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档案编研工作
一、档案编研工作含义
档案编研工作是档案馆（室）根据社会利用的需要，对档案内容进行研究和编纂的工作。主要包括编纂公布史料，汇编现行机关档案文集，编写档案参考资料，参加历史研究和编史修志，撰写专门著作。编研工作是档案部门系统、广泛地提供档案利用服务的有效方式，也是提高档案馆（室）工作水平的重要途径。档案馆（室）编研工作主要包括三个方面:
一是汇编档案文献，编纂和公布档案史料；
二是熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料；
三是参加历史研究和编史修志，撰写文章和著作
档案编研工作以满足社会对档案信息的利用需求为主要目的。
档案编研工作的内容实质是对档案信息内容进行分析、研究、选择、加工和编排的过程。 编研工作在档案业务工作中占有十分重要的地位，它是档案利用工作的一种手段，工作的主要物质对象是档案文件。在选题、选材上应以馆（室）藏档案为对象，否则编研工作将成为“无源之水、无本之木”。
二、档案编研工作的质量
编研工作是一项严肃认真的工作，需要有高度的政治责任心，实事求是的科学态度。无论内部发行或公开出版的档案史料、参考资料都应内容丰富、观点正确、符合历史本来面目，有较高的利用价值和学术价值。质量要求：
（1）政治上的正确性。用正确的立场、观点来指导编研工作。选题和选材应从维护党和国家的根本利益出发，为两个文明建设服务。
（2）史料上的真实性。尊重历史，维护历史的本来面貌。档案工作者的责任就是通过编研工作正确地反映历史，保持本来面目，不溢美、不隐恶，不能用现在的观点加以修改和补充。使史实失真。
（3）内容上的充实。要求内容丰富、材料充足，有骨有肉。
（4）体例上的系统性。把档案材料按照内在的联系组成一个有机的整体。使内容条理系统、上下贯通、合乎逻辑，不能前后重复。体例统一、结构严谨。
三、常见的档案编研成果及其编制方法：
档案编研成果作为档案参考资料，是根据一定题目，对有关档案内容进行研究，综合编写的系统材料。他改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容准确、根据性强的特点。常见的有大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介等。
1、大事记：
按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考材料。大事记可以从纵的方面了解一个单位各时期的大事及其发展过程的梗概。给查找档案史料提供线索。可以检验档案室收集是否齐全。 结构：
大事记一般由题名、正文组成。正文是大事记的核心部分，它又包括大事时间和大事记述两部分。此外，根据大事记的编写目的、对象、篇幅长短、年限长短等情况，还可以设置前言（或编辑说明）、目录、概况、附录（包括注释、材料出处、图表等）。
编写要求：
(1)观点正确，用材真实。大事记内容广泛涉及不同历史时期、人物、事件，正反两个方面材料，在分析人、物、事时，必须按照历史唯物主义的观点去分析，一切从实际出发，坚持实事求是，如实反映事物的本来面目，内容不实根据不详者，一般不予采用。（2）大事突出，要时不漏，小事不要。要立足于本地区、本系统、本单位的主要职能活动。大事指影响较大，涉及范围广，事后影响较久或性质重要的事件。大事、要事的标准，要根据所编大事记的题目来定。
（3）以时为序、逐条排列。任何事件都在一定时间里发生，因此每一件大事必须写明年、月、日，对时间不详或不准的要考证准确后，再按序编排。
（4）系统条理，简明扼要。大事记按时间顺序记述，一时一条，不要数时一条，但事与事之间应前后照应，给人以条理清晰之感。记述大事提纲
领，文字简明切忌冗长，但必须把涉及的时间、地点、人物、数据、发展经过、因果关系等言简意赅地表述出来。一般不加评论。
(５)选材范围要恰当，既要总揽全局，又不能大小事一起罗列。机关单位大事记的选材范围主要是：
1、本机关召开的重要会议；
2、本机关领导参加的重要活动；
3、本机关重要的决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件；
4、本机关机构的设置、撤销、体制的调整、职能和隶属关系的变化；
5、本机关党政领导及各部门负责人的任免、奖惩；
6、本机关完成的重大任务或科研成果；
7、上级领导对本机关的重要指示和检查活动；
8、本机关及管辖范围内发生的重大灾害、事故；
9、本机关参加的外事活动；
10、本机关主办或协办的重要活动；
11、本机关及所辖范围内的知名人物、英雄模范的主要事迹及其活动情况；
12、本机关集体或个人获得的各种奖励和荣誉称号；
13、本机关干部职工受重大党政纪律处分与刑事处分；
