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档案管理制度
总则
1、为了规范集团公司档案管理，增强公司档案管理的实用性和有效性，保证档案的安全，结合集团公司的实际，特制定本制度。
2、公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它不仅能反映公司经营活动的历史面貌，而且对公司今后的发展有一定的参考作用。
3、档案工作的基本原则是：档案工作实行统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于公司各方面的利用。
4、档案管理机构的主要职责：
4.1 制定档案工作的规章制度；
4.2 对集团公司各业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；`
4.3 负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案安全与质量。
档 案 保 密 制 度
1、档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
2、利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其它档案内容不得随意翻阅摘抄。
3、查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。
4、借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。
5、不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。
6、档案室箱柜要加锁，要随手关门上锁。
7、销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。
档 案 利 用 制 度
1、凡集团公司工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。
2、外单位需要查阅本公司档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。
3、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。如有损坏、遗失，要给予行政处分或罚款，情节特别严重者，要追究刑事责任。
4、查阅档案必须履行登记手续，《档案借阅登记簿》内容包括：借阅日期、批准人、档案名称、借阅人、归还日期、归还情况、管理员签字等。
档案人员岗位责任制
1、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规，负责制定集团公司档案工作的各项制度。
2、热爱档案工作，熟悉业务，做好各类档案分类编号和上架排列工作，编制各种档案目录，建立各种台帐，认真做好登记、统计工作。
3、集中统一管理集团公司各种门类和载体的档案，积极主动提供利用，为各项工作服务。
4、负责对各部门各种文件材料的收集归档，并对各部门立卷归档进行监督与指导。
5、根据档案工作统一领导，分级管理的原则，对所属单位的档案工作进行监督和指导。
6、严格遵守档案工作的各项规章制度，积极宣传档案工作的重要意义，为领导当好参谋、助手。
7、负责对本单位到期档案的鉴定工作，按规定销毁无保存价值的档案材料。
档 案 统 计 制 度
1、档案统计工作必须遵循国家统计工作要求，用科学的标准和方法，做好档案统计工作，进行统计分析，为领导决策提供可靠的科学依据。
2、建立各种统计台帐，及时做好档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等方面的登记，做到家底清楚、帐物相符。
3、档案统计工作，必须做到实事求是，不虚报、晚报、拒报或伪造
文件材料立卷归档制度
为保证归档文件材料的齐全、完整、准确，便于各项工作的查找利用，特制定本制度。
1、归档范围
凡是反映集团公司工作活动，具有保存、查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料均属于归档范围。
2、归档要求
归档的文件材料必须齐全、完整、准确，保持文件之间有机联系，便于查找利用；准确划分保管期限，分年度、分级别、分类别进行整理；文件排列系统有序，归档文件盖好归档章，准确填写归档章上的各项内容，填写归档文件目录、备考表；
永久、长期保管的文件去除金属装订物；书写规范，具有耐久性；文件装订结实、整齐、美观。
3、归档时间
每年的文件材料在办理完毕后，要求在第二年的第一季度末整理归档，编制文件目录，向综合管理部档案室移交。照片、录音、录像材料由负责拍摄者在完成拍摄工作后写好文字说明，及时交综合管理部档案室立卷归档。
档案的销毁
1、档案室每年根据档案资料的实用性及保存价值，对已失效的档案和超出保存期限的档案，由档案管理员编制年度“档案销毁清册”，向上级领导提出销毁申请。
2、由档案送交部门对年度“档案销毁清册”中本部门需销毁档案进行初审，经部门负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
3、档案销毁由档案管理员执行，由档案送交部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
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