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浅谈城建档案信息化建设
摘要：档案信息化就是在加强城建档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放城建档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
关键词：档案；信息化；建设
档案信息化在城建档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息进行了采集、管理和提供利用服务的工作。具体的可以理解为档案信息实现“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化；三是档案信息网络化。
一、档案信息化建设的重要性及现实意义
1、档案信息化建设的重要性
一是可改善档案管理工作。只有实现城建档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
二是可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。
三是可避免出现“时空黑洞”。随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就是提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。
2、档案信息化建设现实意义
档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来更多资料详见同程社区club.toonedu.com电话：400-617-0860
显而意见的效果和收益。
一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。
三是提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，提高职能部门的工作效率。
四是有效的提供服务。档案管理的信息化，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率。
二、档案信息化建设的内容
档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。
1、基础设施建设。
主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。
2、档案信息资源建设。
主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。
3、标准规范建设。
这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、存储、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。
4、应用系统建设。
这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我们将依靠有关的技术力量，选用先进、适用和可靠的编码、数据库来加强档案管理系统。
5、人才队伍建设。
这是档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平，正确处理好“路、车、货、交通规则和驾驶员”的关系。“路”，是计算机网络，“车”是计算机的硬件和软件，“货”是档案数据库，“交通规则”是标准规范，“驾驶员”是现代信息技术人员。有路无车不行；有了路和车，没有货不行；路修得再好，车再先进，没有优秀的驾驶员，仍是行不通的。因此，档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。
21世纪是信息产业主导世纪，逐步实现城建档案信息化成为城建档案事业发展的主流，面对新世纪的机遇与挑战，我们只有把握机遇，迎接挑战，加快发展，才能实现档案事业的改革与创新，建立信息产业的档案事业体系，并为建立信息化数字城市的建立打下良好的基础。
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