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秘书工作注意事项
秘书工作是一门艺术,要做好秘书工作必须要处理好四对基本矛盾:
一、专与广
秘书工作没有盲区,只要领导工作可能涉及的领域,秘书就不能说不。首先,要具备秘书的一些基本素质,语言文字表达能力,文字处理能力,会务接待能力。其次,熟悉领导的的工作范围和掌管的领域的知识。此外,对政治,历史等可能涉及的方面,也要了如指掌。
二、前与后
秘书是领导的参谋助手,其主要职能是为领导服务。为此,要做到前与后的协调统一。所谓前就是对领导有关工作要超前考虑、提前完成,留有一定的提前量。其中包括两方面的含义:一是领导布置的工作要在规定的时间之前完成,以给领导一个缓冲的时间。二是领导尚未布置但根据自己的判断即将要开展的工作,要超前谋划,想在领导前面,走在领导前面。(领导的日程安排要清楚,提醒领导。在如参加会议时,要提前进入会场检查音响,相关材料是否准备好等)与此相反有些工作不能超前必须在领导的后面。比如面对镜头的时候,要在领导的后面。领导参加完一个活动后,要在后面检查领导是否有文件或物品遗留现场。
三、内与外
由于秘书跟领导走得很近,不仅许多方面直接参与领导决策,而且还掌握的领导的个人隐私在内的鲜为人知的秘密。所以,秘书在公共场合活动时要注意内外有别,把握分寸,什么能说什么不能说要心中有数,不能为了哗众取宠而口无遮拦,泄露工作内容或者秘密。
四、高与矮
这里主要指形象问题。作为秘书,要注意各种场合要维护好、塑造好领导的形象,使领导给人以美好的印象。相比之下,秘书在适当的时候要矮化自己,万不可与领导比高矮。一是对生活中人们矮化领导形象的各种议论,要利用自己的特殊身份主动为领导辩护,澄清人们的错误认识。二是对工作中有可能展现领导形象的地方,多为领导考虑,多为领导设计,努力把一个好的领导形象留给大家。三是对自己的形象也要关注,因为大部分人很难有机会直接见到领导,因此秘书的形象给人以很大的想象空间。四是对有可能损害领导形象但又非大是大非的错误,秘书要主动揽过;对一些经过自己参谋而形成的正确决策,秘书要主动推功,为领导添彩。
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