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嘉兴学院印章使用管理规定
嘉院办„2006‟2号
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校各类印章的使用和管理，特制定本规定。
第二条 本规定主要适用于介绍信、协议书、合同书、意向书、证件、证书、学历证明、申请、报表及学校对外行文等用印。
第三条 印章的使用和管理必须严格照章办事。凡是不符合本规定的，印章管理人员应坚持原则拒绝用印。
第二章 印章的种类
第四条 学校公章
学校公章代表本校的法定名称，代表本校的权力、凭信和职责。我校公章名称为“嘉兴学院”。用于以学校名义上报、平送的文件、报表、布告、通告、公函、聘书、请柬、奖状、合同、协议书、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、计划任务书、职称申报表、录取通知书、学历证明、出国审批表等。
第五条 学校钢印 用于工作证、学生证、毕业证书、学位证书、结业证书、职称资格证书、荣誉证书、退休证等证件的照片压印。
第六条 学校下属各级机关和事业单位公章
学校所属各级机关职能部门、各学院、直属单位的公章，不具有法人资格，没有法律效力，只能在一定范围内使用。
第七条 专用印章
专用印章包括“嘉兴学院财务专用章”、“嘉兴学院科技合同专用章”、“嘉兴学院基本建设专用章”等，专用印章不能代表整个机构权力，只能用于印章上刊明的使用范围，超过这个范围不具有法律效力。
第八条 校领导名章
校领导名章在一定范围具有规定的效力。校长的法人名章具有法人效力。主要用于毕业证书、学位证书、聘书、法人委托书、计划任务书、项目申报书、成果申报书、技术职务任职资格审批表等。
第三章 用印批准权限
第九条 使用“嘉兴学院”印章必须根据用印件的内容由学校主管领导或校办公室主任批准。
第十条 使用校领导名章，须经本人或本人委托的其他校领导审阅印件内容和签名批准，方可用章。第十一条 使用“校长办公室”印章，须经办公室主任批准，一般行政事务性事项，可由校办专门人员处理。
第十二条 根据校领导授权，有关职能部门负责人在主管的日常业务范围内可签发用印。
第四章 用印规定
第十三条 校级公章使用必须严格控制。凡能使用本职能部门印章的，不用学校印章。
第十四条 各单位外出公务活动需由学校出具介绍信的，须执本部门（单位）校内介绍信，到学校换取学校对外介绍信。校内介绍信需写明公务活动事由，印章管理人员严格审核后方可出具学校介绍信。
第十五条 严禁在空白介绍信、空白证件及空白奖状、证书上用章，因特殊情况需要的，须经主管校领导同意。
第十六条 凡属于部门日常性工作的印件如报表、上报材料等，由主管部门负责人审核并在用印单上签名，经主管校领导核准后，方可用印。
第十七条 凡属于对外经济、技术合作等事项及房地产、奖惩、职务职称等事项的印件，先由主管部门负责人审核，再由主管校领导审定签名后，方可用印。
第十八条 工作证、学生证及毕业证书等证件加盖印章，须持部门、各学院、直属单位加盖公章的用印单（毕业证书集中办理须附名单），经核对无误后，方可用印。
第十九条 申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申请等用印，由校科技处审核并报主管校领导批准，并由科技处指定专人承办，方可用印。
第二十条 凡申请使用已报废并存档的旧印章，须由本单位报请主管校领导同意后，与学校档案室接洽用章。
第二十一条 统计报表用印
（一）上报常规性行政业务统计报表，填报人核实签发后，由主管部门负责人核准，持部门领导签发的用印单，方可用印。
（二）综合统计报表和非常规性报表，除主管部门负责人核准外，须呈报主管校领导审定后，方可用印。
第二十二条 凡有下列情况之一的，印鉴管理人员可拒绝用印。
（一）上报及下发的印件内容有误或批准权限不当；
（二）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的印件；
（三）未经主管部门领导审核及校领导签发批准的印件；
（四）非本校教职员工或与本校工作、业务无关的印件。第二十三条 印章管理人员用章时，应当审阅、了解用印内容，同时还要检查留存材料是否齐全。用印后一般需要保存的材料有：
（一）一般信件要保留领导人签批的草稿。
（二）协议书、合同书应保留一份文本。
（三）各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，并逐一核实。
（四）没有留存材料的，要详细记载用印情况。第二十四条 每次用印都应进行登记，登记的项目包括：用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、用印人、用印数以及留存材料等项。
第五章 印章的安全与管理
第二十五条 印章必须指定原则性强的专人保管，不得遗失。
第二十六条 印章管理人员要坚持原则，自觉遵守保密规定，严守秘密，严格照章办事。
第二十七条 盖印位置要恰当，印迹要端正、清晰；印章名称要与印件落款一致；代用印章要注明“代章”；不漏盖、不多盖。钢印的使用范围只能用于证书、证件。
第六章 印章的刻制与注销
第二十八条 全校各部门印章的刻制、注销均由学校办公室管理。各部门刻制公章，须凭部门刻制公章的申请到学校办公室办理刻制手续。各部门注销的印章均应及时交回校办办理注销手续，并将注销印章交学校档案室归档。
第二十九条 各部门均应自觉遵守上级及学校有关印章管理规定，任何单位和个人未经学校批准，不得利用其它渠道非法刻制部门印章。
第三十条 印章管理人员未能按用印管理规定用印的要予以批评教育，导致学校损失和产生不良影响或后果的予以行政处分。
嘉兴学院办公室 二○○六年一月十三日
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