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中国古代秘书工作的继承及对现代秘书工作的思考 山东科技大学 资源与环境工程学院 采矿工程11-4 殷泽远 摘要：秘书工作拥有着悠久的历史，分析中国古代秘书工作特点，从中汲取养分指导现代秘书工；分析当代社会环境，并且古今对比，反思现代秘书工作的现状。并三者相结合，探寻现代秘书工作人员应当具备的职业素质。使得秘书工作在新的时期发挥更大的作用。
关键字：古代秘书工作特点、现代秘书工作、继承与发展
1936年三月十二日，河南安阳殷墟127坑中出土了一万七千多片刻有文字的甲骨，同时在甲骨堆的旁边发掘出一具人骨。甲骨是用来记录商王占卜内容的，而数量如此惊人的甲骨同时出现在同一个甲骨坑中，很显然，是由专门的机关、人员收集整理保存的。现在学术界公认为挖掘出的尸骨的职位是“贞人”，即负责保存管理卜辞的人员，那么讲来，“贞人”很有可能就是我们至今为止发现的最早的“秘书”遗骸。
当然，秘书的历史并不是仅仅只有从商朝开始这么短的历史。从理论上讲，早在远古时期部落联盟氏族社会刚形成的时候，出现领导人员的同时，秘书这一职位就已经诞生了，最起码，秘书这一职位的工作方式已经诞生了。也就是“秘书和秘书工作是随着文字产生、阶级与国家的出现而出现的。”[1]传说，黄帝史官仓颉始作书契，由此可以印证秘书的工作有着更为悠久的历史，[1] 梁成林.《秘书工作必须与时俱进》.广西民族大学.2006 可以追溯到史前文明。
中国历朝历代都会专门设立掌握秘书工作的官员，有史可辑的从黄帝时期的的史官仓颉开始，上古三代的太史令、左右史、秩宗，到后来的尚书令、明代的阁老，六科，通政司，六书房，明代后期的司礼监，清代的军机处、以及清代地方的师爷等。脉络清晰，秘书的工作也具体化，立体化，形成了一套严密的体系。
秘书的工作和中华悠久的文明紧紧联系起来，深受中华文化的影响，同时也影响着中华文化。养成了中国秘书工作独有的特点。
一，凛然正气，君举必书。
西周初年开始，秘书官吏在记录君王命令、大臣言行、朝廷
[2]记载，大事时就形成了“书法不隐”的规则。《史记·晋世家》成王桐叶戏封叔虞于唐的故事，“史佚因请择日立叔虞。成王曰‘吾与之戏耳。’史佚曰：‘天子无戏言。言则史书之，礼成之，乐歌之。’于是遂封叔虞于唐。”同样的，《史记·齐太公世家》记载，公元前548年，崔杼弑庄公而立景公，“齐太史书曰‘崔杼弑庄公’。崔杼杀之。其弟复书，崔杼复杀之。少弟复书，崔杼乃舍之。”太史们不畏强暴，执笔直书，前赴后继，视死如归的精神令人敬佩。
当代秘书工作中仍然存在类似的事情，秘书本身所处的位置决定了他需要和领导层面的人们打交道，要处理好“政治上的同志关系，人格上的平等关系，组织上的上下级关系，角色地位上 [2] 司马迁（西汉）.《史记》.新疆人民出版社.2003 的从属关系及工作上的主辅关系”从根本上讲二者的利益是一致的，但是在某些方面会出现不同意见，作为秘书的我们，不应盲目跟从，不讲原则，而是要坚持一定的立场，鲜明地指出领导人的错误决定，坚持正义。
二，博闻强识，业务熟练。
三国时期，袁绍的主簿陈琳代主公袁绍写下了气势恢宏的讨曹氏文，后来袁绍败北之后，曹操问陈琳，为何要写的这么狠，可敌此文百万军。陈琳回答，箭在弦上，不得不发。这个故事也成为了文学史上的笑谈。太史公司马迁“年十岁则诵古文。二十则南游江淮，上会稽，探禹穴，窥九疑，浮于沅湘；北涉汶泗，讲业齐鲁之都，观孔子之遗风，乡射邹峄……”（《史记·太史公自序》）由于中国古代秘书工作往往需要综合帮助领导人作出决策，所以往往都具有很高的素质，博览群书，拥有很高的知识水平。明代就有“非翰林不得入内阁”的成例。
相比之下清代县官的“师爷”往往也拥有比较高的知识水平和综合素质，一般代表着本县或本地区最高的文化水平。正因为如此，才保障了领导机构的高效率的决策。