14、报刊、电台、电视台关于本机关情况的重要报道；
15、其他重要事件。大事记
×××人民政府××年9月份大事记
9月8日 市委、市政府庆祝第×届教师节暨优秀教师表彰大会召开，有关领导××、×××、×××、×××出席。
9月9日 ×××市长向全市教师发出公开慰问信。
9月13日 第十届市运动会召开。
9月28日 ×××国家×××领导人来访。9月30日 市政府召开新闻监督座谈会，主要议题是研究部署新闻系统加大反腐败斗争和廉政建设的舆论监督作用。
２、组织沿革：
系统记述一个机构、地区、行业的组织机构、人员编制、隶属关系、职能与管理体制等基本情况的一种档案参考资料。组织沿革具有现实参考和历史凭证作用。对于开展整理、鉴定、利用等工作具有重要价值。随着社会发展，行政区划、建制沿革、机构设置、人员编制及人事任免经常发生变化，形成大量档案材料，分散在不同年度、全宗中，而编制组织沿革，就能较好地解决利用问题。
组织沿革的主要用途是：
（一）便于各级领导人员和有关部门查考、研究本机关的组织机构、人员变化的历史情况，指导当前工作；
（二）为研究各种机构的发展史、政治制度史、编修地方史志积累系统的史料；
（三）在档案工作方面，可为编写立档单位和全宗历史考证以及全宗指南中的立档单位沿革简介提供系统的材料，对于档案人员熟悉立档单位情况，做好档案的收集、整理、鉴定和提供利用工作，都有积极的作用。
（１）组织沿革内容：
地区历史概况、行政区域、建制变更；机构名称演变、建立撤消或合并的时间、原因、隶属关系、性质任务和职权范围；领导人员的任免；人员编制；编制的扩大与缩小；内部机构的设置和办公地址迁移等。（２）组织沿革五大要素：
一是单位性质和主要职能； 二是隶属关系； 三是人员编制；
四是内部机构设置；
五是领导成员的组成及各要素的发展变化情况。
（3）组织沿革体例：
体例是指材料内容的结构、表达形式及材料编排的层次和顺序。组织沿革的体例大致有四种：
第一种是编年法。即按年代顺序，逐年编列出单位的内部机构设置和主要领导成员。这种体例的表述包含年代——系列（包括组织机构和领导成员）两个层次，适用于组织系统经常变化的单位。但是，一般单位的机构、人员在正常情况下都是相对稳定的，因此每一年都编列出单位内部所有机构和主要领导成员，会造成内容重复。
第二种是系列法。即以单位内部的组织机构为主线，对每一个机构及其领导成员的沿袭变化，按时序进行系列编写。一个单位有多少机构，就相应地设多少个系列。这种体例能清楚地反映一个单位的整个组织体系和每一个机构及其主要领导成员沿袭变化的历史线索，适用于组织系统比较稳定的单位。但是绝对稳定的单位是不存在的，当组织系统发生重大变革时，用系统法就很难处理。
第三种是阶段法。即根据单位发展史上的重要变化，把单位的历史分为若干自然的阶段，在每一个阶段里采用以单位内部组织机构为主线的方法进行编写。这种体例包括阶段——系列两个层次。阶段法体例保留了编年法以时为序的原则和适应多变的优点，兼取了系列法以系列为主线，脉络清楚的长处，而避免了它们的缺点。
阶段法的优点归纳起来有以下四点：
⑴内容比较完整，单位的内设机构、人员编制、领导成员以及性质和主要职能、隶属关系诸方面可以得到全面反映；
⑵形式比较灵活，不论单位大小都可以根据自身重大变革的环节，自然地划分出单位历史发展的主要阶段；
⑶整个单位在各个阶段的组织体系一目了然；
⑷通过划分阶段，单位各方面的沿袭和变革的历史线索清晰可辨。
我将重点介绍阶段法的编写方法
第四种是问题法。即通过对单位自身组织体系发展演变的历史深入系统的研究，抓住主要特点，结合读者了解和查考的实际需要，把单位自身各方面的沿革情况分别列为一个个问题，然后再一个问题一个问题地加以记述。简言之，这种方法就是以问题作为安排组织沿革正文结构的基本线索和首要依据。问题法的最大优点在于问题设置的灵活性与针对性。
采用问题法，首先要明确列出问题，而问题的确定，则要根据每一个单位的性质及其发展演变的特点和读者利用的需要，有的放矢。在具体编写时，对每一个问题的结构安排和记述形式也可以灵活处理。较简单的问题，可用单层结构，直述其事；复杂的问题，则可采用复式结构，在大问题下再设小问题，或者再分若干阶段，或者再设若干系列，最后才分别具体记述。
（4）阶段法组织沿革的结构、形式及有关问题的处理
1、结构
阶段法体例的组织沿革由总题名、总序、目录、正文、附录五个部分组成。
下面按编写程序逐一介绍：
⑴总题名。包括标题、起止时间、编者。
如：
×××局组织沿革
××年×月——××年×月
×××局档案室编
总题名可置于封面、也可不用封面而置于全文之首。
⑵总序。置于第一页，目录之前：如不设目录，也可置于总题名之下，正文之前。要说明编写目的、体例、材料来源，本单位的性质和主要职能及历史沿革概况（概述几个阶段）。
