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浅谈如何提高公司当前档案管理工作水平
蹇 波
摘要：随着计算机、通讯技术的普遍运用，档案管理也逐步进入到信息化管理的时代。众所周知，档案管理一项政策性、机密性、专业性加强的工作，而档案是信息的重要载体，是日常活动的主要信息源。因此，做好档案管理是提高工作效率和工作质量的必要条件。目前，我公司处在体制改革阶段，档案管理工作落后于日常业务工作，档案管理水平亟需进一步提高。本文基于公司的档案管理现状，剖析其存在问题并进一步提出改进措施。
【关键词】档案管理 存在问题 改进措施
引言
一直以来，档案都是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的有价值的历史记录，档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为参考和查阅历史的重要媒介。自历史发展以来，档案管理跟随时代发展发生了一系列的变化，尤其是信息时代的来临，带动了档案的信息化管理模式。各种电子媒介存储平台应运而生。我公司自成立以来，严格按照国家档案管理规定实施档案管理，但由于管理人员的素质和管理条件的限制，未能达到有效水平。而好的档案管理可以使单位的业务工作的运行发展情况清晰了然，因此，不论是在当下，还是从长远角度看，做好档案管理工作都势在必然，尤其不可忽视的重要性。
一、本单位目前档案管理现状
档案作为历史事件的客观总结记录，具有客观的事实性，既是对过去研究的重要依据，也是反映企业发展轨迹的直观表现。一个好的企业，档案记录就一定是清晰有条理的。看似若有似无的档案管理，其实关系到企业各个部门之间的协同工作，关系到企业的工作效率。因此，实质上，档案的收集、整理和存储工作，在企业发展中乃至社会发展中发挥着重要作用。
目前，本单位档案管理的现状：
（1）档案管理工作没有进入日常议事日程。
（2）档案管理的硬件和制度不健全，档案管理工作不够系统、规范，档案存储环境有待改进。
（3）人员的配备不足。
（4）档案分类存储方法存在一定的弊端，电子档案管理系统软件存在一定的不足。
二、档案管理不力的因素
之所以存在上述问题，出现档案管理不力的原因。一是单位历来对档案管理工作不够重视，忽视了档案管理工作的意义，【也没有意识到制度、人员素质和现代化的管理手段对档案工作起到的重要作用”】[1]；二是档案管理的硬件设施、设备的缺失，例如档案柜的老旧，未配备温度计、湿度计以及灭火器，上墙的档案管理制度、禁烟标识等；三是人员的配备和管理不当，档案摆放杂乱不齐，防虫不到位，年代久远的档案存在长虫现象，以及档案室的清洁工作需要加强；四是当前档案管理的分类方式和电子系统存在一定的问题，例如分类方式仅以保存年限划分较为笼统，人为的以内容划分又容易出现主观意志认识的偏差，而电子软件目前使用的单机版缺乏灵活性，不利于异地查询档案，影响业务效率。
三、当下企业档案管理模式探究
当下企业档案管理模式，按照集中程度分为三种：档案集中统一管理、档案分级管理和档案分散管理。
档案集中统一管理是指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。其标志：一是对全部档案实行集中或相对集中管理，二是建立统一的档案管理制度。【从理论上讲，该管理模式适合一切类型的企业，但从具体实施中往往受到企业规模、企业管理体制、企业技术水平的制约，集中统一管理的程度会有所差异。其优点是：便于维护档案的完整与安全，有利于形成统一的档案信息利用中心。】[2]
档案分级管理在是我国《档案法》中有要求，《档案法》第一章第五条：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”，《档案实施办法》第一章第三条：“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理，分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定”，《档案法实施办法》第十五条第三款：“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理”。目前，本单位实施的档案管理模式就是分级管理，档案分级管理存在的弊端：一是对档案进行级别划分，工作量大，需要投入大量的人力、财力、物力，并且效率不高；二是分级后，原来的档案排列顺序被打乱，相同类别的档案可能放在不同地方，不利于查阅；三是分级鉴定人员的主观认识容易造成档案分级的偏差，例如把应该存放永久的档案放到长期时间段中，或者把短期的资料放在长期或永久时间段中。
档案分散管理是指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。【优点是分工明确，不足之处是对企业档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于档案的安全和利用。】[3]
四、做好企业档案管理的措施
基于以上情况，经过笔者对当下档案管理模式的研究发现，要做好档案管理工作：
首先就是各类档案的存储工作。一般档案分类，为了便于检索，往往按照记录信息方式分为文字档案、图形档案、声像档案。文字档案存储容量较大，一般单位档案多位文字档案。由于目前多采用分级管理的办法，所以人为的主观分级难免造成同类内容文字档案的分散，同时查询时往往需要按文件内容所属等级查询，较为不便。另外由于永久、长期、短期档案存放地点分散（永久和长期存放在档案局，短期档案存放在本单位），不便于档案的提取。再者，目前公司的图形档案、声像档案未形成系统存储模式，甚至某些年的图形档案、声像档案未经存储，造成这方面档案的缺失。因此，在做好资料收集工作，提高资料收集效率的同时，可以采用最新的档案信息资源存储方式—对象存储系统来进行档案存储管理。
随着科技的发展，电子系统存储方式逐渐完善升级，单机版的档案存储系统难以满足实际工作的需要，不利于异地查询，直接影响档案查询的工作效率，应采用网络版电子档案管理系统。
再者，要做好档案管理的硬件设施建设。档案库房的建设直接关系到档案存放的质量和安全，是做好档案管理工作的基础。同时，严格按照档案管理的“八防”要求，做好防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防阳光、防蛀、防腐工作。因此，档案柜、窗帘、灭火器、温湿度计、防虫药等都是档案室应该配备的必需品。并且制定相关的档案管理制度，严格按照制度进行档案存储和借阅等工作。
当然，不管档案管理系统如何先进，档案室的建设如何优越，最重要的还是档案管理员。档案管理员的素质和能力，直接关系到一个单位的档案存储效果。因此在人员的任用和安排上尤其重要。当前我单位的规模较小，所存储的档案容量较小，可设一个专职档案管理员，做好日常的档案管理和维护工作，另设一个兼职管理员，在平常可负责其他主要工作，在档案工作较多时协助专职档案管理员多好档案管理工作。【同时，还要注意相关知识的学习，加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合，培养自己的信息编研、开发能力，成为能够胜任“办公文秘—档案管理—信息开发一体化管理多面手”，并逐步使档案管理工作从经验型的手工操作模式向现代型的技术操作模式转变。】[4] 跟上新时代新形势的要求，全面提高档案管理员的政治素质、知识素质和身体素质。
结语
总之，档案管理工作是长期的，不断发展的。只有不断地在档案管理工作中发现问题，解决问题，才能使档案管理工作尽善尽美。
参考文献： [1]袁文芝.浅谈如何在新形势下提高基层单位档案管理工作水平.[J] 华章，2011，01（7）：254 [2][3]刘刚.档案分级管理利弊分析.[J]兰台世界，2008,12（23）:53 [4] 曹玉兰, 施华群.浅谈高校档案人员素质教育.档案学研究2002，(21):9
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