拥有较高的文化水平和综合素质使得中国古代秘书业务更加熟练，才能保证有更高的效率。当代秘书同样需要这种素质。因为秘书需要帮助领导人面对来自各个方面的问题，博闻强识的学习能力，高效正确的业务技能显得更加重要。在日常工作中，我们只能无止境的学习，充实自己在文、史、哲、理、化、生、工、乃至天文、地理各个方面的理论知识。在信息爆炸的今天，如何更好地学习成为我们面临的重大的问题。
三，严守制度，一丝不苟。
汉光武帝刘秀征河北时，军市令祭遵处死了一个违反军令的士兵，而这士兵是刘秀行营中的亲兵。刘秀大怒，要处死祭遵，主簿陈副劝谏说“贤明的君主都希望军纪严明，祭遵处死了违反的军士正是为了严明军纪的啊，祭遵秉公执法不因犯罪的人是主上的亲兵而徇私，这是对的啊。”刘秀醒悟，立即下令敕免祭遵。《史记·晋世家》记载的成王桐叶封叔虞于唐的故事也可以看出来史佚为代表的中国古代秘书工作人员的一丝不苟的严谨态度。
严格的依照制度办事，不因决策者的一时愤怒或一时高兴而赏罚不公。诸葛亮告诫后主“赀罚臧否，不宜异同”，正是作为决策者的辅助人员应当做的。
四，彬彬有礼，中和自律。
由于儒学是中国传统文化的主流学说，自然而然的儒家的思想深深影响着中国人的思维方式，也就同样的影响着传统中国的秘书工作。其中，儒家的中和、自律、文质彬彬的学说，由于更为符合秘书工作的工作特性尤为影响的明显。
儒家强调“三省吾身”的自省方法，讲求“君子慎独”。而秘书工作虽不直接承担机关、事业单位的职能活动，没有直接的决定权，但是因为其本身所处的位置决定了他能或多或少的影响领导决策，并且掌握大量的政治、经济、人事等方面的机密和信息。这就更加要求秘书工作人员要有一定的自律精神和“慎独”思想。对内，如果没有自律的精神，就会很容易因为一己私利而出卖重要机密；对外，如果没有“慎独”的约束，就很容易产生一种“钦差大臣”的姿态去狐假虎威，颐指气使。[3]
中国古代士大夫有一种天生的气质。“臣心一片磁针石，不指南方誓不休。”大多数士大夫在亡国或者被俘的时候宁死不屈，不会向敌人泄露一丝一毫的国家机密。这就是儒家思想对中国古代秘书工作深刻影响的直接体现。
另外，儒家学说的“仁”、“礼”等思想也对中国古代秘书工作产生了重要的影响。“仁者爱人”强调秘书工作要更多地为他人考虑。“彬彬有礼”强调秘书工作要采用一种礼貌和谐的方式。“中庸之道”强调秘书工作要踏踏实实，以一种合理的方式表达自己的想法，等等。儒家的学说影响着中国古代秘书工作的每一个方面，为我们当代秘书工作留下了宝贵的遗产。
五，直言不讳，宁死不屈。
太史公因为上书劝谏汉武帝关于李陵案的问题，而受到宫刑的耻辱；韩愈因上书劝谏宪宗迎佛骨事而远谪蛮夷之地……我们不是去强调秘书工作必须要忍辱负重，以出卖自己的人格为代价。而是要强调在决策者的决策出现一定的问题的时候，要敢于指出不足，为决策者提供正确的决策参考。
中华文化漫长的历史孕育出繁华灿烂的历史，而秘书工作作 [3] 黄若茜.《试论儒家思想对秘书工作的影响》.温州职业技术学院.2006 为氏族社会早期就产生的社会必须的工作项目，经过漫长的积累有了丰富的内涵和鲜明的特点。除了上述优良的特点之外，不可避免的也有一些负面的特点，当代秘书在继承和发扬优良传统的同时也应摒弃其中的糟粕。比如在漫长的历史发展中形成的相互推诿、搪塞，甚至是潜规则等弊病，我们应坚决抵制、抛弃。
“以史为鉴，可以知得失。”历史给我们留下了宝贵的遗产，我们应当继承。但是秘书工作的和时代密切联系的特点要求秘书工作人员必须清晰的知道当代社会环境，以及当代决策者需要的、迫切需要的帮助和支持。所以，在分析了中国古代秘书工作的特点之后，我们应该分析一下秘书工作深深扎根的这片土壤——当代我们所处的社会环境。
