商务简报如何做到简捷高效由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“商务简报”。
商务简报如何做到简捷高效
一、商务简报的定义与使用工具
如今，人们的工作越来越繁重，面对的问题越来越多，因此产生一种让工作变得简单的诉求，商务简报可以在一定程度上帮助人们实现这项诉求。
1.商务简报的定义
商务简报是一种简单扼要的商务及工作报道。日常工作中会有一些工作信息的往来，这些工作信息有时不能通过语言或者简单的文字形式报道，这时就需要利用桌面办公的手段，对商务及工作的报道进行设计、制作和呈现，这个过程就是商务简报的制作过程。
2.商务简报的分类
商务简报的范畴非常广泛，不同行业对商务简报也有不同的定义。商务简报按照性质可以分成三类：
业务性商务简报
企业在进行业务性信息往来的时候，需要用简单、扼要、明确的方式呈现业务的计划、进程、结果给终端客户。
事件性商务简报
工作中会遇到一些常规业务之外的紧急事件，在商务沟通时要把这种紧急事件进行简单、明确的陈述和表达，这时就需要制作事件性商务简报。
展示性商务简报
展示性商务简报更加注重外化的商务情景，无论企业出售的是产品还是服务，在与终端客户进行沟通时，都需要把产品的强大与美好的一面展示给终端客户，而展示时间往往是有限的，这就需要企业在有限的时间进行最到位、最完整、最强大的展示。
要点提示
商务简报的分类： ① 业务性商务简报； ② 事件性商务简报； ③ 展示性商务简报。
3.商务简报的执行工具
商务简报的执行工具有多种，比较常见的有以下三类：
OUTLOOK
第一种就是通过OUTLOOK进行邮件方式的商务简报，比如向老板或同事汇报业务计划、工作进展，或是遇到新的事件向终端客户发邮件询问等。OUTLOOK实现的过程比较简单，只要打开邮件平台，按照正常的理解和习惯性的描述就能完成一个简单的商务简报，但是这种方法也有不足，比如，视觉外化有局限，表达方式不灵活，表现形式不丰富。
WORD
WORD是大家比较习惯使用的工具，用户在制作计划之内的业务简报时通常会使用WORD工具。使用WORD时，还可以借助图片、数据等信息配合描述。
PPT
PPT是如今比较主流的一种简报陈述方式。近几年，PPT被广大用户所重视，一是PPT易于上手，只要有一定的桌面办公基础都可以轻松驾驭和掌握；二是PPT呈现方式优于OUTLOOK和WORD，PPT的表达方式更灵活，视觉体验更丰富，能让简报多姿多彩。
二、高效使用PPT中的快捷键
人们在工作中会本能地寻求一些使工作更高效、更简单的方法，PPT商务简报的设计与制作过程中有一些快捷键，可以优化人们的工作。
1.“放大、缩小”快捷键
如果熟练掌握了“放大、缩小”这组快捷键，在今后制作商务简报的过程中，至少可以节约半小时的时间，并且PPT页数越多，节省的时间也越多。
Ctrl+[ / Ctrl+]
人们在处理PPT时，总是会花一些额外的时间调整页面比例、布局情况等，以便达到最优的视觉效果。比如将文字区域的字体进行放大或缩小，很多人都会通过使用“区间”来调整大小，但这不是最优的工作方法，最好的方法是Ctrl+]和Ctrl+[。这种方法适用于局部文字的调整，如果文字信息量较大，需要进行大面积调整，可以先选中文字框，然后再用这组快捷键处理。以上方法适用于PPT的编辑阶段。Ctrl+滚轮
Ctrl+滚轮也可以使页面放大和缩小，这个方法可以用在PPT的设计阶段。比如，一页PPT中有多个截图，为把这些截图合理地摆放在页面中，就需要对每张截图进行细微的调整，这时就可以使用Ctrl+滚轮，这个快捷键有利于进行全局和宏观的判断。
2.“当页放映”快捷键
Shift+F5起到的作用是从当前页放映PPT。在做PPT展示时，不一定会按照原定计划从头开始播放，中途很有可能被打断，打断之后就要从当前的某个页面继续呈现和讲解。如果此时借助菜单工具会显得不够专业，并且会影响整场演示的效果，有经验的人士会找到需要继续讲解的页面，点击Shift+F5，就可以直接进入当前页的放映。
3.“大小写切换”快捷键
Shift+F3是一组非常重要的快捷键，掌握这组快捷键，会在编写文字时节约很多时间。制作商务简报时，会遇到中文与英文混排的情况，进行大小写调整会花费很多时间，Shift+F3这组快捷键可以很好地解决这个问题。输入单词后调整光标位置，使用OFFICE2003版本时需要把光标移到单词后，使用2007和2010版本时需要把光标移到单词中间，然后按下Shift+F3，这个单词就会在纯大写、纯小写、首字母大写这三种状态之间转换，就可以通过很短的时间锁定正确的格式，避免二次检查。尤其是大量中英文混排时，这会让整个行文更加连贯，不会干扰人们的写作思路。
4.“演示技巧”快捷键
H这个快捷键可以解决很多重要的问题，丰富战术和战略层面的演示技巧。比如，在组织PPT时，可能不会确定今天准备的素材在明天是否能用到，因为有些信息是在现场与终端客户沟通后才能决定的，这是商务沟通必须面对的变通环节，但是准备好PPT之后，在现场是没有机会做修改的，所有有些人会纠结这些不确定的内容是否需要提前准备，如果准备了却没用会显得多余，如果没准备却需要会显得不专业，当遇到这种灵活的情况时，就可以借助H解决。
