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印章管理检查要点
印章管理的关键在于:流程控制、责任到人、日常管控。检查的重点为:印章保管人员是否明确知晓用印流程及审批权限、用印审批单使用规范、用印簿登记完备、审批手续规范、用印归档材料完整。包括如下几个方面:
1.流程控制
严格履行公司规定的分支机构内部印章使用审批程序、印章管理单位(分公司、代表处)审批程序。
其中,凡是与业务相关或属于合同协议的,须营业部合规经理出具合规审核意见后提交营业部负责人审批;属于业务协议及经营性场地租赁协议,须事先将请示事项和协议文本报公司本部经纪管理总部、法律合规部以及相关部门审批同意,并将公司审批意见作为用印依据。
2.责任到人
(1)指定专人: 印章保管人为印章材料(包括用印材料、用印审核单、用印登记簿)档案管理人,印章管理人员应妥善保存相关材料,不得更改、遗失。印章管理人员临时请假,应由印章管理部门负责人指定临时保管人,对需交接使用的公章,应有交接手续,明确责任。不得出现印章无人监督、任人使用的现象。
(2)权限责任审批:印章使用单位负责人对用印申请事项的合法合规性进行审批;分支机构合规管理人员对用印内容和形式的合法合规性进行审核;印章管理单位负责人对用印事项审批流程的合规和完备性进行审核。
3.日常管控
(1)业务用章管理规范,制定管理实施细则和使用流程,明确印章管理人员和审批程序,不得擅自用印。
(2)公章应存放在有一定安全措施的保险柜或铁皮柜内,不得随意放置。
(3)范围印章不得超范围使用,不得变相使用业务印章代替公章用印。
(4)印章管理人员应按公司《档案管理办法》有关规定定期整理、归档移交印章材料,并形成电子化档案存档。
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