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备用金管理办法
第一章 总则
第一条 为维护公司资产的完整，及时归集费用，减少资金占用，提高资金利用率，加强备用金业务的管理，根据财务管理制度相关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本办法所称备用金，是指公司借给员工个人用于支付与公司经济业务相关事项的款项。
第三条 公司备用金分为个人备用金和业务款二类。㈠ 个人备用金，是公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），其主要用于差旅费、招待费、特殊工作人员定额备用金及其他零星支出。
㈡ 业务款，是公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购臵、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第二章 一般规定
第四条 公司会计核算设臵备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务款同时计入备用金账户及收款单位备查登记簿。
第五条 备用金由财务处核算并负责监督管理、清查催收；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门单位的领导应督促本部门单位借支人按期足额还清备用金。
第六条 借支人应根据实际需要申请备用金，个人备用金必须专款专用，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。第七条 个人备用金未归还结清的，原则上不得续办备用金借支。
第三章 业务处理程序
第八条 财务处办理备用金借支及其归还核销业务的时间为周一至周五。
第九条 借支人应按以下规定办理借支备用金手续： ㈠ 借支人应如实、规范填写备用金申请单。
1、借款时，借支人应按要求填写由公司财务处统一提供的备用金申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。
2、对于未按要求填写的备用金申请单，财务处有权不予受理；对于伪造篡改的备用金申请单，财务处应立即扣留并及时向公司领导报告，请求查明原因，追究当事人的责任。
3、借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务处报帐冲销，不能挪作别的用途，否则不予报销。
4、备用金借支原则上要求由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲笔签名，否则视同代办人的备用金借款，由此产生的责任由代办人负责，财务处在受理代办备用金借支业务时，应于会计凭证摘要注明代办人姓名等相关信息。
㈡ 业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、（阅）批示文件等有效书面文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、账号、用途，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。
㈢ 备用金借支审批手续。
工作人员办理备用金借支，在规范填写备用金申请单交由所在单位负责人审签后，借支额在5000元（含）以下的报公司分管领导审批，5000元以上的须提交公司总经理审批，财务处视情况予以核付。
第十条 借款人应按时归还所借备用金。
个人备用金原则上在每月30日（含节假日）内结清，即月借月清，如有特殊情况30日（含节假日）内无法结清的，必须提前到财务处资金结算管理组说明情况，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务部门应先对借支人备用金账户进行冲销，备用金冲抵平后的差额方可支取现金。借支人在归还备用金时，出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。
第十一条 原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账而委托他人代办的，应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样，否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。
第十二条 确因工作需要，需长期使用备用金的员工，公司可给予定额备用金，但超定额部分仍须按以上规定处理。
第十三条 公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
第十四条 财务处于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期前主动到财务部门办理个人备用金结清或顺延手续。办理顺延手续时，应说明合理理由，原则上应按原借支程序报有关领导审批。
第四章 罚则
第十五条 借款到期，借支人未及时归还或办理顺延手续的，作借款逾期处理，公司将以当事人工资等个人款项冲抵其个人备用金，直至扣还结清备用金为止，同时将对逾期备用金从逾期之日起按其余额每日收取千分之五的资金占用费。
第十六条 备用金借款必须按规定用途使用，不得挪作他用，凡挪用的，一经查实，从借款之日起按借款逾期处理；借支人应妥善保管所借备用金，备用金丢失的，由本人承担相应责任。
第五章 附则
第十七条 本办法由公司财务处负责解释。第十八条 本办法从发文之日起实施。
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