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深圳市XXXXX实业有限公司文件
深XXXX总字【201X】第XXX号 签发人：XXX
职能部门办公费用控制管理暂行办法
职能部门办公费用管理归口总裁办公室。办公费用管理坚持多办事、办好事、少花钱，厉行节约、精打细算的原则。
一、办公费用范围
1、人员工资、福利、住宿房租、电扇（空调）、床、桌、椅、柜、扫把、拖把、撮箕等支付配置费。
2、办公室房租、水、电、空调、电扇、照明设施等支付配置费。
3、办公室桌、椅、文件资料柜、电脑、电话机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、过塑机、照相机、投影仪等配置费。
4、1-3相关设施设备维修保养费。
5、电话费、传真费、网络费及电脑相关软件等支付配置费。
6、日常办公用品费包括个人办公用品或低质易耗品（如笔、笔芯、订书针、回形针、信封、信纸、胶水、橡皮擦、N次贴、软面抄、笔记本、订书机、计算器等）和公用办公用品（如、档案袋、打印、复印、传真纸张及其耗材、凭证打印纸、多层打印纸、各种印刷表格等）。
7、相关会务、招待费。
8、相关学习培训、资料购买费。
9、相关宣传费、业务书籍费。
10、交通工具开支费用。
11、员工误餐费、市内交通费。
12、安保、卫生、环境美化费。
13、其它相关费用支出。
二、办公费用预算
1、职能部门办公费用由总裁办公室会同各职能部门于年初拟定预算，由资财部汇总、审核，报经总裁、董事长审批通过后执行。
2、职能部门办公费用预算应留有余地，并根据实施情况做出适当调整。
3、原则上，各项费用开支不得超出年初预算的额度。
三、办公费用审批权限及程序
（一）、属于职能部门年初费用预算内的审批程序如下：
1、费用当事人申请。
2、部门总监（经理）审查确认。
3、总裁办公室审核。
4、资财部审核。
5、总裁审批。
（二）、属于职能部门年初费用预算外的，一律报请总裁、董事长审批。
四、办公费用控制
（一）、人员控制是办公费用控制的主要途径。各职能部门应严格控制人员编制，除非必要，一般不应因人设岗。
（二）、增加人员时，应首先考虑现有人员相关住房、办公设施设备的合理使用，减少浪费和闲置。
（三）、添置的办公用品属固定资产核算范围内的，由总裁办公室及时登记固定资产明细账，并注明保管人员姓名，各职能部门要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况，照价赔偿。职能部门人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。
(四)、除属于固定资产范围内的办公设施设备年初预算临时购买外，其余办公用品由总裁办公室按季度编制采购计划，交公司采购部统一采购入库，资财部仓管员验收入库保管。各职能部门需要时前往总裁办公室填单签字登记后，到仓库领取，仓管员凭单发货。总裁办公室会同采购部门每月对仓库的进货单和发货单进行对账。同时，对各职能部门按人头消耗进行评价，以便为进一步制定人员消耗定额提供依据。
（五）、凡属于公用办公用品，如打印、复印、传真纸张及其耗材、维修维护管理等费用。其成本分摊按其领用的A4纸张进行分摊（A3纸按A4纸2倍计算）。
（六）维修费用控制。
1、各职能部门的设施设备出现质量问题时，报总裁办公室处理。
2、对于在保修期内的设施设备，由总裁办公室直接联系厂家进行维修，超过保修期的设施设备，总裁办公室接到报修后，与维修厂家进行联系，商定修理费用。维修费用确定后，报经总裁、董事长审批后实施。其费用由报修部门承担（不包括以上第四
（五）项）。
（七）、费用控制检查。总裁办公室依据各职能部门年初费用预算方案，每月会同资财部对各职能部门费用支出进行检查，对超出预算的且无特殊情况经总裁、董事长特批的，则在此后的月份里严加控制，直至恢复到正常预算范围内。
五、费用报销。除由总裁办公室按季度编制采购计划，交公司采购部统一采购的外，其他相关的办公用品（相关设施设备维修保养），一律按先申请后实施的程序办理。未经申请，擅自实施的，资财部不予报销。
XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司
二零一一年七月二十八日
主题词： 职能部门
办公费用
控制管理
暂行办法 报：董事长、总裁 送：
发：各职能部门
存档1份 拟稿： XXX
校对： XXX
共印15份
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