第四部分档案信息化建设与电子文件管理由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“档案管理信息化建设”。
第四部分档案信息化建设与电子文件管理
基本要求：
了解：档案信息数字化的含义，数字档案馆的含义，电子文件的概念和种类
熟悉：数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系，电子文件的特点，电子文件的管理原则 掌握：档案网站的主要内容，数字档案馆的主要特点
一、档案信息的数字化
（一）档案信息数字化的含义：是利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
（二）档案信息数字化的内容：1档案目录信息数字化；2档案全文信息数字化。
二、档案网站的主要内容：是档案机构在公共信息服务网络上建立的站点，它一般是以主页的方式提供相关档案服务和开展档案宣传的。功能：1服务；2宣传；3交流。主要内容：1档案工作信息；2档案机构信息；3档案资源信息；4档案利用服务信息。
三、数字档案馆建设
（一）数字档案馆的含义：是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式。含义：1是在计算机通讯网络上对各地的各种档案信息进行动态搜寻的实质；2它不是一种物理存在的实体，而只是利用分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式加以转接；3其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。
（二）数字档案馆的主要特点：1存在方式，是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式；2运行方式，是存取档案信息的网络化；
3、功能定位，是一个档案信息资源的积累与保存中心，数字档案馆因其主要是对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻连接这一特色，从而在功能定位上是以“存取”为中心。
（三）数字档案馆与现行实体档案馆之间的关系：1实体是数字形成的基础；2数字的出现对实体的馆藏建设提出新要求；3数字为实体提供了新的管理和服务机制。数字与实体不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。没有实体，数字就失去了一个重要的信息源泉，没有数字提供的信息环境，实体就不可能突破原有的工作局限；数字的建设需要以实体作为基础，而数字的建设也可为实体的进一步发展提供新的机遇。
四、电子文件的管理
（一）电子文件的概念和种类：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。特征：1是由电子计算机等数字设备生成和处理，其信息是以二进制数字代码记录和表示的，因此亦称为数字文件，并可通过通信网络进行传输；2电子文件是文件的一种类型。数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。种类：
按电子文件的信息存在形式划分：1文本文件text如（WPS、WORD），纯文本文件，不包含格式代码，在使用时不受计算机和软件类型限制，如TXT，是政府机关使用最为普遍的电子文件类型。2数据文件data,一是电子表格文件（Excel）格式为XSL，二是数据库电子文件。3图形文件（graphic）,常用格式EPS。4图像文件（image）,如数码相机、PHOTOSHOP等。5影像文件（video）,视频，DVD等，6声音文件（audio）,音频设备，如WAV、MP3.7程序文件（Program）,源程序是纯文本文件。8多媒体文件，两处以上信息文件。9超文本文件，包含信息链接功能的文件。HTML，网站。
按电子文件的功能划分：1主文件，是指表达作者意图、行使职能的文件；2支持性文件，是指生成和运行主文件的软件；3辅助性文件、工具性文件，是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
按电子文件的生成方式划分：计算机系统中直接生成的原生电子文件，将纸质或其他载体文件重新录入生成的数字化电子文件。
（二）电子文件的特点：1信息的非人工识读性，比特；2系统依赖性；3信息与特定载体之间的可分离性；4信息的易变性；5信息存储的高密度性；6多种信息媒体的集成性；7信息组织的多维性；8物理结构与逻辑结构的分离性；9信息的可操作性。系统依赖性：一是电子文件的制作、处理以至归档后的全部管理活动都必须借助计算机系统才能实现；二是不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到不同程度的障碍。信息的易变性：1电子文件信息和特定载体的可分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，信息可以在不同载体之间转移，动态文档中的数据不断地被自动更新或补充；2电子文件载体不稳定性有可能造成文件中信息的改变；3电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击，因为新的计算机系统和程序常常无法读取那些过时的代码，从而要求将原文件迁移到新的技术环境中，迁移过程中信息的损失，变异有时是不可避免的。物理结构与逻辑结构的分离性：物理结构是指文件信息存储于载体上的位置及分布情况，文件的逻辑结构是指文件信息的内在关系。
（三）电子文件的管理原则：全程管理原则：从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理。它是一种全面的管理，建立了一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体制、目标体系、制度体系、程序体系和技术方法体系。前端控制原则：文件形成是前端；处理、鉴定、整理、编目等是中端；永久保存或销毁是末端。前端控制要求对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在文件形成阶段实现。前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略；是优化管理功能，提高管理效率的科学理念。集成管理原则：是将电子文件生成、运行、保管等管理活动有关的要素进行合理的互联与组合，形成具有要素结构的管理体系的过程。1文件流与业务流；2与其他信息流；3与内部管理活动的集成。动态管理原则：指对电子文件全程加以监控，以动态适应性管理措施实时应对电子文件生成、运转、利用过程中发生的变化和对管理工作提出的新要求。注重效益原则：一是投入比纸质文件管理要大得多，尽管存储空间大，但维护与开发投入大，静态保护难度大，成本高；二是信息化过程中各组织更注重信息资源的效益问题。
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