一，当代社会处在科技大发展、信息大爆炸的时期。随着网络技术的应用和推广，越来越多的新兴产业和技术出现在生活中。与秘书行业息息相关的就应当数越来越宽广的工作对象和交际人群。当网络的大门面向全体人群打开，就为所有人提供了一个共同的宽广的平台。而秘书工作的本质——辅助性，要求着从事秘书行业的人们更加要开阔视野，掌握更多的知识。
同时，电子信息工具的广泛使用使得秘书工作的劳动强度大大减小，工作效率和质量大大提高。如何更好地利用这些新兴的方便快捷的工具以使得秘书工作的效率更大的提高是当代秘书工作需要面对的一大挑战。可选择的途径更加的广泛，可参考的文献、信息更加宽阔，如何在大浪中淘出真金，更高效的服务于决策者，这也是当代秘书工作所面临的又一大问题。
二，当代社会处在文化多元化的时期。
自改革开放以来，西方的思维方式、生活习惯等如潮水涌入中国。二十一世纪以来网络媒介的广泛应用，使得我们当下的社会的文化以更为快的方式传播并不断创新。我们这个社会的文化正以一种爆炸的方式不断地进入人们的生活。而秘书工作作为服务于人群以及决策者的特性，要求者从事秘书工作的人员必须具有面对着多元文化的水平和适应这多元文化的能力。如何以一种适当的态度去面对越来越多元的文化和越来越宽广的信奉不同文化的人脉圈，是摆在秘书工作人员面前的有一大难题。
三，当代的社会处在不断的变革之中。
我国正处于社会主义初级阶段，在摸索中前行，所以社会是在不断地调整变革中曲折前进的。社会的不断变革产生了许多新的事物、新的政策。如何在这不断的变革中找寻到坚持的东西，如何在这不断的社会变革之中牢牢地把握时代的脉搏成为当代人，尤其是从事秘书工作行业的人群所应密切关注的。
四，当代中国秘书工作的工作舞台在不断地扩大，并且已经面向世界。
2001年中国加入世贸组织，为中国的经济发展带来了更广阔的平台和机遇，同时也带来了更为严峻的挑战。同样的情形也同时体现在秘书行业。传统中国的秘书工作体制已经不能适应世界化的舞台，也就要求着我们的秘书工作体制需要改革，同时也改变了对秘书工作人员的工作要求。更高的素质、更全面的能力、更高的效率已成为对我国当代秘书的普遍要求。
那么，在这变幻的时代中，秘书工作人员该如何应对这诸多压力呢？应该采取怎样的态度和动作来解决这些问题呢？
一，继承传统，不断创新。
悠久的历史为我们提供了丰富的可利用资源。秘书工作历经几千年留下了许多宝贵的遗产，有很多东西值得我们去借鉴，高效的工作模式、严谨的工作态度、合理的表达方式、不屈的人格魅力等等。但继承传统并不是意味着全盘接受的“拿来主义”，每一种高效的方法必有一定的生存环境，不能机械的生拉硬拽，盲目嫁接，而是应当仔细分析，在恰当的土壤里种下合适的种子。并且“取其精华，去其糟粕。”
同时，秘书工作的环境决定着秘书工作必须要有一定的创新性，不断调整、发展、创新，是秘书工作的根本需求。坚持解放思想实事求是，以新的思维和创造性的工作跟上时代的步伐。秘书工作的创新性不仅表现在工作方法的创新性，还要表现在工作方式的创新性。不断地探索、寻找高效率的工具，推行“无纸化办公”等新形式、新方法是未来秘书办公的趋势。
二，明确性质，坚定原则。
“名不正则言不顺”，作为一个秘书工作人员，必须先明确自己工作的意义何在，性质怎样，工作目标为什么。而当代的秘书工作性质呈现多元化、复杂化，这就使得“正名”显得尤为重要。秘书工作不仅仅包含“秘书”这个简单层面的性质，而是更为广阔。主要包括以下几种性质：
1，传统意义上的秘书工作性质。包括秘书的根本性质——辅助性；秘书与其他辅助型职业的区别性质——中介性、直接性、全面性、服务性、被动性、潜隐性和机密性。这些都是传统意义上来讲的秘书工作的性质，是秘书工作性质的根本。