⑶目录。置于总序之后、正文之前。每一阶段单位名称加起止年月为一条目。如有图示、表格，条目上应注明附图、附表或单设图、表条目。单位时间短、阶段少的也可不设目录。
⑷正文。按阶段先后编排。每阶段内容及顺序是：
阶段名称。置于每一阶段之首，写出该阶段单位全称，注明起止时间。
小序。置于阶段名称之下，说明该阶段本单位起止的背景、性质和主要职能、隶属关系、人员编制及其他有关问题。
组织系统。置于每一阶段小序之下，按工作性质、重要程度依次编列机关在这一阶段的各内设机构，并分别写明起止时间、性质和主要职能、隶属关系及其变化情况。 领导成员。置于每一阶段的各内设机构之下，按职务高低编列其领导成员。同等职务的，以任职先后为序排列，并分别注明每个人的任期。⑸附录。有关图表、照片等，可作为正文的补充，附于有关内容之后或整个沿革之后。
2、形式：
阶段法组织沿革的表达形式有三种：文字叙述、图示和表示。 ⑴文字叙述。分阶段，按顺序编写，各阶段均应反映出五个要素的内容。 ⑵组织系统图。分阶段在组织机构为主线绘制系统图，一个阶段一个图。
⑶组织系统表。分阶段列表，以五大要素为纵栏标题，各机构名称为横向标题，一个阶段制一表。
一般情况下主要采取文字叙述的形式，有些机关也可采用图示或表示形式。为了增强参考资料的直观效果，可以文字叙述为主，以图示和表示为辅，三种形式结合使用。即机关性质和主要职能用文字表述，其他要素可用图、表表示。在采用图示的表示形式时，应按机关的不同阶段分别绘制。图表可分别插入各阶段文字叙述之后，也可集中附在全文之末。总之，组织沿革可以采用文字叙述或图表的形式，也可以图文并用。在编写中宜文则文，宜表则表。通常对历史沿革、主要职能任务用文字叙述，机构、人员变化用图表，这样既能减少篇幅，又条理清楚，便于查阅。
3、关于同一阶段内机构和领导人员变化的处理
在编写组织沿革时经常会遇到同一阶段内出现机构的撤、设、分、并和领导人员发生变化。对此应采取以下办法加以处理：
⑴续补加注。对于新设机构，可跟在原有机构后面，注明起止日期，如同一机构领导人发生变化，应按任职先后排列，注明任期。 ⑵撤减加注。如内设机构撤销，可在该机构起止时间后注明其撤销后的归属。 ⑶分设和合并加注。如有一个内设机构分为多个机构或由多个机构合为一个机构，应先列出原来机构，注明何时分设或合并，然后排上新的机构。 ⑷更名加注。如内部机构名称发生变化，应采用新名称，并注明原名及更名日期，再注明起止年月。（5）组织沿革的续编工作
历史总是在发展，当我们编写了过去的组织沿革后，机构、人员、体制又会有新的变化，因此，对许多机构（单位）来说，都有一个组织沿革的续编问题。
组织沿革的续编有两种方法：
1、逐年续编。即把本单位机构设置情况、领导成员情况逐年加以整理、编印，其编写方法基本与编年法相似。有的单位则采取每年编年鉴的做法，把编写组织沿革作为年鉴的一项重要内容。
2、分阶段续编。一些机构不大复杂，但比较稳定的单位，没必要每年都续编组织沿革，可以按一定阶段进行续编。阶段的划分仍以机构人员的自然变化为准。
3、全宗介绍
全宗介绍又称全宗指南，就是以某一全宗为对象范围，以文章叙述的形式，介绍和揭示档案馆（室）所保存的各立档单位及其档案的内容和成分等情况的一种报道性材料。由封页、正文、备注三部分组织。其结构形式如下：
封页
包括全宗介绍名称、时间、全宗号。
正文
a、全宗构成者沿革
b、全宗内档案情况简介
c、全宗内档案内容与成分介绍
备注
全宗构成者沿革简介
1、全宗构成者的名称
2、时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写，和下列内容有关的时间应反映在全宗构成者沿革中。（1）全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。
（2）全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销时间。（3）全宗构成者上级主管机关变更时间。
（4）其他所有反映全宗构成者重要活动的时间。
3、主要职能
4、隶属关系：
（1）全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业务关系。
（2）全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织关系、业务关系。
（3）全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映在全宗构成者沿革中。
5、全宗构成者负责人名录：全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。
6、全宗构成者内部机构的设置及其各历史阶段演变情况。（1）全宗构成者内部以及机构的名称。
（2）全宗构成者内部一级机构正职负责任的姓名、职务、任期时间。（3）全宗构成者内部一级机构的主要职能。
