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档案管理与实务 考试题型：
一、填空题
20空×1分=20分(约10题)
二、名词解释
6题×4分=24分
三、辨析对错
2题×8分=16分
四、简答
3题×8分=24分
五、论述
1题×16分=16分
第一章 档案概论
一．档案的定义：
档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据，信息和知识的记录。
档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会的核心信息资源的重要门类。
它基本含义包含四个方面：
（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
（二）档案是保存备查的文件
（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录
二．档案的知识属性和信息属性（档案一般属性的重要表现）p18~20 知识属性：档案是贮存和传播知识的一种形式 信息属性：档案是一种重要的信息资源 三．档案发挥作用的规律性
（一）档案作用的时效律和扩展律
时效律由两方面的因素决定：一方面，许多档案的内容，只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值，超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用；另一方面，档案载体的自然老化是难以避免的。
扩展律：从档案的主要部分来说，由于他的原始记录性、孤本的稀有性、内容的典型性、独一性等特点，档案的作用是可以扩大和发展的，发展又有一定的规律性，被称为档案作用的扩展律。
表现在两个方面：
1.档案作用的双重性
2.档案的作用向多元化扩展
（二）档案机密性递减律和社会性递增律
档案机密程度的强弱与保存时间的久暂成反比例
（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律 利用价值的主要条件:
1、档案利用实践
2、社会发展水平
3、社会档案意识
4、档案管理水平
第二章
档案工作概论
一、档案室与档案馆的性质和作用
档案室的性质：档案室是各组织（机关、团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本单位档案的内部机构。是整个机关的组成部分，属于单位管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。档案室的作用：
1、档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门，它是单位工作的助手，为单位的领导工作和单位内部各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为单位工作和生产活动服务，所以，档案室工作是单位工作的组成部分，是提高单位工作的组成部分，是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史面貌的重要工作。
2、应向各级档案馆移交档案的档案室是整个档案工作的基础：单位档案是国家全部档案不断补充的源泉，整个国家档案的完整程度和连续积累，首先决定与档案室；在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆创造工作条件。特别是档案室管理的档案对档案馆的档案质量有决定性的影响。
档案馆的性质：档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
档案馆具有科学文化事业性质，机要性
作用：集中统一的管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
二、我国档案工作的基本原则P51~57
（一）统一领导分级管理国家全部档案
1、统一领导，统一管理。加强党和政府对档案工作的统一领导，统一地管理国家全部档案以及党政档案工作统一管理的原则，至今仍然适合我国的情况。
2、国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理。一切机关、团体、企业事业单位及其他组织形成的档案，必须按照国家的规定，均由本单位的档案机构集中管理，不得据为己有或由承办单位和个人分散保存。
3、全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导。为了有效地实现档案的统一管理，不仅要把档案分别集中在各机关档案室和各级档案馆，而且要在全国范围内对档案业务工作进行统一的全面管理。
（二）维护档案的完整与安全
（三）便于社会各方面的利用
三、文件中心和档案寄存中心
1、文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。文件中心不同于档案室，并不是一个单位内部的档案管理机构，而是介于单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构。
2、档案寄存中心是由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构。
第三章
档案的收集
一、收集工作的要求：P68~72(需扩展)
1、丰富和优化库藏
2、加强馆（室）外调查和指导
3、推行入馆档案质量的标准化
4、保持全宗和全宗群的不可分散性
二、归档制度
各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。
归档制度的内容：归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求
第四章 档案的整理
一、档案整理工作的原则
（一）档案的整理应该充分利用原有的整理基础
它的含义和要求包裹一下两方面：
1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
2、在档案整理过程中，应充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系
所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。主要表现在文件在来源方面的联系、文件在时间方面的联系、文件在内容方面的联系和文件在形式方面的联系。
