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《备用金管理办法》
第一章 总 则
第一条 为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据公司会计制度的规定，制定本办法。
第二条 备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。第二章 一般规定
第三条 公司备用金分为个人备用金及业务款二类。
个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。业务款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购臵、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第四条 公司会计核算设臵备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务款同时计入付款单位及个人帐户。
第五条 备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。第三章 处理程序
第六条 公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金核销业务的时间同上。
第七条 借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。第八条 借支人应按以下规定办理借支备用金手续：
一、借支人应如实、规范填写备用金申请单（即借款单）。
①借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单（即借款单），按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。
②对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。
③借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。
二、业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。
三、备用金借支审批手续应完备。
由经办人提出后交公司本部门负责人、财务部门负责人、总经理审批。
四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。
借款付出前，主办会计须签名；借款付出时，现金或银行出纳须签名；借款收到时，收款人须签名。
第九条 借支人应按时归还所借备用金。个人备用金均要在一个月内结清（公司规定在每月25-30日），如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。
第十条 原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。
第十一条 鉴于本公司的业务需要，给予定额备用金，定额备用金可以长期保留余额，但超过部分仍需按以上规定处理；根据本公司情况制定相关部门备用金定额： ① 行政部：公司核定行政部日常备用金限额为人民币300元； ②业务部：公司核定业务部日常备用金限额为人民币300元； ③采购部：公司核定采购部日常备用金限额为人民币3000元；
④财务部：公司核定财务部出纳备用金限额为人民币5000元，从2009年3月份起出纳日常现金余额保持在RMB5000以内；
第十二条 公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。第四章 会计处理
第十三条 公司应在“其他应收款”下设“个人备用金”“业务款”明细科目，用于核算公司备用金业务。在“个人备用金”下，按照公司员工名字设臵明细管理项目核算个人借支业务。在“业务款”下，按照公司行政部门和员工名字设臵明细管理项目核算个人借支业务。
第十四条 支付现金或支票给借支人时，按借款金额，借记其他应收款-备用金-××个人，贷记现金或银行存款。
第十五条 借支人报账冲销备用金账户时，借：相关科目（报账金额）贷：其他应收款-备用金-××个人
现金（按报账金额超过备用金账户金额部分或用定额备用金的）
第十六条 超过预计还款时间，从工资账户中扣还备用金时，按冲销金额，借记应付工资，贷记其他应收款-备用金-××个人。
第十七条 超过预计还款时间，扣还借支人所应负担利息时，按扣还的利息数，借记相关科目，贷记财务费用。第五章 罚 则
第十八条
财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。
第十九条
借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审批。第二十条
备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担。第六章 附则
第二十一条 以上规定自发出之日起执行，本规定未涉及部分按公司有关规定执行。
第二十二条 若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。
财务部 年 月 日
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