可以把不确定的内容事先准备到一页PPT中，在页面左边的结构区点击鼠标右键，设置为隐藏幻灯片，这样在演示的时候，这页幻灯片就不会被演示；如果需要这页被隐藏的幻灯片，点击H快捷键，隐藏的幻灯片就出现了。
OFFICE办公软件中有很多快捷键，但并不是所有的快捷键都需要掌握，只要掌握一些经常出现的或者解决问题非常明显的就可以。要想提高PPT的实用性和实战性，首先可以找一些参考资料和素材库，其次要多做练习和训练。
三、快速创作PPT商务简报的流程
一些用户在制作PPT商务简报时流程不标准，制作过程中就会遇到一些困难，有时甚至导致PPT夭折。例如，在一般人制作的PPT中，通常第一页是标题，第二页开始介绍内容，第三页以及后面的PPT是详细内容，这样的制作顺序在操作上没有太大问题，但是从写作的角度来说，在进行草稿整理时，思路会越来越琐碎。这样每一页PPT都是一个独立的碎片，当PPT作品因素越多时，碎片就越多，而且会越来越乱。所以说，制作PPT时要使用标准的流程，会有助于提高效率。
1.文案草稿写作与大纲写作
PPT专家和文案写作高手在制作PPT时，并不是通过PPT本身起步的，他们会尽可能保证思路的连贯性，首先使用WORD。这样做有以下原因：WORD的环境更简单、更单纯；WORD所能容纳的信息量也比较大，会减少创作中的碎片；使用WORD在内容编排时，也会更加方便。
比如，要创作一个商务简报，首先确定主题，关于这个主题会有一些具体的子内容，然后确定第二个主题、第三个主题及相应的内容等，以此类推，借助这样的方式完成整个PPT的构思和草稿。
2.WORD草稿向PPT转化
当草稿写作完成后，接下来就要把已经形成的WORD草稿变成PPT的形式输出。很多人首先想到的方法是复制粘贴，这样做会遇到一些问题，比如，基础素材信息量比较大，这种方式会降低效率。
2003版本
WORD能够自动转化成为PPT，2003版本中，点击“文件—发送”，“发送”下边最后一行的功能就能使WORD直接变成PPT形式，不需要手工转移。
自动生成的PPT可能并不令人满意，因为此时的PPT没有标题、内容、正文，这是因为之前规划的WORD素材中没有定义文档的级别和结构，所有内容都是一个级别，在转换以前要把WORD文档变成有结构、有规划的内容。
具体方法是：点击“格式”中的“样式与格式”，屏幕右侧会出现具体的样式列表，比如标题
1、标题2等，当前的画面只显示最近频繁使用的样式，系统自带9个标题样式，这9个标题样式可以与PPT相协作，标题1是整个文档结构中最大的级别，标题2次之，标题9最小。其次要结合页面左边的内容和级别做匹配，这样就可以把WORD文档快速地划分出大标题和小标题。文档中的标题1非常重要，起到两个作用：一是形成PPT中的大标题，二是在PPT中生成一个独立的页面，起到分页的作用。
2007和2010版本
第一步与2003版本相同，即在“开始—样式”中设置WORD文档的标题，之后再生成PPT。在2007和2010版本中，左上角的位置给用户留下了自由操作的工作区，用户可以根据自己的工作喜好，在这个区域添加常用的工具。转换格式之前需要先点击文档左上角的下拉箭头，选择“其他命令”，打开后可以看到左侧的命令集合和右侧的添加区，在命令集合的分类中选择“所有命令”，可以看到集合中的命令都按照首字的拼音顺序排序，从中找到“发送到Microsoft Office PowerPoint”，将其添加到常用工具中，生成PPT格式时点击这个按钮即可。
3.企业PPT母版穿着与替换
用户通过自然转换生成的PPT都是白纸黑字形式的，还应该给PPT穿上企业规范的母板。母板的穿着是一件很简单的事情，使用2007和2010版本的用户找到“设计”标签，可以看到系统自带的一些母板，要想添加企业的母板，可以点击“浏览主题”，用户这时在电脑上找到一个较为完整的企业PPT素材，就可以自动把企业的母板抓取出来，替换到现在的PPT中。使用2003版本的用户可以在“格式”菜单中点击“幻灯片设计”，右侧就是系统默认的母板，再通过“浏览”，就可以找到具体的素材。
4.文案版式控制
给PPT穿着母版后，PPT的制作还没有结束，这时用户通常会遇到一个典型的问题，就是左边结构区的第一页布局方式是正文，但是在商业作品中，第一页的位置应该是标题页才对。要想快速添加首页，也是一件简单的事情，一般会遇到两种情况：第一，第一页的内容属于正文，要在这一页之前添加首页，这时可以把光标定位到这个页面的最上边，然后点击回车，电脑就会在这个位置添加首页；第二，当前页面就是首页标题，也就是要把一个正文页面变成首页，此时可以单击右键，选择“版式”，点击“标题幻灯片”，这个页面自动生成标题了，包括页面的布局、排版、位置等都发生了改变。
使用2003版本的用户在操作上稍有区别：一是把光标放到最上边，点击回车生成首页；二是点击右键，选择“幻灯片版式”，屏幕右侧会出现可选的版式结构，即“标题幻灯片”，选中左边第一页，打开下拉箭头，再打开定义在“应用于选定幻灯片”即可。
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