（三）档案的整理必须便于保管和利用
保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能“为联系而联系”。便于保管和查找利用，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
二、全宗的含义及构成条件
含义：全宗是一个独立的组织、机关或人物在社会活动中形成的档案有机整体。
其基本含义包括三个方面：
1、全宗是一个有机整体。就有不可分割性。
2、全宗是在一定的历史活动中形成的。具有客观性。
3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。说明特定的档案整体的来源和界限以及全宗单位的相对稳定性。
构成条件：
1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
三、全宗的补充形式
1．联合全宗： 两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而同一整理的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。
2、全宗汇集：按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。也是全宗的一种特殊形式。
3、档案汇集：有不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。
四、普通档案常用的分类方法
1、年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。
2、组织机构分类法：根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。
3、问题（主题、职能）分类法：按照文件内容所反映的问题（文书工作人员也惯称其称为“事由”）将全宗内档案分为各个类别。
五、档号的含义和编制原则
档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页（张）号等。
编制原则：
1、唯一性原则：档号应指代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只表示一个编号对象。
2、合理性原则：档号结构要与馆藏档案的整理分体系相适应，档号要保持完整等。
3、稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。
4、简明性原则：档号应力求剪短明了，使之易识、易写、易记，减少差错，节省空间。
第五章
档案的鉴定
一、鉴定档案的原则和标准
原则：必须从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。
1、全面的观点：把档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值。
2、历史的观点：档案价值的形成总是同一定的历条件相联系的，当时是怎样进行活动的，档案就是怎样记录的。
3、发展的观点：保管档案室一项维护历史的行为，同时也是一项面向未来的工作。
4、效益的观点：档案价值鉴定必须充分考虑档案管理的成本、投入与档案效益之间合理关系的思想。
标准：档案价值鉴定标准主要有档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准和相对价值标准。
二、档案保管期限表的含义和类型
含义：档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。
类型：通用档案保管期期限表、专门档案保管期限表、同系统档案保管期限表、同类型单位档案保管期限表、单位档案保管期限表。
三、档案的销毁
经过鉴定，将本无保存价值和保存期满的档案拣出销毁。在挑拣这类档案时，仍应直接审查档案，不能只根据档保管期限表和案卷封面上指出的保管期限就将档案拣出销毁。
（一）档案销毁清册
为了使领导人和有关机关审查批准需要销毁的档案，必须编制“档案销毁清册”。日后查考档案销毁情况的凭据。
（二）立档单位和全宗简要说明
为了使审批销毁清册的领导人和有关机关了解必要的情况，在送审档案销毁清册的同时，还应附送一份有关立档单位和全宗情况的简要说明。
（三）销毁方法
销毁清册批准前，准备销毁的档案应系统单独保管；批准后，一般送工厂，地区偏远的档案馆可自行销毁。严禁作其他用途和出售。销毁应派两名以上专人监销。销毁后，监销人注明“已销毁”，日期，签名。
第六章
档案的保管与库房管理
一、档案保管
含义：是指根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全保护措施。
二、档案存放位置索引
含义：为了便于保管人员切实掌握档案馆(室)档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须把所排放好的档案，作出存放位置的索引。
三、档案代理卡
含义：由于提供利用或档案馆（室）内部工作需要，经常需要将库房中已上架安排放好的档案暂时移出库外，为了便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所谓的“代理卡”或“代卷卡”。
四、全宗卷
含义：全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
第七章
档案的检索
一、档案检索的含义
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。
二、档案著录标引的含义
档案著录是指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
档案标引是在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。
三、档案检索工具
1、专题目录：指系统揭示档案馆（室）内有关某一专门题目档案内容和成分的一种检索工具。
一般采用卡片式，即专题卡片。
2、人名索引：揭示档案中所涉及的任务并指明出处的检索工具。
3、专题指南：按照一定的题目，以文章叙述的形式，综合介绍报道档案馆中
保存的有关该题目的档案的一种工具书，又称为专题介绍。
4、全宗指南：以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全总介绍。
主要由“立档单位和全宗的历史概况”以及“全宗内档案内容和成分的介绍”两部分组成。