（4）全宗构成者内部机构中重要部门的增设、调整、扩大、合并、撤销情况及内部一级机构在各历史阶段的变化情况。
7、其他
（1）涉及全宗构成者的重大事件和对全宗构成者产生了重要影响的活动。（2）全宗构成者改组和撤销的原因。
8、个人全宗：个人全宗构成者主要介绍其姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称、主要业绩、荣誉称号及简历。
三、全宗内档案情况简介
1、档案的数量及保管期限；
2、档案的完整程度；
3、档案的利用价值及鉴定情况；
4、检索工具的配置情况；
5、档案的整理情况。
四、全宗内档案内容与成分介绍
1、档案内容与成分介绍的方式：按组织机构介绍；按问题介绍；以其他体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题介绍。
2、档案内容与成分介绍的一般方法
（1）档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括： A、反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。
B、反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。 C、馆藏年代久远和特殊载体的档案。
（2）需要专门说明的档案按下列方法介绍：
A、指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。 B、列出该档案文件的检索要素。 C、对其档案文件内容单独介绍。
（3）一般性文件介绍不使用引文，特殊性文件介绍如需使用引文应符合下列条件和原则： A、引文有助阐述文件的内容实质。
B、引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。
（4）和全宗构成者活动没有直接关系的上级文件不作介绍，必要时只作简要交待。 《基础数字汇集》是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的档案参考材料。它不是各种统计表的简单合订，而是根据实际工作需要，从档案资料中选取有关的统计数字汇编而成。它是掌握情况、研究问题、总结经验、制定计划作为综合分析的依据和参考。但是，这些数字分散在各种统计表、总结报告、计划等文件中，利用不方便，经过加工整理方便利用。要注意目的性、真实性、对应性、可比性。
《基础数字汇集》形式：文字叙述、图示、表示三种。
▲文字叙述:类似总结报告中的基本数据分项介绍部分。她由标题、前言、数列、说明四部分组成。标题，即汇集的名称，概括所反映的内容。
前言，概括所反映的主题及主要方面，涉及的空间范围和起止时间，统计的依据和完整情况。
数列，包括一是统计对象，即数列标题；二是时间和空间范围；三是统计指标，即统计对象所含的各个方面；四是统计数值。
▲图示法：主要利用坐标图形反映、标示统计数字。
▲表示法：及利用统计计表格登录、标示统计数字。是一种广泛应用的形式。它由总标题、横向标题、纵栏标题、指标数值四部分组成。总标题是表的名称，横行标题是横行数列组的标题，代表统计表所要说明的对象，一般写在表的左方。纵栏标题是统计指标的名称，写在表的上方指标数值列在各横行与纵栏的交叉处，任何一个数值的内容均由横行标题与纵栏标题所限定。
基础数字汇集的结构
基础数字汇集一般由题名、序言、正文（表格）等组成。
基础数字汇集的题名构成：单位或地区的名称﹢数据汇编的内容或专题﹢基础数据汇编三部分组成。如：《南开区华苑街道基础数字汇编》、《南开区华苑街道计划生育情况基础数字汇编》。
序言：主要介绍编写该数字汇编的目的、作用、主要内容、时间跨度和数据分析等情况。序言应放在正文的前面。 正文（表格）：基础数字汇集的正文大多采用表格式或示意图方式，可以将每年的数据汇成一表，逐年续表。也可以将各年的数据汇成一表，以便比照。 基础数字汇编的编写要求
1.选择基础数字汇编的编制内容，应反映本单位主要工作，根据领导、主要科室和重点工作的需求来编制，应具有使用价值。 如：《十八里店乡社员宅基地审批情况基础数字汇编》 2.基础数据一般应有一定的时间跨度，起止年代尽可能长远。 3.数字要准确可靠，不能估算。
4.表式清晰、图形准确、规范、示意性能好。
▲《重要会议简介》扼要介绍重要会议基本情况的史料性参考资料。为召开同类会议提供借鉴。正文内容包括：按届次或开会时间先后，分别依次介绍会议名称、及时间、地点、主持人或主席团的组成；参加人员、会议的开法和议程；决议和决定、选举或讨论结果，及其他应介绍的情况。
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