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大宗原材料招标/投标管理办法
编号:HJSJ0908211、目的:为了公司对采购大宗物资/原材料对成本的控制及操作流程的管控,争取最优价格与供应保障。
2、适用范围:适用于本公司所有大宗物资/原材料及中、长期采购计划使用。
(不适于工程项目类采购)
3、职责:保障公司大宗原物料招/投标价格的合理性及供应商的公平竟争。
4、附件:招标邀请函、招标书、投标规格书、招标承诺书、招标管理进度表、招标合同。
5、权责单位:成本(使用)单位、采购单位、财务部门、审计部门、品质保障单位及相关部门。
5.1合同审核部门:法务部 5.2执行监督部门:审计部 5.3招/投标最终决定权:总裁
6、具体作业管理程序: 6.1申请计划
6.1.1本公司生产部门常用大宗物料(定义:)6.1.2采购计划要求包括生产使用的时间编排、品质要求、及相应的标准、客户的特别要求、风险因素说明等。
6.1.3计划中如包含供应商加工(外加工)部分材料或半成品,则需要列明工艺要求与品检标准。
6.1.4如需要模具制作或产前材料样品确认则在提出计划同时提供相关图纸或样品给予受理部门。
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编号:HJSJ090821 应商相关的准备工作,具体操作流程的说明,相关手续的办理等)。
6.4.2招标小组正式确认招/投标方案以后,正式向供应商发布公告,通知供应商具体进行时间,做好应标前的准备工作,预约咨询等。
6.5招/投标预算(标底确认)
6.5.1招标小组确定投标方案,供应商资质评估,甄选后,采购部门提出 标的预算计划提交招标小组进行审核。建议 预算办法:A、成本分析(拆分法)B、报价对比(分别议价)
C、交叉对比(不同时间段或异地报价对比)D、行业对比或专业咨询等
6.5.2招标小组审核预算方案后,根据实际支付款项的时间安排,提交具体的支付计划给财务做预算备案。
6.5.3提交预算方案的同时一并说明支付办法,(比如依照合同条款,定期结算,分期支付等)。
6.6实施规划
6.6.1采购部门提交预算计划审核后,即向招标小组提供招/投标进度计划及具体实施办法,提供以下具体资料;
A:执行时间
B:操作流程 C:具体责任人 D:操作方式
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编号:HJSJ090821 D:合同 E:投标邀请函 F:招/投标流程编制 G:相关咨询文件等
6.7.2招标文件制作完成后,经审计部门/招标小组/法务部确认后,对应责任人即安排招标会前期运作:
A:向供应商发出邀请函 B:发放招标书
C:相关咨询文件,手续办理说明等 D:标书的回收
E:投标方押金交付手续办理等
6.7.3招标书回收确认后,招标小组进行对供应商的应标评估,确认招标会的具体安排细节。(合同条款解释、招标、定标的规则等)6.8正式招标会
6.8.1招标小组完成招投标前期准备工作(标书确认)A:标的价最终确认
B:供应商资质评定/投标规格书确认 C:完成招标书发放/回收 D:投标押金缴付 E:投标流程说明
F:投标方法及相关规则制定
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6.9.3经评标组及公证人员按评标办法确定,中标供应商后当场呈送审计部门定标。
6.9.4审计部门根据制定的投标规定,判定投标的有效性是否进行第二轮投标以及确定开标时间。
6.9.5审计部门判定投标有效时,确定中标者后即呈送总裁核准,完成所有投标序程。
6.9.6完成所有投标序程后,投标小组应对参投的供应商或相关单位进行答谢,具体形式由投标小组议定。
建议:A:向供应商发出感谢信
B:如属大型投标会则应举行简单招待会 C:赠送小礼品等。(以简单的形式体现企业文化)
6.9.7中标供应商核准后,招标小组按规定对未中标的供应商约定退回投保押金或相关手续。
6.10合约签订
6.10.1中标供应商经最终审核后,采购部门根据投标规定与供应商安排合约的签订,确定相关交易条款,执行时间等提交审计部门进行审核。
6.10.2审计部门对合同的相关条款初审后即提交法务部门做法律方面的审核。
6.10.3完成审核程序后采购部门安排供应商正式签署,完成签约程序。
6.11供应商服务管理-
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