第八章
档案馆的编研工作
一、大事记
含义:大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考材料。它系统扼要地记载一定事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生、发展的过程以及它们彼此之间的关系。
类型:(1)机关工作大事记（2)国家或地区大事记(3)专题大事记(4)个人生平大事记
二、组织沿革的含义与类型
含义:组织沿革是系统记载一个机关,地区或专业系统的体制,组织机构和人员编制变革情况的一种材料.类型:(一)一个机关的(二)一个地区内的(三)一个专业系统的三、专题概要
专题概要就是用文章叙述的形式,简要的说明和反映某一方面的工作,生产或其他社会现象和自然现象的产生,发展,变化的一种专题资料.这种资料的主要用途,是向利用者集中地提供某项工作,生产和其他方面系统的专题历史资料.第九章
档案的利用服务
一、如何正确处理利用和保密的关系
利用和保密的关系，在利用工作中表现的最为突出，应特别注意解决好。（1）在开展利用工作时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。利用与保密，从根本上来说两者是一致的，都是为了合理的发挥档案在社会主义事业中的作用。
（2）应该全面的理解和处理利用和保密之间矛盾统一的辩证关系。档案在什么情况下提供利用，为谁提供利用，采用什么方式提供利用，在什么情况下需要保密，范围多大，什么情况下能解密，都要在国家和人民的利益这个大前提下，坚持党和国家的方针政策，把两者结合起来。
（3）为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密保险”以及历史档案“无密可保”的错误思想；其次，要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。
二、制发复制本
1、含义:依据档案原件制发各种复制本。档案复制本，根据利用单位的不同需要，分为副本和摘录。
副本：反映档案原件的所有组成部分。摘录：只选取文件某些部分。
2、复制方法分为：手抄、打字、印刷以及摄影、复印等。
3、制发档案馆副本优点：a、方便用户的同时满足更多利用者的需要，充分发挥档案作用。b、利于档案原件的保护和流传。
4、针对档案复制本的方式的局限性的改进：提高复制技术水平，尽量满足不同的复制利用要求；在制发范围和批准权限等方面应该妥善处理。
5、档案复制本意义：是档案管理和利用服务的一种有效方式。
6、注意：档案复制本必须与档案原件仔细校对，并在文件余白或者背后注明档案馆（室）的名称，档案原件的编号。必要时加盖公章，以示对复制本的负责。
三、制发档案证明
（一）含义
档案馆（室）制发档案证明，是档案馆（室）根据机关、团体或个人的询问和申请，为了核查某种事实在本馆（室）保存的档案中有关的记载而编写的书面证明材料。是满足机关、团体和功名利用档案来说明一定事实的一种手段，是档案馆（室）提供档案为组织和公民服务的方式之一。(二)注意事项
1、档案证明必须根据机关、团体或个人的申请才能制发。
2、档案证明应根据档案正本或可靠的抄本来编写。只有在没有正本或可靠的抄本的情况下，才根据草案、草稿来编写，并在证明上加以说明。
3、在编写档案证明上，以引述或节录档案原文为主要的方法，如果必须由档案工作者根据档案内容综合或摘要叙述时，务必保证表述的准确性和真实性。
4、在档案证明中还写明档案证明接受者（申请者）以及制发档案证明的档案馆的名称和证明制发日期。
5、档案证明写好后，必须经过认真校对、审查批准，并加盖档案馆或机关公章发出。
四、参考咨询
含义：是档案工作人员根据档案解答问题的方式，向利用者提供档案信息及有关情报的一项服务工作。
参考咨询的范围包括两部分：解答咨询，通过口头或书面（或信函）等形式，答复询问；协助检索，指导利用者使用检索工具，为查找馆（室）藏档案资料提供新的线索。
咨询工作一般按照的程序：
1、接受咨询问题
接受咨询时，首先要审明咨询的目的、内容、范围和要求的深度广度，以便确定检索途径和咨询方式。
2、查找档案材料
根据利用者提出的咨询问题，深入分析研究，确定查找范围，选定检索工具，明确检索途径和方法，查找有关的档案材料。
3、答复咨询问题
咨询问题的华大方式视其具体情况分别采取直接提供答案，提供档案复制本，介绍有关查找线索等途径。
4、建立咨询档案
回答的咨询问题，应有目的地建立咨询档案。
五、开放档案 :
就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。
第十章
档案统计
1、档案统计含义：档案统计就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。
2、全宗单：全宗单是以表格的形式反映全宗全面情况的登记文件，是档案馆中一种重要的综合性登记文件。
全宗名册：全宗名册是登记档案馆所保存的每一个全宗的名册，是档案馆统计全宗数量和固定全宗号顺序所用的工具。
3、档案利用效果登记单：档案利用效果登记是档案馆档案在社会主义各项事业中发挥作用的实际反映，也是档案价值的具体表现。
第十五章
电子文件的管理
1、电子文件的概念：电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2、全程管理原则：电子文件的全程管理是一种全面的管理，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法以及质量要求，从而建立一个涵盖电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。
电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在“大文件”的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝链接、系统整合和总体效应。
电子文件的全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。
3、前端控制原则：
前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。
前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。
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