完全胜任全部的人力资源管理工作,所以不需要人力资源管理信息化。而且,企业是以盈利为目的的,每做一件事情都要权衡利弊,而对于人力资源的投入往往是长期效应,其效益短期内无法体现,因而不 能引起企业的兴趣。
2.观念上存在误区,不了解人力资源信息化的内涵据国家统计局抽样统计,目前我国虽有80 %的中小企业有计算机,但主要用于打字和报表处理,人力资源管理方面基本上没有涉足。之所以导致这种状况主要是因为中小企业人力资源管理部门中有些人认为人力资源管理信息化就是多配几台电脑、安装上打印机、扫描仪等现代化办公设备而已,于是企业在硬件设施上投入大量的资金,却不重视软件的开发,不重视业务流程的重组,而是用计算机系统去模仿传统的手工业务处理模式,结果使得很多计算机设备没有发挥应有的作用。
3.用户支持力较低
没有人喜欢改变已熟知的流程,尤其是还无法看清不确定的未来时,何况人力资源管理信息化的实施一方面改变原有工作习惯和方式,需要学习和适应计算机网络环境,造成部分管理者或使用者心理上的抗拒;另一方面,信息技术的高效率能够优化工作流程,带动工作规范化和透明化,必然触动一部分人的既得利益,他们会对变革持否定态度。
4.缺乏信息化人才
人才是人力资源管理信息化建设的基础支撑力量,但目前在我国中小企业内能够熟练掌握电脑和网络技术的员工数量有限,专门从事网络维护和信息管理的专业技术人员就更加缺乏。据CCID 的调查显示,在没有上网的中小企业中,缺乏技术人员的占23 % ,这个原因导致了国内中小企业因缺乏相应的专业人才,而对开展人力资源管理信息化只能是“心有余而力不足”。
5.过分追求功能齐全,一步到位在进行人力资源管理信息化的过程中大家都有这样一种心理:难得企业立项,一定要趁此机会把需求提全,功能越多越好,力争一步做到位,加长其使用期,以免以后重复开发,于是每一个部门都提出许多个性化需求。无疑,一步到位的信息化脱离了人力资源管理的现实需求,既加大投资成本、延长实施周期,也增加了未来升级换代的成本。
三、我国中小企业人力资源管理信息化应对策略结合目前中小企业人力资源信息化的现状给人力资源管理带来新的挑战和机遇,对上述人力资源信息化存在的问题,提出以下几点应对策略:
1.提高对信息化的认识,走出观念误区
人力资源管理是随着企业的责权分离现象而出现的,只要企业内部开始通过授权分配管理和工作职责,就需要通过人力资源系统实施人力资源管理信息化。手工方式很容易使人力资源管理失去控制,也难以及时提供员工、管理者所需要的人事、培训、薪资、福利等方面信息。
2.提高中小企业人力资源管理信息化程度虽然信息化起源于办公自动化,但是目前的计算机应用系统软件是一种管理思想和管理方式的载体。任何一个管理应用系统的开发,不是现有工作程序的简单复制,是经过深入总结各种管理行为和管理程序,并根据新的形式和要求对原有行政程序的改进和创新。应该认识到信息技术在人力资源管理领域的应用只有在引起包括工作方式、作业流程、管理模式甚至组织结构的变革、转型与重塑之后才会真正产生效益。
3.提高企业决策者的重视程度人力资源管理信息化成功实施最重要的是企业决策人员要对人力资源管理工作的高度重视。因为对于人力资源的投入往往是长期效应,其效益短期内无法体现,如果得不到高层决策人员的支持是不可能得到有效的资源来实施人力资源管理信息化。企业决策者最关心的莫过于企业利润,而企业的利润最主要靠员工的个人绩效的提升。因此,加强人力资源管理信息化能提高员工绩效,从而提升企业的竞争力,使企业获得更多的利润。
4.努力培养信息化管理人才企业中具有计算机专业知识的人力资源管理人员,是人力资源管理信息化的基础,任何先进的技术和管理理念离开了专业人才的参与和执行,都难以实现。因此,必须从战略发展的高度,充分认识人才培养的重要性、必要性和迫切性,加强对信息化人才的培养和储备工作,把培养、吸引和用好人才作为中小企业一项重大的战略任务切实抓好,努力营造一个尊重知识、尊重技术、尊重人才的良好企业文化氛围,形成一个相对完善的复合型信息化人才的选拔任用、激励约束机制,以适应现代组织人力资源管理的发展方向。
5.调整心态,合理定位人力资源管理信息化现实中能够解决所有问题的“完美解决方案”是不存在的。信息化是系统的管理项目,是用来解决企业的管理问题。企业必须对自身人力资源管理所处的阶段有清楚的认识,盲目追求“完美解决方案”很可能导致企业为适应先进的管理模式和业务流程,而对现有的管理模式进行大规模的改造和创新。因此应该循序渐进、分布实施,建立基础数据库,为人力资源管理信息化系统应用奠定深厚的基础,使得数据达到共享。
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