2，当代社会需要的秘书工作的性质。复合性，即要求从事秘书工作的人员要具有全面复合的工作能力。灵活性，即秘书工作人员的工作范围现在变得越来越宽阔，另外，随着新技术的发展，工作场所也越来越灵活。政治性成为秘书工作的社会属性，这是由我国的社会主义制度和市场经济体制所决定的，是我国秘书工作特有的属性。从属性是秘书工作的本质要求，当代人们权利意识的觉醒开始重新审视秘书工作所处的位置，秘书工作只能是作为从属于决策者的地位，为决策者提供意见和建议，而上下级机关的秘书工作只能是指导关系，而没有从属关系。服务性是秘书工作的基本特征，也就是服务于决策者各个方面有利于正确决策的工作，更加强调秘书工作人员需要更全面的素质。
“正名”之后，便需要明确秘书工作的几点原则，是秘书工作人员必须恪守的职业道德。
1，严守秘密。由于秘书工作人员往往掌握着一个国家、组织、企业的核心的机密，而随着市场竞争的日益激烈，严守秘密这条最基本的职业道德变得更加迫切。这是作为秘书工作人员最起码应当具有的职业道德。
2，自尊自爱。秘书工作人员虽然是作为一个辅助人员存在，服务性、从属性使其根本属性，但这并不代表秘书工作人员本人就没有独立的人格。“君让臣死，臣不得不死”的传统封建秘书工作知道思想并不能作为当代秘书工作的信条。秘书工作人员不能一味的听服于领导者的支配，当自己的人格受到侮辱的时候，要坚决地说“不！。”3，知无不言，言之必尽。作为为决策者提供建议的职位，秘书工作本身性质决定了秘书工作人员必须将自己的想法深思熟虑，使其更加科学有效，并且诚恳地提供给决策者。当决策者的决策出现问题的时候，秘书工作人员也必须及时的指出，并提醒决策者。所谓“知无不言，言之必尽”，就是要求秘书工作人员恪尽职守，忠诚的服务。
三，与时俱进，适应变化。
每个时代对于秘书工作的要求是不一样的，而当代社会要求的秘书的工作必须以构建社会主义和谐社会和环境友好型社会为目标的，要站在时代发展的高度来思考和处理问题。秘书工作涉及到上上下下各个方面的问题，既要为领导献策，又要与相关部门交流沟通，还要为人民办实事。这是秘书工作与时俱进的出发点与基础。
秘书工作与时俱进，必先掌握科学技术。只有熟练掌握新科技工具，并正确的运用，才能不断提高办公效率和办公质质量。所谓“工欲善其事，必先利其器”，新兴的网络科技、电子科技等工具正是当代秘书工作的“利器”。
秘书工作的与时俱进，需要在心态上有一种不断发展的观念。保守的、落后的思想会阻碍与他人的交流，并且有可能为领导者提供一些不切当前实际的建议。坚持用马克思主义思想作为指导思想，不断用发展的眼光看待自己，看待事物，对待工作，是当代每一个秘书工作人员所必须具备的思想和坚定不移的态度。
秘书工作的与时俱进，需要政府加快行政管理体制的改革。而政府改革的主要原因是因为庞大的秘书工作人群。这无疑为即将踏入工作岗位的学生们带来更大的就业压力。不断地充实、提高自己的综合能力，提高适应社会的能力，坚持原则和马克思主义，就是当代社会秘书工作与时俱进的具体体现。
四，博闻强识，厚积薄发。
当代各个行业所需要的是复合型、全能型的秘书人才。秘书知识的广度=基础科学文化知识+本行业管理知识+电脑应用等技能+社会交际技能；秘书知识的深度=秘书专业知识技能+辅助对象相匹配的技能。[4]这两个算术式就代表着当代社会所需求的秘书工作人员所应具备的能力，也就是作为一个秘书工作人员所应努力的目标。并且，当代社会对于秘书工作人员的要求“应是开放型、智慧型、专家型、多元型、科技型、公关型等等”。这就 [4] 梁成林.《秘书工作必须与时俱进》.广西民族大学.2006 要求着秘书工作人员必须全方面的掌握、了解各学科知识。
同时，秘书工作也呈现专业化的趋势，这并不意味着秘书工作人员所需要掌握的知识减少，而是在广撒网的基础上要有重点所长。所谓“世事洞明皆学问”，不断发展的网络等科技工具所带来的大量的信息为秘书工作人员提供了更为便利的方式。树立终身学习的观念、自我学习的能力和在平时生活中学习的习惯，是当代秘书工作人员所应当具备的素质。
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